Autoři: Ing. Jiří Frýba, Ing. Ondřej Štrup, IFMA Fellow
Stav: vydání 2022
Anotace:
Pomůcka PS 10.4 vysvětluje pojem Facility Managementu, jeho přínosy, jako jsou úspory provozních nákladů, zvýšení produktivity zaměstnanců apod. Dále vysvětluje strukturu oboru podle EU standardu, roli Facility manažera při správě nemovitosti, povinnosti vlastníků budov ve vztahu k zařízením techniky prostředí staveb a předkládá praktické příklady.
OBSAH
1 ZÁKLADY OBORU FACILITY MANAGEMENT
Poznámka na úvod. V textu můžete narazit na nové termíny, které obor facility management zavádí. Na internetu jsou mnohé vysvětleny, proto jsou zde uvedeny pouze ty nejvýznamnější:
| Zkratka | Termín | Upřesnění |
| AI | Artificial Intelligence | Umělá inteligence označuje systémy nebo stroje, které napodobují lidskou inteligenci k plnění úkolů a mohou se iterativně vylepšovat na základě shromážděných informací. |
| BIM | Building Information Modeling (Management) | Informační model budovy je proces vytváření a správy dat o budově během celého jejího životního cyklu. Pozor, nejedná se o konkrétní software či nástroj, ale o standard informačního PROSTŘEDÍ. |
| BCP | Business Continuity Planning | Plánování kontinuity podnikání – v organizaci odhaduje vnitřní a vnější hrozby a slaďuje tvrdá a měkká aktiva k poskytování účinné prevence a obnovení organizace, při zachování konkurenční výhody a hodnotového systému integrit. |
| commissioner | Odborník zajišťující řádný proces commissioningu. | |
| Cx | commissioning | Commissioning (také metoda) je proces zajištění kvality stavby a instalace, zabudování TZB systémů do objektu a jejich správné uvedení do provozu. Cílem jsou kvalitní provozní parametry v dlouhodobém výhledu. Jedná se o systematický proces zkoušení a dokumentování, který vede ke správnému návrhu všech instalovaných systémů v budově a k jejich optimálnímu využití, které respektuje provozní požadavky budovy a jejího majitele nebo provozovatele. |
| CDE | Common Data Environment | Je jediný zdroj informací, který je určený ke shromažďování, správě a šíření informací pro všechny, kteří se podílí na projektu stavebního díla. Výhodou je usnadnění práce mezi jednotlivými týmy, definuje vždy jedinou platnou verzi informace, a tím zamezuje chybám, duplicitám a nedorozumění. (zdroj TZB Info – upravený) |
| CMMS | Computerized-Maintenance Management Systems | Obecné označení pro software pro zajištění systému údržby technologických zařízení vč. výrobních (kombinace CAD + databází + procesní podpory). |
| CPI | Critical Performance Indicator | Mezní hodnota smluvně dojednaného KPI, při které klient může přistoupit k tvrdším postihům. |
| DDC | Direct Digital Control | Regulační jednotky, které se nejčastěji používají pro řízení systémů, pro něž se vžila anglická zkratka HVAC (Heat, Ventilation and Air Condition – Topení, ventilace a klimatizace). Cílem těchto systémů je dosáhnout tepelné pohody v budovách. Celé odvětví se pak nazývá Měření a Regulace (MaR). Konkrétní aplikací je např. řízení vzduchotechnické jednotky podle předem definovaného projektu. (Zdroj tzbinfo) |
| EAM | Enterprise Asset Management | Softwarové systémy určené k evidenci a správě aktiv (assetů) organizace, zejména nemovitostních. |
| ERP | Enterprise Resource Planning | Softwarové systémy pro řízení obchodních aktivit organizací (obchod, ekonomie, personalistika, zákazníci/klienti atd. příklad – systém SAP). |
| In-house (inhouse) | Forma zajištění služby (produktu) vlastními zaměstnanci. | |
| Integrované facility služby | Soubor facility služeb, které jsou navzájem provázány a jednotně řízeny. (ČSN EN 15221-1) | |
| IoT | Internet of Things | Internet věcí (anglicky Internet of Things, zkratka IoT) je v informatice označení pro síť fyzických zařízení, vozidel, domácích spotřebičů a dalších zařízení, která jsou vybavena elektronikou, softwarem, senzory, pohyblivými částmi a síťovou konektivitou, která umožňuje těmto zařízením se propojit a vyměňovat si data. Každé z těchto zařízení je jasně identifikovatelné díky implementovanému výpočetnímu systému, ale přesto je schopno pracovat samostatně v existující infrastruktuře internetu. (Zdroj: Wikipedia) |
| KPI | Key Performance Indicator | Hodnotitel, který měří předem smluvně dojednanou kvalitu služby nebo produktu, resp. výkonnost. |
| MaR | Measurement and Regulating | Měření a Regulace = systémy řízení technologií budov (čidla + SW aplikace + ovládání prvků zařízení). |
| Outsourcing | Smluvní dojednání, kdy externí organizace vykonává část funkce nebo procesu organizace objednatele (volně přeloženo z ČSN EN ISO 41011) | |
| PDCA | Plan Do Check and Act | Plánuj, Proveď, Zkontroluj, Oprav. Kvalitativní cyklus – systém řízeného zkvalitňování služby. |
| PPM | Plan Preventive Maintenance | Pravidelné (naplánované) servisní úkony zajišťující uvedení zařízení do optimálního stavu (jejich periodu doporučuje či nařizuje výrobce). |
| PBŘ | Požárně bezpečnostní řešení (stavby) | Dokument, ve kterém jsou podrobně popsány preventivní protipožární opatření, jako jsou únikové východy, stanovení a rozsah požární techniky, odolnost stavebních konstrukcí a další řada odborných bezpečnostních a technicky zaměřených informací. |
| RFID | Radio Frequency Identification | Radio Frequency Identification, identifikace na rádiové frekvenci (RFID) je další generace identifikátorů navržených (nejen) k identifikaci zboží, navazující na systém čárových kódů. Stejně jako čárové kódy slouží k bezkontaktní komunikaci na krátkou vzdálenost. (Zdroj: Wikipedia) |
| RCx | Retrocommissioining | Realizace procesu commissioningu v již provozovaných objektech. |
| SL | Service Level | Požadovaná úroveň služby (stanovuje klient). |
| SLA | Service Level Agreement | Smlouva o dodávce/poskytování konkrétní služby. |
| WPMS | Workplace Management System | Softwarová aplikace určená k evidenci a optimalizaci využití pracovišť |
1.1 HISTORIE OBORU
Termín „facility management“ (dále i FM) byl poprvé zmíněn v sedmdesátých letech 20. století jako obor, který vznikl v USA. Jeho základem je zajištění údržby a chodu budov a souvisejících pozemků a dále zajištění úzce souvisejících služeb (úklidu a ostrahy). Tyto kořeny facility managementu zařadily obor do oblasti blízké stavebnictví, což přetrvává i do současnosti.
Do Evropy se FM rozšířil na konci minulého století, a to zejména do Velké Británie, Holandska a severských zemí. Tradice těchto zemí přála uplatnění základních principů facility managementu, tj. podpoře kvalitního výkonu služeb. V našich zemích jsme více orientováni na produkci, máme pocit, že vyrobit auto či postavit dům je tím pravým hodnotovým počinem, ale servis těchto aut či provoz budovy je již podružná a ne příliš uznávaná aktivita. O tomto si více povíme v kapitole o přidané hodnotě facility managementu. Vrátíme-li se k historii, pak největší podíl na rozvoji facility managementu v Evropě mají právě Holanďané. V Holandsku vznikl první národní standard, holandští facility manažeři iniciovali tvorbu EU normy EN 15221 a byli velice aktivní při přípravě celosvětové normy ISO 41000. Spolu s Velkou Británií jsou i na čele vzdělávání facility manažerů (obě tyto země uvádějí ročně do praxe přibližně 2 000 absolventů vysokých škol s diplomy z odborných facility management kateder).
Historie facility managementu v České republice začíná v 70. letech minulého století. První seminář s FM tematikou byl uspořádán v roce 1999 softwarovou společností Nemetschek. Přibližně 60 účastníků tohoto semináře vyslechlo přednášky facility manažerů z Velké Británie, Německa a USA. Zájem o tematiku podnítil autora tohoto dokumentu Ing. Ondřeje Štrupa k založení české pobočky celosvětové asociace IFMA (International Facility Management Association), což 30. 3. 2000 zrealizoval, a ještě téhož roku v červnu byla tato pobočka oficiálně představena na konferenci WWE 2000 ve skotském Glasgowě. Založením pobočky IFMA CZ se rozvíjí i obor facility management v naší zemi. Významnými úspěchy může být pořádání celosvětových konferencí facility manažerů v letech 2003 a 2013, jakož i mezinárodní účast přednášejících na každoročních národních konferencích Týden facility managementu, které se pravidelně konají od roku 2001.
Jako značný neúspěch všech těchto aktivit lze vnímat to, že dosud nebyl obor facility management, ani profese facility manažera zařazena do katalogů a přehledů státem schválených odborností. Vzhledem k tomu, že v této profesi je zaměstnán velký počet pracovníků, facility management představuje 5 % HDP a FM služby se dotýkají každého obyvatele této země, je toto zcela nepochopitelné a podle zahraničních kolegů i vysoce zarážející.
1.2 ÚVOD DO OBORU FACILITY MANAGEMENT, DEFINICE OBORU
Jak již bylo zmíněno, základem facility managementu je správa budov a majetku. Facility management vnímá budovu jako vystavěné prostředí, ve kterém lidé tvoří přidanou hodnotu. Cílem je zajistit kvalitu a funkčnost tohoto prostředí tak, aby lidé mohli tuto přidanou hodnotu vytvářet co nejefektivněji, nejbezpečněji a současně se při tom cítili dobře.
Již v úplných počátcích byla specifikace tohoto oboru graficky prezentována tzv. „3P“ definice facility managementu. Ta uváděla, že facility management je obor, který řídí lidi a zajišťuje procesy (zde služby) ve vystavěných prostorách. Objevují se zde tři základní entity facility managementu: PRACOVNÍCI (obecně lidé), kteří FM vykonávají, ale i odebírají, PROCESY (v našem případě převážně FM služby) a konečně PROSTOR (v pojetí facility managementu vystavěné prostředí, pro které a ve kterém FM služby probíhají). Na průniku těchto entit je oblast řízení facility managementu, která představuje vlastní výkon FM služeb – zejména je to řízení podpory organizací na všech třech úrovních (strategické, taktické a provozní).
Obr. 1 3P definice facility managementu
Tato definice byla později upřesněna v dnes již neplatné normě ČSN EN 15221-1 (2007) do znění: „Facility management představuje integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti.“
V roce 2018 byla definice facility managementu upravena celosvětovým standardem řady ISO 41000, a to konkrétně v dílu ČSN EN ISO 41011 – Facility management – Vocabulary: „Facility management představuje organizační funkci, která integruje lidi, místo a proces v zastavěném prostředí s cílem zlepšit kvalitu života lidí a produktivitu hlavního podnikání“. (Překlad autora).
Každá definice si žádá výklad, a tak se pokusme toto strohé definování oboru rozšířit o krátké vysvětlení v několika odrážkách:
- facility management je obor řízení, realizace a výkonu a je důsledkem dobře zorganizovaného plánu a jeho kvalitního uplatňování v praxi;
- facility management řídí podpůrné služby, které zajišťují prostředí a zázemí pro výkon hlavní činnosti organizace, tj. podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti;
- cílem FM služeb je zlepšit kvalitu života lidí a produktivitu hlavního podnikání;
- významná část FM služeb je zajišťována pro/ve vystavěném prostředí.
Původní 3P definici později rozšířili facility manažeři ze severských zemí na tzv. definici „5P“. Ta doplnila původní tři entity o další dvě oblasti. Významnou se z dnešního hlediska jeví zejména oblast označovaná jako „PLANETA“, která představuje povinnost facility managementu chovat se udržitelně. Pátou oblastí je PROSPERITA, která podtrhuje nezbytnou ekonomickou efektivitu řízení facility managementu.
Obr. 2 5P definice facility managementu
Facility management se v průběhu času změnil z čistě technicky orientovaného oboru provozu a správy staveb na komplexní systém řízení podpory organizací.
1.3 STRUKTURA FM SLUŽEB PODLE ČSN EN 15221-4
Evropský standard ČSN EN 15221, který je platný od roku 2007, tvoří 7 samostatných dílů. První dva díly jsou od roku 2018 neplatné (jsou nahrazeny normou ČSN EN ISO 41001), ostatních 5 dílů je však v době psaní tohoto dokumentu stále platných. Obě řady standardů (EN i ISO) jsou postaveny na obdobných principech, facility management vykládají podobně, avšak jsou zde určité rozdíly. ČSN EN 15221 je více provozně propracován a mimo jiné obsahuje i 4. díl, který specifikuje některé významné FM služby a přiřazuje jim konkrétní hierarchii (včetně číselného kódu).
Základní členění rozděluje FM služby na tři oblasti:
- Strategické FM služby (řada 9000);
- FM služby pro „Prostor a infrastrukturu“ – tzv. tvrdé služby (řada 1000);
- FM služby pro „Lidi a organizaci“ – tzv. měkké služby (řada 2000).
1.3.1 Strategické FM služby (řada 9000)
Oblast řízení strategických FM služeb je v našem pojetí zatím těžko uplatnitelná forma zapojení facility managementu do řízení organizací, protože v normě uváděné FM služby jen málokterá organizace postoupí do řízení FM podpory (9010 – Udržitelnost, 9020 – Řízení kvality podle ČSN EN ISO 9000, příp. 9030 – Řízení rizik organizace).
1.3.2 FM služby pro „Prostor a infrastrukturu“ – tzv. tvrdé služby (řada 1000)
Prostorové a infrastrukturální FM služby jsou též neoficiálně nazývány TVRDÉ SLUŽBY. Tyto služby jsou charakteristické tím, že účelem jejich výkonu není přímá podpora jednotlivých pracovníků, ale jedná se o služby zaměřené na podporu budov, areálů, prostor a technické infrastruktury. Přeneseně bychom mohli tyto služby charakterizovat „pracovníkem v montérkách či pracovním oděvu“. My se však zaměřujeme na jejich řízení, a tím jejich efektivnější a kvalitnější výkon, který má vliv na hodnotu prostředí a životnost majetku.
ČSN EN 15221-4 tuto službu přímo charakterizuje jako: „Zajištění prostoru např. jejich návrhem, výstavbou, koupí nebo pronájmem, včetně zajištění jeho správy a managementu prostorů od výstavby až po odstranění; pro potřeby analýzy životního cyklu jsou na další úrovni výdaje rozlišovány na realizované kapitálové náklady na pořízení, obnovu hodnoty a zlepšování a na běžné roční náklady na správu, provoz a údržbu“1.
1 ČSN EN 15221-4, Kapitola 5 „Popis normalizovaných facility produktů“, Tabulka 4 – Prostor a infrastruktura – Prostor I, FM služba 1100, Obecný popis
Tvrdé služby jsou historicky vnímány jako základ technické správy objektu, a proto jsou mnohými považovány jako hlavní a jediné FM služby hodné pozornosti. Toto je logický pohled vlastníka stavby, avšak vnímání uživatele (většinou nájemce) již je jiné.
Pro následující výčet těchto FM služeb je třeba vysvětlit jejich pojmenování ve výčtu. Pokud je zde například uvedeno „Počáteční vlastnosti budovy (1110)“, pak se tím míní FM služby, které musí vlastník, nebo FM poskytovatel zajistit pro to, aby byly do systému FM správy zavedeny potřebné informace a dokumentace, a aby byly nastaveny potřebné procesy pro následné zajištění FM služeb. Obdobným způsobem je třeba vnímat názvy jednotlivých FM služeb. Číslovky v závorce jsou kódová označení, která norma zavádí jednotně v celé EU:
FM služby sloužící k zajištění „Prostor“ (1100)
- Počáteční vlastnosti budovy (1110);
- Obnova aktiv a rekonstrukce (1120);
- Zvýšení počátečních vlastností (1130);
- Správa majetku (1140);
- CAFM (SW podpora facility managementu) (1141);
- Rozvoj portfolia (1150);
- Optimalizace nemovitostí (1151);
- Údržba a provoz (1160);
- Help desk, dispečinky vč. správce (1161);
- Provoz a údržba budovy a areálů (1162);
- Revizní a inspekční činnost (1163);
- Provoz a údržba technických zařízení (1164);
- Média a odpad (1170);
- Energie (1171);
- Voda (1172);
- Odpad (1173);
- Plyny – rozvody a nakládání s plyny (1174).
FM služby sloužící k zajištění „Venkovní prostor“ (1200)
- Pozemek, staveniště, parkoviště (1210);
- Správa venkovního majetku (1211);
- Údržba venkovní zeleně (1212);
- Údržba komunikací a chodníků (1214);
- Zimní údržba a úklid sněhu (1215);
- Dodatečné prostory areálu nebo stavby (1220);
- Parkovací plochy a zařízení (1230).
FM služby zajišťující „Úklid a čištění“ (1300)
- Pravidelný úklid (1310);
- Denní úklid (1311);
- Čištění konstrukcí (1312);
- Čištění skleněných ploch (1313);
- Speciální úklid (1320);
- Hubení škůdců – DDD (1321);
- Pravidelný úklid prvků, které nevyžadují denní ošetření (> 1 rok) (1322);
- Úklid staveniště (1323);
- Úklid na vyžádání (1324).
FM služby sloužící k zajištění „Pracoviště“ (1400)
- Stavební (dokončovací) úpravy a úpravy nájemce = „fit out“ (1410);
- Management prostorů (1420);
- Nábytek (1430);
- Rostliny a květiny (1431);
- Umělecká díla (1440).
Specifické aktivity související s hlavní činností (1900)
- Média vstupující do primárních procesů (1910);
- Externí pracoviště, např. prostory mimo místo stavby (1920).
Určitou skrytou oblastí „tvrdých FM služeb“, kterou bychom mohli zařadit do skupiny 1200, patří údržba a provoz venkovních inženýrských sítí potrubních i kabelových, zejména potřeba koordinace s údržbou, opravami, ev. modernizacemi konstrukcí pozemních komunikací. Tato oblast je vně budov a často i areálů, ale s provozem a údržbou majetku bezprostředně souvisí. Dobře spravovaný objekt, do kterého se nedostaneme přes rozkopané silnice a chodníky, je též vizitkou špatně řízeného facility managementu. Buď měl facility manažer tuto infrastrukturu přímo udržovat a řídit, nebo je s jeho správou spojena nepřímo, ale měl by mít o její funkčnosti přehled a zajímat se o plánované uzavírky či opatření.
1.3.3 FM služby pro „Lidi a organizaci“ – tzv. měkké služby (řada 2000)
FM služby, jejich předmětem je zajištění potřeb osob nebo řízení organizace, jsou neoficiálně nazývány „MĚKKÉ SLUŽBY“. Kvalitní plnění těchto služeb je podstatně citlivěji vnímáno jednotlivci než případné neplnění tvrdých služeb. Málokdo zaznamená, že filtr ve vzduchotechnice nebyl včas vyměněn, ale je oprávněně rozzloben, že mu nedorazila korespondence, nebo že musí čekat před jídelnou. Můžeme proto konstatovat, že měkké služby mají větší dopad na psychiku pracovníků, a tím i na jejich produktivitu práce. Naopak, zavedením široké palety měkkých služeb lze významně snížit neproduktivní časy v pracovní době, a tím zvýšit výkonnost a v konečném důsledku zisk organizace.
FM služby sloužící k zajištění „Zdraví, bezpečnosti a ochrany životního prostředí“ (2100)
- Zdraví a bezpečnost (2110);
- Ochrana osob a majetku (2120);
- Ochrana životního prostředí (2130).
FM služby pro uživatele objektů (2200)
- Recepce a kontaktní centrum (2210);
- Stravování a prodejní automaty (2220);
- Konferenční místnosti a společenské události (2230);
- Pracovní oděv a další textil (2240);
- Prádelna (2241).
FM služby sloužící k podpoře „ICT prostředků“ (2300)
- Kontaktní místo IT (2310);
- Služby IT pro koncové uživatele (2320);
- Centrální a distribuované služby (2330);
- Služby spočívající v propojení informačních a komunikačních technologií (2340);
- Školení ICT (2350).
FM služby zajišťující interní „Logistiku“ (2400)
- Logistika – kancelářské potřeby (2410);
- Správa dokumentů (2420);
- Reprografie (2421);
- Podatelna a interní pošta (2422);
- Knihovny a archivy (2423);
- Stěhování – lidé a nábytek (2430);
- Mobilita vč. správy vozového parku (2441);
- Cestovní služby (2442);
- Přepravní služby (2443).
Podpora podnikání (managementu) (2500)
Služby specifické pro organizaci (2900)
Paleta FM služeb, kterou ČSN EN 15221-4 nabízí, je velice široká, a tak se nabízí otázka, zda si FM nenárokuje příliš velký podíl na řízení organizací. Zde je třeba uvést, že soubor služeb, který kterákoliv organizace bude do oblasti FM řízení začleňovat, je zcela na vedení této společnosti. EN norma pouze nabízí výběr možných podpůrných služeb, popisuje jejich základní charakteristiky a ponechává na nejvyšším vedení, které služby pro své podnikání potřebuje a zda jejich řízení předá do sféry FM, či zda je ponechá některému úseku základní činnosti. Klasickou ukázkou může být FM služba „Energie (1171)“. Míní se tím zajištění energetického managementu. Pro výrobní podnik se může tato služba jevit jako riziková (výpadek může ohrozit výrobu), a proto ji začlení pod výrobní úsek. Některé organizace však nevnímají tuto službu jako stěžejní, a proto ji začlení pod FM. Autor tohoto dokumentu zažil v praxi i situaci, kdy původní začlenění pod výrobního ředitele bylo po jednom roce inovované praxe FM úseku přehodnoceno a energetický management byl převeden do řízení FM podpory.
1.4 ZPŮSOBY ZAJIŠTĚNÍ FACILITY MANAGEMENTU
Běžnou formou zajišťování FM služeb je tzv. outsourcing (nákup služeb od externí společnosti). Možností, jak FM služby zajistit, je však více. Obecně lze říct, že ve FM se setkáváme se třemi významnými termíny souvisejícími s formou zajištění FM služeb:
- Outsourcing je forma nákupu FM služby od odborné společnosti, která se poskytováním této služby komerčně zabývá. Na trhu je množství firem, které nabízejí zajištění jedné nebo více FM služeb.
- Inhouse (někdy též in-house) je forma zajištění FM služby vlastními zaměstnanci (vlastním týmem odborníků a pracovníků). Pro tyto účely musí organizace zajistit nejen vybavení a vystrojení, musí disponovat příslušnými odborníky a stroji či nářadím. Tyto pracovníky musí včas proškolovat, vybavit je potřebnými osvědčeními a udržovat veškeré vybavení a dokumentace v souladu s požadovanou legislativou a úrovní, kterou trh vyžaduje. Dříve se tento termín uváděl jako insourcing. Zavedením ČSN EN ISO 41000 však došlo ke změně významu insourcingu. Tím se nyní myslí jednorázový proces přechodu z outsourcingu na inhouse formu zajištění.
- Integrace je forma, kdy na straně odběratele (FM klienta) je zaveden jednotný systém řízení, v našem případě řízení FM služeb. Integrací se nemyslí výhradní zajištění FM služeb jednou poskytovatelskou společností. FM služby může poskytovat více různých společností, ale na straně odběratele (FM klienta) budou nástroje řízení jednotné (formy smluv, reportů, fakturací, terminologie, komunikačních forem atd.).
| Právě INTEGROVANÉ ŘÍZENÍ FM SLUŽEB je podmínkou pro to, abychom mohli prohlásit, že v organizaci je zaveden FACILITY MANAGEMENT. V ostatních případech se jedná o management zajištění jednotlivých služeb a nelze ho certifikovat podle řady standardu ČSN EN ISO 41000. |
Mnohé společnosti si uvědomují, že inhouse zajištění má též své přednosti a je pouze otázkou analýzy posoudit, která pozitiva/negativa převažují. Co by se mělo zejména posuzovat?
- V rámci interního zajištění nesmíme zapomenout i na drobné, částečné náklady vzniklé podporou interního pracovníka v oblasti BOZP, PAM, HR, pracovního místa atd., to znamená, že do nákladů služby musíme započítat i částečné režie na úkony, které tyto složky musí vynaložit na zajištění pracovníků či inhouse procesů zajištění FM služby. Teprve součet všech interních nákladů lze plnohodnotně porovnat s cenou outsourcingu.
- Rizika – je třeba validovat významy rizik jak pro případ inhouse, tak pro případ outsourcingu a obě rizika porovnat. Velice často rizika neumíme odstranit, proto se musí posoudit možnost jejich zmírnění či ošetření, a i toto do validace zapracovat.
Touto analýzou můžeme stanovit, která z obou forem zajištění je pro konkrétní FM službu výhodnější. Pokud však plánujeme rozsáhlejší outsourcing, či pokud nám převážná část služeb vykazuje výhodnost outsourcingu/insourcingu, je pak často výhodnější ošetřit i minoritu služeb přiřazených k opačné formě zajištění a připojit je do převažující formy.
Obecně lze říct, že „zatímco outsourcing vyžaduje přesné definování kvalitativních požadavků ve smlouvě s dodavatelem služeb a stanovení obchodních sankcí za jejich nedodržení, vlastní zajištění FM vyžaduje promítnutí požadavků na rozsah a kvalitu služeb do organizační struktury a vnitřních pravidel činnosti bez možností obchodních sankcí za nedodržení požadavků“1.
1 Autorem tohoto shrnutí je doc. Ing. et Ing. František Kuda, CSc.
1.4.1 Outsourcing jako převládající forma zajištění
Outsourcing FM služeb je v současnosti převažující forma zajištění našich, ale i mezinárodních organizací. Odbornost specializovaných společností se stále prohlubuje. S rostoucí technologickou a digitalizační náročností je potřeba významně investovat do know-how, zužování specializací. Prudký rozvoj technologií tak nahrává společnostem, které nabízejí FM služby více klientům, a mají proto širší zázemí pro doškolování, rozšiřování odborností a uplatnění vybavení pro širší klientelu. FM poskytovatele můžeme rozlišit podle rozsahu nabízených FM služeb a jejich regionálního působení:
- V naší zemi působí několik společností, které nabízejí široké portfolio FM služeb, a to jak jednotlivě, tak stále více v integrované formě – ve formě integrovaného facility managementu (IFM). Volbou těchto poskytovatelů předává odběratel integraci do rukou FM poskytovatele, přesto však systém řízení musí mít plně pod kontrolou (často objednává i jednotlivé služby mimo tohoto IFM, poskytovatele a pak musí integraci řízení zajistit sám).
- Několik z těchto společností je pobočkami nadnárodních firem. Jejich know-how je proto podpořeno i zahraničními zkušenostmi, které jsou v modifikované podobě uplatňovány i u našich klientů.
- Potěšitelné je, že zde již působí i několik ryze lokálních FM poskytovatelů, kteří se vypracovali z malých poskytovatelů orientovaných na jednu FM službu (většinou údržbu, úklid nebo ostrahu) až na úroveň IFM. Působnost většiny z nich již překročila hranice naší země a nabízejí své služby jak v zemích centrální a východní Evropy, tak i v dalších zemích EU.
- Mnozí poskytovatelé zatím poskytují jednotlivé FM služby, resp. skupinu jednotlivých FM služeb. V případě výběru z této palety poskytovatelů si musí odběratel (FM klient) sám u sebe zorganizovat systém integrovaného FM řízení. Pak je schopen řídit FM služby v souladu s ČSN EN ISO 41000.
- Další rozlišení FM poskytovatelů je podle možnosti pokrytí územního regionu.
- Již výše byli zmíněni nadnárodní (globální) FM poskytovatelé.
- Druhou skupinu tvoří národní poskytovatelé, kteří dokážou zajistit FM služby na území ČR (někdy i na území SR).
- Třetí skupinou jsou FM poskytovatelé lokální úrovně, kteří nabízejí své služby ve svém regionu.
- Samostatnou skupinou FM poskytovatelů jsou profesně orientované vysoce odborné služby. Namátkou zde jmenujme revize výtahů, revize a kontroly PO zajištění a vybavení atd.
- Další skupinou dodavatelů jsou společnosti zajišťující náhradní díly a spotřební materiál. Většina těchto společností působí v roli subdodavatelů FM poskytovatelů, někteří FM klienti si však materiál chtějí objednávat sami a FM poskytovatelům ho dávají k dispozici (např. úklidové prostředky a hygienický materiál).
Ať se jedná o jakýkoliv nákup FM služeb či materiálů a prostředků, základem je vždy kvalitně vypracovaná smlouva. Zejména v oblasti FM služeb jsme stále svědky buď již neplatných smluv (uzavřených třeba ještě podle zrušeného zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník), nebo smluv s nejasnou specifikací či chybějícím vymezením požadované kvality (KPI/CPI). Jak kvalitně nastavit smlouvu na FM služby, je dále v 1.4.4.
1.4.2 Inhouse jako plnohodnotná alternativa zajištění
Zajištění FM služeb vlastními zaměstnanci (inhouse nebo in-house forma) je v poslední době opět na vzestupu. Doba bezhlavého outsourcingu, kdy jediným měřítkem bylo „ušetřit náklady na platy vlastních zaměstnanců“, naštěstí odeznívá. Mnohé společnosti si uvědomují, že inhouse zajištění má též své přednosti a je pouze otázkou analýzy posoudit, která pozitiva/negativa převažují. Způsob analýzy jsme si popsali v úvodu této kapitoly.
Inhouse zajištění má svá specifika. Obdobně jako v outsourcingu musíme specifikovat SL (Service Level) dokument, který však v tomto případě není podkladem pro budoucí SLA smlouvu, ale musí být rozpracován do interní podoby „smlouvy“ mezi odběratelem (zastoupený některým manažerem vedení organizace) a interní složkou zajišťující FM služby (interním facility manažerem). Tento dokument musí stanovovat jak potřeby/požadavky, tj. „co odběratel chce“, tak i specifikaci kvalitativní úrovně v podobě KPI/CPI (zde však nelze uplatňovat klasické penalizace, postihy musí být zavedeny formou dopadu na osobní ohodnocení konkrétního zaměstnance).
V případě inhouse zajištění musí být vybrán interní FM (jednotlivec nebo tým – podle velikosti společnosti), odborní i pomocní pracovníci, musí být rozpracována provozní a výkonná dokumentace (tu v outsourcingu vypracovává externí poskytovatel) a musí být zajištěny pracovní pomůcky, zařízení, vybavení a v neposlední řadě zajištěny požadavky BOZP, PO a OŽP pro výkon služby i pro zajištění jednotlivých pracovníků.
1.4.3 Insourcing – termín s novým významem
Ještě donedávna se pro inhouse zajištění používal termín insourcing (jako opak outsourcingu). Nová ČSN EN ISO 41000 zavádí nový význam insourcingu jako jednorázového projektu převzetí FM služby od externího FM poskytovatele (outsourcera) do interního zajištění (inhouse).
Klasickým příkladem insourcingu v praxi je případ úklidu sociálních zařízení na mezinárodním letišti. Tento úklid byl po mnoho let zajišťován externím FM poskytovatelem. Zejména zavedením velkokapacitních letadel se začaly množit stížnosti na kvalitu úklidu (externí poskytovatel neuměl včas reagovat na prudce navýšenou frekvenci užívání prostor), dokonce letiště začalo klesat v žebříčku hodnocení světových letišť. Vedení letiště však bylo limitováno zákonem o zadávání veřejných zakázek a nebylo schopno v intencích tohoto zákona vybrat dostatečně kvalitního poskytovatele. Po několik let, s roční pravidelností, vypisovalo nová výběrová řízení, avšak zlepšení nenastalo. Výsledkem byla nutnost insourcingu. Dnes letiště opět figuruje na původních pozicích žebříčku letišť. Podíváme-li se na tento případ podrobněji, pak pro nás je důležitější druhý aspekt tohoto rozhodnutí, a tím je otázka výše nákladů na tento úklid. Současný inhouse je znatelně nákladnější než původní cena za externí úklid, avšak tento vyšší náklad je bohatě vyvážen přínosem pro základní činnost letiště. Ukazuje se zde v praxi, že úspora v podpoře může významně postihnout efektivitu základní činnosti objednatele FM služby. Jak již bylo uvedeno, měřítkem výkonnosti FM služeb je efektivita i výkon základní činnosti organizace. V tomto případě vyšší náklad na inhouse úklid byl mnohokrát nižší než ztráta z příjmu za letištní služby (základní činnost organizace).
1.4.4 Výběrové řízení na FM poskytovatele
Aby se, pokud možno, eliminovala rizika nespokojenosti se zajištěním FM služeb, je potřeba velice pečlivě připravit podklady pro výběrové řízení na FM poskytovatele (moderněji již na integrovaného FM poskytovatele). Tento proces popisuje ČSN EN ISO 41012 (dříve ČSN EN 15221-2). Na tomto místě nebudeme podrobně popisovat jednotlivé kroky implementace, popíšeme ale, které významné materiály musí připravit odběratel a co by tyto dokumenty měly obsahovat:
- FM smlouva – je rámcová smlouva mezi odběratelem (klientem) a FM poskytovatelem (dodavatelem služby). Z FM pohledu je podstatné, co by ve smlouvě mělo být obsaženo (standardy to nepředpisují, proto je tento přehled pouze orientační):
- Obecná ustanovení;
- Fáze facility managementu (mobilizační, provozní a demobilizační);
- Organizace/osoby podílející se na FM podpoře;
- Cena a úprava ceny (vč. penalizací/bonifikací);
- Práva a povinnosti stran;
- KPI/CPI, metody měření kvality, podrobnosti o poskytování služeb;
- Bezpečnostní nástroje;
- Doba trvání a ukončení smlouvy, selhání stran, demobilizace;
- Pravidla a předpisy, zpracování informací, SW podpora;
- Komunikace;
- Závěrečná ustanovení.
Je však třeba poznamenat, že některá témata (jako například cena, KPI/CPI) jsou pouze systémově, procesně a komunikačně popsány, jejich konkretizace však je uvedena v jednotlivých SLA.
Poznámka:
FM smlouva se vytváří pouze v případě, že s konkrétním FM poskytovatelem dojednáváme zajištění dvou a více FM služeb. Jednotlivé FM služby jsou dále popsány v přílohách SLA smluv.
- SLA smlouvy – jsou smlouvy přesně vymezující rozsah a kvalitu jednotlivých FM služeb.
Standardy přesně nevymezují, jaké odstavce a v jakém pořadí mají být v SLA obsaženy, proto následující přehled oblastí je pouze orientační:
- Specifikace služby:
- Dodatečné definice;
- Specifické právní požadavky;
- Požadovaný výstup;
- Prostory dotčené službou;
- Specifikace výkonu služby;
- Povinné instrukce;
- Doporučené instrukce;
- Materiály a vybavení;
- Podklady a komunikace s odběratelem;
- Klíčový výkonnostní ukazatel;
- Ceny;
- Penalizace/bonifikace.
Součástí SLA musí být i přehled majetku, prostor či jiných náležitostí včetně jejich parametrů a vlastností. Tento přehled slouží jako podklad k výpočtům nabídkové ceny a k mobilizační fázi, kdy FM poskytovatel tyto přehledy ověří a případně aktualizuje.
- Zadání výběrového řízení (tzv. Tender Book) – specifikuje základní parametry poptávky včetně výběrových parametrů, podle kterých bude vybírán vítězný FM poskytovatel.
1.4.5 Základy řízení facility management podpory v organizacích
Základní parametry řízení facility management služeb v organizacích jsou specifikovány v řadě norem ČSN EN ISO 41000 (dříve ČSN EN 15221-2). Základem kvalitní možnosti řízení je implementace tohoto systému již od strategické úrovně. Standard popisuje 10 základních kroků implementace:
- Strategie zdrojů a souvislosti základních činností – každý, kdo má řídit podpůrné služby facility managementu musí znát a chápat základní činnost organizace, stěžejní procesy, přidané hodnoty, skladbu zákazníků i dodavatelů atd. Pouze s touto znalostí může zjistit skutečné potřeby zaměstnanců, prostor, infrastruktury a potřeby chodu organizace.
- Identifikace a analýza stávajících a budoucích potřeb – umět specifikovat skutečné potřeby v organizaci, jejich prioritu i načasování, je základem vybudování kvalitní struktury FM řízení. Tyto potřeby mohou být v této fázi specifikovány pouze bodově (např. potřeba zvýšení bezpečnosti, potřeba zvýšení čistoty, potřeba zkrácení reakčních dob, potřeba snížení počtu poruch atd.).
- Rozpracování potřeb na stanovení požadavků – jednotlivé potřeby je nutno rozpracovat na dílčí konkrétní požadavky (např. potřeba zvýšení bezpečnosti může být specifikována do požadavků na zpřesnění evidence návštěv, zavedení systému sledování návštěv po areálu, instalace CCTV systému, zkvalitnění služby PCO atd.).
- Stanovení úrovní služeb (SL = Service Level) – jednotlivé požadavky se následně podrobně rozpracují do jasné specifikace „co chceme“ a „co nechceme“ (KPI/CPI). Tento dokument již může být sestaven do podoby budoucí SLA (viz výše), ale do fáze podpisu smlouvy s FM poskytovatelem je toto pouze SL dokument. Samozřejmě by již měly být alespoň rámcově připravené i pozdější nezbytné přílohy SLA v podobě přehledu majetku a jeho parametrů.
- Identifikace možností zajištění služeb – po sestavení a popsání SL je potřeba zjistit, zda a jak lze tyto služby zajistit (lokálně nebo v intencích zajištění všech působišť organizace). Je potřeba provést i posouzení inhouse versus outsourcing (viz 1.4).
- Rozpracování obchodního rámce, jinak též studie proveditelnosti – veškeré připravené podklady by měly být zpracovány do podoby studie proveditelnosti (obchodního rámce), který bude předložen vedení organizace k odsouhlasení. Tento podrobný materiál by měl být doplněn stručnou prezentací, pomocí níž přípravný tým (většinou vedený osobně facility manažerem organizace) „prodá“ implementaci zavedení možného moderního FM řízení příslušnému vedení organizace. Je potřeba vnímat, že dobrý projekt musí obsahovat určité úspory a prokazuje přínosy pro zefektivnění základních procesů. Tato studie by měla minimálně obsahovat následující oblasti:
- Finanční rozvaha;
- Investiční náklady;
- Odhad nákladů a předpokládané přidané hodnoty;
- Cenová strategie;
- Analýza rizik;
- Časový harmonogram;
- Potřebné interní zdroje (HR, předpokládaný tým spolupracovníků, vymezení inovativních přístupů atd.).
Tato fáze je nejvýznamnějším krokem celé implementace.
- Volba preferované formy zajištění služby – v případě, kdy vedení organizace odsouhlasí obchodní rámec celé implementace, musí vedoucí projektu ověřit, zda dosavadní analyzovaná zjištění jsou stále platná a stanovit formu zajištění (inhouse, outsourcing nebo kombinace). Nedílnou součástí tohoto kroku je i sestavení širšího týmu pro implementaci, kde budou zastoupeni pracovníci mnoha oddělení organizace (HR, Finance, Obchod, Nákup, ICT atd.).
- Vypracování detailních podkladů pro výběr FM poskytovatele (resp. interního týmu) – jak bylo popsáno v 1.4.4, musíme si připravit návrh smluv a dokumentace výběrového řízení. V této fázi jsou dva odlišné postupy:
- V případě inhouse zajištění je nezbytné sestavit manažerský řídicí tým a rekvalifikovat nebo přijmout příslušné odborníky a potřebné síly pro interní zajištění FM služby. Místo klasických SLA je nutné vytvořit obdobné interní dohody mezi zástupcem odběratele (zástupce vedení organizace) a managementem FM služeb. Oproti outsourcingu však je potřeba připravit i interní postupy zajištění jednotlivých služeb, které budou výkonnými instrukcemi pro pracovníky interního FM poskytovatele.
- V případě klasického outsourcingu je potřeba připravit všechny návrhy smluv včetně zadání výběrového řízení. Stejně jako v inhouse formě je nezbytné specifikovat majetek včetně jeho provozních dokumentací (co, kde a kdy bylo uvedeno do provozu, kdy byly poslední revize a inspekce, kdy byly velké a generální opravy; u prostor výměry, účel, typ, povrchy atd.).
- Výběrové řízení, uzavření smluv (FM smlouva/SLA smlouvy) – máme-li veškeré dokumenty vypracovány a ověřeny, můžeme vypsat výběrové řízení na FM poskytovatele (outsourcing), nebo vybírat interní manažerský a výkonný tým (inhouse – část dokladů dle minulé odrážky bude připravovat až tento tým). Ve finální fázi této etapy podepíšeme smlouvu a přecházíme do vlastního zajištění nově koncipovaného systému řízení FM služeb.
- Sledování výkonu služeb, optimalizace jejich kvality – v rámci vlastního řízení výkonu FM služeb rozlišujeme tři specifické etapy:
- Mobilizační fáze (obvykle 1–3 měsíce) – začíná převzetím prostor a služeb od předchozího FM poskytovatele (toto lze realizovat i ve dnech předchozích tak, aby se započetím služby již bylo vše předáno). V rámci mobilizační fáze je FM poskytovatel plně zodpovědný za všechny aspekty a výkony FM služeb s výjimkou provozních KPI/CPI. Tato etapa je určena právě k seznamování se s prostředím na straně dodavatele a ze strany odběratele s praktikami tohoto poskytovatele. V této etapě se ověřuje vyváženost KPI/CPI a případné disproporce se mohou na konci této fáze smluvně upravit dohodou mezi oběma stranami. Výjimkou jsou tzv. mobilizační KPI/CPI, které platí a jsou postihovány od počátku zajišťování FM služby (např. pracovník je pod vlivem omamných látek, chová se nepřístojně, neumí jazyk atd.). Tyto neshody se penalizují od převzetí FM služby. V rámci této fáze se předpokládá intenzivní oboustranný dialog, vstřícnost pro hledání oboustranné shody atd.
- Provozní fáze (obvykle 3–5 let) – začíná protokolárním uzavřením mobilizační fáze a přechodem do plného provozu. Zde již odběratel uplatňuje sankce/bonifikace za kvalitu služby, nastavují se pravidelné porady a oboustranně se hledají řešení neshod. V této fázi se v plné míře uplatňují praktiky PDCA dle kapitoly 1.6.1.
- Demobilizační fáze (obvykle do jednoho měsíce)– je dobou, kdy končící FM poskytovatel předává řízení novému poskytovateli. V této fázi má zodpovědnost za výkon FM služby stále původní FM poskytovatel (dle původní smlouvy), nový FM poskytovatel však postupně přebírá prostory a procesy. Je zde potřeba zdůraznit, že povinnosti, které má odstupující FM poskytovatel, byly uvedeny v FM smlouvě (příp. i SLA) od přípravy a podpisu smlouvy (s odstupujícím FM poskytovatelem). To, že tyto podmínky byly známy již ve výběrovém řízení, zavazuje odstupujícího FM poskytovatele k tomu, že musí tyto úkony nejen vykonávat, ale musí si na ně vyhradit i finanční prostředky.
V oblasti řízení integrovaného FM je proto velice důležité připravovat toto řízení již od strategické úrovně. Pokud bychom měli snahu pouze upravit stávající zajišťování služeb správy majetku na moderní řízení dle principů FM, pak bychom narazili na nemožnost uplatnění těchto principů v rámci původních smluv na jednotlivé služby, zejména na jejich sjednocení a integrované řízení.
Pokud proběhne první cyklus konsolidace na moderní řízení FM služeb realizací výše uvedených kroků dle této kapitoly (obvykle v délce 3–5 let), pak získáme dostatek dat a informací pro optimalizaci druhého kroku označeného v přehledu jako „Identifikace a analýza stávajících a budoucích potřeb“ a vytvoříme si podstatně lepší výchozí podmínky pro hledání nového FM poskytovatele či pro optimalizaci spolupráce se stávajícím FM poskytovatelem (což je často výrazně efektivnější, protože přechod mezi dvěma různými poskytovateli se projeví i v poklesu efektivity základní činnosti organizace).
1.5 PŘÍNOSY A RIZIKA FACILITY MANAGEMENTU
Každá aktivita či každé podnikání má smysl pouze v případě, že přináší přidanou hodnotu. Historicky však byla správa majetku vnímána jako klasická nákladová položka, která byla nutným zlem a při každé ekonomické krizi byla „obětním beránkem“ úspor. Jak si lze představit „přínosnost“ tohoto oboru pro organizaci?
1.5.1 Bezpečnost a zdraví
Bezpečnost je tím nejdůležitějším, co každý z nás pro svoji existenci potřebuje. Ať už se jedná o bezpečnost fyzickou, zdravotní, majetkovou, znalostní, právní atd. Ve většině těchto oblastí je význam facility managementu velice viditelný:
- Ostraha objektů zajišťuje několik těchto typů bezpečností a v případě jejího selhání lze vyjmenovat širokou škálu následků od ztráty na životě, zranění až po ekonomické a etické ztráty.
- BOZP, PO a OŽP ošetřuje většinu rizik, které jejich případným nedodržením opět končí ztrátami zejména na životech nebo zdraví.
- Risk management často přesahuje oblast facility managementu. Zejména v BCP (Business Continuity Planning) se jedná o vypracování podkladů pro obnovu zisku. Ve vysoké míře je toto připravováno v součinnosti s FM.
Bohužel náklady na ostrahu se neprojevují přímými zisky, ale následnými ztrátami, které často v ekonomické rovině nelze pokrýt ani pojištěním (v životní a zdravotní rovině je de facto nevyčíslitelná ztráta). V oblasti bezpečnosti tak více skloňujeme rizika než příležitosti. Podíváme-li se na to z opačné strany, pak kvalitně ošetřená bezpečnostní opatření jsou příležitostí ke klidnému a efektivnímu výkonu hlavní činnosti, a tím i pro tvorbu zisku.
Facility manažeři též musí zajistit zdravotně a ergonomicky nezávadné podmínky, včetně zajištění první pomoci (v případě úrazů v objektech).
1.5.2 Požární zabezpečení
Požární zajištění staveb je specifikováno již v PBŘ dokumentu (Požárně bezpečnostní řešení). Facility manažeři musí tyto závazky provozně sledovat, vyhodnocovat a zajišťovat (vč. provádění kontrol např. účinnosti hasicích přístrojů atd.). Musí vykonávat pravidelné kontroly a případné neshody ihned odstraňovat. Jejich kvalitní působení v této oblasti se projeví minimalizací zranění či dokonce ztrát na životě v případě požáru či jiné katastrofy.
1.5.3 Efektivnější nakládání s prostředky
Většina běžných uživatelů staveb, i manažerů a řídicích pracovníků si představuje, že úspory jsou hlavním a často i jediným přínosem oboru FM. V takovýchto chvílích je potřeba vznést protiargument, KDO NEŠETŘÍ? Každý správný řídicí pracovník a podnikatel musí vždy hledat prostor pro úspory. Proč by měl být facility manažer jiný? Jako každý hledá i on možnost šetřit, samozřejmě je-li to výhodné. Kde lze takovéto úspory nalézt:
- Synergií při koordinaci více zajišťovaných služeb;
- Nalezením duplicit a nerentabilních služeb;
- Úsporou ploch a jejich kvalitnějším využitím;
- Snížením poruchovosti kvalitní údržbou;
- Rychlejšími reakčními dobami;
- Zajištěním nižší opotřebovanosti zařízení vhodnými údržbovými postupy;
- Přesnějším řízením s nižšími prostoji a ztrátami;
- Snížením energetické náročnosti (úsporou nákladů za energie);
- Optimalizací nákladů za provozní prostředky a náhradní díly;
- atd.
Skutečný přínos FM v ekonomické rovině však přináší zvýšení produktivity práce v oblasti základní činnosti odběratele. Pokud zajistíme kvalitní podporu všech odběratelů FM služby, pak snížíme ztrátové časy mnohých denních úkonů, lidé se budou cítit lépe v prostředí, které jim FM pracovníci vytvoří, a tím se jim bude lépe vykonávat jejich hlavní pracovní náplň a budou PRODUKTIVNĚJŠÍ. Bohužel tento přínos facility managementu je často přiznáván ostatním úsekům a málokdo přizná, že ona drobná „mravenčí“ práce FM pracovníků je právě oním přínosem oboru. Z právě zmíněného vyplývá jedna ze základních pouček facility managementu:
| KVALITA FM SLUŽEB SE NEMĚŘÍ PODLE KVALITY VLASTNÍHO VÝKONU FM SLUŽBY JAKO TAKOVÉ, ALE ZÁSADNĚ PODLE PŘÍNOSU V EFEKTIVITĚ A VÝKONNOSTI HLAVNÍ ČINNOSTI ZVÝŠENÍM PRODUKTIVITY PRÁCE. |
1.5.4 Kvalita a udržitelnost prostředí
Tradičním úkolem FM je starost o stavbu, a tím i starost o příslušné technologie a jejich provozování. Výsledkem provozu a údržby je kvalitní prostředí, ve kterém pracujeme, odpočíváme, sportujeme či vykonáváme jiné aktivity. Kvalitní facility manažer dokáže vytvořit optimální prostředí (interní i venkovní), které splňuje nároky uživatelů, a tím jim umožňuje zvýšit jejich produktivitu nebo realizovat jejich zájmy. Původní klasické nároky na prostředí se v posledních letech rozšířily i o požadavky dlouhodobé udržitelnosti. Facility manažeři tak hrají i roli ekologů a garantů udržitelného provozování staveb, šetrného nakládání se zdroji a minimalizují uhlíkové stopy ve všech provozních či opravných a rekonstrukčních úkonech.
1.5.5 Dokumentace a legislativa
Provoz staveb a mnoha jejích technologií je spojen s řadou povinností, které v případě neplnění mohou přinést i nepříjemné finanční či dokonce právní postihy. Facility management zavádí jednotnou formu řízení, jehož součástí je i kompletní evidence dokladů, smluv a povinností, které se musí vykonávat v řádných termínech a v požadované kvalitě či rozsahu. Systém kvalitního řízení facility managementu (samozřejmě podpořený odpovídajícím softwarovým vybavením) minimalizuje pokuty, tresty či alespoň vytváří prostředí pro kvalitní spolupráci všech dotčených subjektů.
1.6 VÝZNAM KVALITY V OBLASTI FM SLUŽEB
Jak již bylo v kapitole 1.5.4 uvedeno, významnou složkou efektivity zajištění FM služeb je otázka stanovení požadované kvality. Mnohé současné smlouvy na dodávku služeb tuto specifikaci zcela postrádají. Obecně vyjádřeno, smlouvy stanovují „co chceme“, ale již nevymezují „co nechceme“ a za co budeme vystavovat sankce, resp. ukončíme dohodu výpovědí pro nekvalitu. Proto se do SLA smluv (viz 1.4.4) zařazuje stanovení tzv. KPI (klíčových výkonnostních/kvalitativních parametrů), resp. CPI (kritických výkonnostních/kvalitativních parametrů), které přesně specifikují „hranice“ akceptovatelné, resp. neakceptovatelné kvality služby. Předně je potřeba popsat, co je KPI a co je CPI. KPI je STUPNICE, která vyjadřuje úroveň spokojenosti s odvedenou službou. CPI je pak jedna konkrétní hodnota KPI v celé škále stupnice, přesně vymezující hodnotu mezní kvality. Pokud odvedená služba bude horší než CPI, pak může být ve smlouvě dojednáno, že je to důvod k ukončení smluvního vztahu pro neplnění požadované kvality služby. Tím lze odstranit často uplatňovanou krátkou dobu platnosti smluv, pomocí které si nákupní úseky „pomáhaly“ snížit riziko nespokojenosti s dodavatelem. Zavedením CPI do smluv si mohou dovolit rozumné délky smluvních ujednání (3–5 let), při zachování možnosti předčasné výpovědi pro nekvalitu (pomocí zmíněného CPI).
Obr. 3 PopisKPI – klíčové výkonnostní/kvalitativní parametry
V obrázku popisujícím KPI platí:
- V případě nadstandardní kvality je smluvně zajištěna bonifikace;
- Poskytovatel FM služby musí vědět, co odběratel považuje za kvalitní (100 %);
- Poskytovatel musí mít jistotu, že drobné výpadky nebudou ihned postihovány (80–99 %);
- Větší prohřešky jsou sice penalizovány, ale nejsou likvidační – postih je „upozorněním“ na nespokojenost (60–79 %);
- Skutečné nekvality jsou důvodem k ukončení smlouvy (<60 %).
Hodnota CPI je v tomto případě 60 %.
1.6.1 Kvalitativní cyklus – průběžné zlepšování služby
Dodávka FM služby má oproti dodávce konkrétního výrobku jednu specifickou vlastnost. Služba je dlouhodobý proces, a tak očekáváme, že se bude i průběžně zkvalitňovat. FM poskytovatel hledá zlepšení hlavně v možných zjednodušeních či úsporách na výkonu, odběratel naopak očekává vyšší „přidanou hodnotu“ ve výstupu služby (její vyšší efekt). Toto je ve zmiňovaných standardech popsáno jako proces zkvalitňování v cyklech PDCA (Plan, Do, Check, Act = Plánuj, Proveď, Zkontroluj, Oprav). Tento cyklus je patrný v přiloženém schématu.
Obr. 4 Schéma cyklu Plánuj, Proveď, Zkontroluj, Oprav
V kroku „1“ se specifikuje „co je potřeba“, „co je už nekvalita“ a jak stanovíme, že se realizace služby pohybuje v této nekvalitě (oranžová a červená barva ve schématu). V krocích „2 a 3“ je služba realizována a vyhodnocena. Je-li kvalita uspokojivá, pokračuje se krokem „2“, v případě „neshody“ s očekáváním je zde rozhodování kroku „5“. Jsou případy, kdy je kvalita nad očekávání výborná, pak pokračujeme větví „6“, obvykle však jsme naopak nespokojeni a pak postupujeme podle kroku „7“. Musíme se zde dotázat, zda FM poskytovatel „pouze“ nesplnil očekávání KPI/CPI (krok „8“), pak je na místě penále nebo ukončení dohody, nebo objektivně neočekávané podmínky způsobily nemožnost vykonat službu kvalitně (krok „9“). V tomto případě i v případě kroku „6“ musíme analyzovat podmínky a příčiny, nastavit ošetření či postupy předcházení, nebo naopak v kroku „6“ nové zjištění zafixovat, a to vše opravit v pracovních postupech (instrukcích) tak, aby se tyto podmínky staly v budoucnu standardem.
Často bývá kladena otázka, proč pracně vytvářet a takto aktualizovat provozní postupy (instrukce). Důvodem je minimalizace rizika neočekávané výměny pracovníka, např. vlivem úrazu, nemoci nebo úmrtí. Pokud dlouhodobě nikdo tyto dokumenty neaktualizoval, ačkoliv se postupy výkonu FM služby optimalizovaly, nově nastupující pracovník si nastuduje původní neaktualizované provozní postupy a zbytečně bude znovu „vychytávat“ již dříve zjištěné neshody (nekvality).
1.7 ROLE FACILITY MANAŽERA PŘI SPRÁVĚ MAJETKU
Jak již bylo zmíněno v úvodu, facility manažer není pouze změněný název správce majetku. Facility manažer má v zadání kompletní podporu organizace. Stále však platí, že správa budov (obecněji staveb) je základním kamenem, na kterém stojí celý facility management. Můžeme proto říct, že role správce majetku je výchozím zadáním každého facility manažera. Samozřejmě je podstatné, zda se jedná o facility manažera na straně odběratele (klienta), nebo dodavatele (FM poskytovatele). Facility manažer na straně poskytovatele vykonává FM služby jako svoji základní činnost a musí se jim věnovat zejména v úrovni taktické a provozní.
Obr. 5 Role facility manažera v jednotlivých úrovních
Oproti tomu facility manažer na straně odběratele by měl sledovat strategickou a taktickou úroveň řízení. Na přiloženém obrázku jsou patrné role v každé této úrovni:
- Na strategické úrovni musí facility manažer (obvykle je na úrovni vyššího managementu organizace) sledovat strategii vlastní společnosti a hledat co nejefektivnější podporu pro zajištění prostor, infrastruktury a služeb pro kolegy zaměstnance či chod organizace. Obdobně, jako je definována vize, mise a cíl základního podnikání organizace, musí facility manažer stanovit z těchto výchozích parametrů odpovídající vizi, misi a cíl facility management podpory. Takto vedením organizace odsouhlasené dlouhodobé „mantinely“ řízení FM se rozpracují do taktických dokumentů.
- Na taktické úrovni musí facility manažer a jeho tým rozpracovat všechny smlouvy, dokumenty, postupy, předpisy, standardy a ve spolupráci s poskytovatelskou společností i provozní řády a postupy, provozní pokyny, všechny dokumenty, značení a popisy atd. tak, aby všichni (pracovníci FM úseku odběratele i pracovníci FM poskytovatele) přesně věděli, co, kdy, kde, jak a proč mají vykonávat, jakou od nich očekáváme kvalitu práce a co je zakázáno či je rizikové.
- Na provozní úrovni se již jednotlivé FM služby vykonávají, je sledována jejich kompletnost a kvalita a řeší se neshody či mimořádné až havarijní situace. O všem potřebném se vedou záznamy a tvoří se realizační dokumentace. Do provozní úrovně je zařazena i veškerá komunikace s odběratelem či třetími stranami.
Facility manažer na straně odběratele tak vykonává řídicí roli na strategické a taktické úrovni a kontrolní roli supervizora na taktické a provozní úrovni. Vzhledem k rozsáhlému portfoliu FM služeb, které jsou navzájem velice rozdílné, jsou na facility manažera kladeny vysoké nároky. V rozvinutých zemích existují kompletní facility management katedry a na školách jsou zavedeny obory, které jak na bakalářské, tak i na magisterské úrovni vzdělávají špičkové odborníky. V tomto je ČR značně pozadu a naše školství zaostává za vyspělým světem.
Významnou změnou posledních let je přesun „technické“ orientace facility manažera k roli sociální. Původně byl facility manažer předně „technikem“ stavby, dnes je facility manažer nejen tímto technikem, ale stále více je manažerem „pečujícím“ o potřeby uživatelů staveb, a tím se musí více zaměřit na jejich komunikaci a chování. Postupně se proto přeškoluje do pozice manažera také zaměřeného na stránky „humánní“, etické, ekologické a udržitelné, přičemž nesmí polevit v původním technickém zaměření. V řadách facility manažerů se proto objevuje větší podíl žen s jejich přirozenou empatií k potřebám klientů. K ruce pak mají techniky, kteří si často lépe rozumí s technologickou a stavební stránkou správy.
1.8 VZTAH PRACOVNÍKŮ OSTATNÍCH PROFESÍ K FACILITY MANAŽEROVI
Facility manažer zajišťuje celý rozsah podpory organizací. Mezi manažery existují odborníci, kteří mají svoji profesi velice provázanou s FM, konkrétně asset a property manažeři. Prvně jmenované ASSET MANAŽERY bychom mohli charakterizovat jako investory či realitní specialisty sledující hodnotu a užitečnost majetků (assetů) pro potřeby klientů. Jejich role je významná v době plánování, přípravy, projekce a realizace výstavby, kdy garantují ekonomické (investiční) parametry stavby, následně však sledují i včasné generální rekonstrukce a významné investiční obnovy staveb. Jejich cílem je dlouhodobý ekonomický přínos majetků pro majitele.
Druhou zmíněnou odborností je PROPERTY MANAŽER. Jedná se o odborníky či společnosti, které pro své klienty zajišťují optimální obsazení nájemníky (např. obchodních center, logistických areálů či administrativních komplexů). Optimální skladbu nájemníků doplňují kvalitně připravenými a podepsanými nájemními smlouvami. V poslední době jsou tyto společnosti pověřovány i vedením FM správy. Pravda je, že málokterá společnost FM ovládá, a tak toto zajišťují formou outsourcingu. Toto je sice možné, ale pokud by klienti a klientské organizace, vlastnící majetky, znali principy facility managementu, pochopili by, že tento obor nabízí daleko širší podporu než pouze správu budov. Property společnosti však outsourcing FM služeb omezují převážně, a bohužel často až výhradně, na základní technicko-správní služby.
2 ŽIVOTNÍ CYKLUS STAVEB A ROLE FACILITY MANAGEMENTU V NĚM
2.1 ZÁKLADNÍ ETAPY ŽIVOTNÍHO CYKLU STAVEB
Životní cyklus stavby si můžeme zjednodušit do etap „příprava → studie → projekt → výstavba → převzetí → užívání“. Pokud bychom si toto nákladově rozdělili, pak příprava a investiční náklady na pořízení nákladově odpovídají poměru viditelné části plující kry k velikosti její skryté podvodní části, která odpovídá nákladům na provoz a údržbu stavby včetně FM služeb zajišťovaných pro uživatele. V praxi je proto potřeba velice pečlivě zvažovat, zda naprojektované a realizované prvky stavby a zejména jejich vlastnosti a náklady na provoz a údržbu nebudou v provozní fázi vyšší než jiné varianty. Bohužel se k tomuto často nepřihlíží, rozhodující je architektonicko-estetický účinek, první efekt a „originálnost“, což je často přesně opakem toho, co by požadoval provozovatel a zejména uživatel stavby.
Obr. 6 Životní cyklus staveb
V přiloženém grafu je zobrazeno, jak lze ovlivňovat životní náklady v průběhu celého životního cyklu stavby. Tmavě černá křivka představuje výši nákladů, které jsou, anebo zejména budou vynaloženy na výstavbu a provoz stavby. Je zde patrno, že největší vliv, a tím i možnost „šetřit“, mají účastníci v počátečních fázích přípravy, projektu a výstavby. Facility manažer má již velice omezený prostor pro úspory (cca 10 %). V praxi jsou však úspory právě to, co od facility manažerů očekáváme. Určité řešení přináší tzv. „Commissioning“, o kterém budeme blíže mluvit v kapitole 2.3.
2.2 ROLE FACILITY MANAGEMENTU V ŽIVOTNÍM CYKLU STAVBY
Facility manažera jsme doposud vnímali jako „provozovatele staveb“, či „správce budov“. Tyto činnosti tvoří základ oboru facility management a určitě jsou pro výkon FM stěžejní. Facility manažer však pohlíží na stavbu jako na prostor, ve kterém vykonávají uživatelé či návštěvníci svoji činnost a stavby jim musí poskytovat maximální komfort. Proto se FM rozšířil i o širokou paletu služeb pro uživatele a organizace podle kapitoly 1.3.2. Původní, převážně provozní role správců majetku, se přetvořila v komplexní kompetenci řízení „zázemí organizací“, přičemž nijak neoslabila kompetence správy majetku.
Původní kompetence a zodpovědnost facility manažera za užívací fázi se rozšířila i na projekční roli „commissioning agenta“ v přípravných a realizačních fázích životního cyklu, jak bude uvedeno v další kapitole.
2.3 COMMISSIONING JAKO NÁSTROJ UDRŽITELNÉHO PROVOZOVÁNÍ STAVEB
Commissioning (v překladu „uvedení do provozu“) původně vznikl jako postup sledování, kontroly a připomínkování přípravné, projekční a realizační fáze výstavby o oblasti TZB. Commissioning, nebo přímo tzv. commissioning agent (CA), je podle této verze dlouhodobý praktik z oblasti provozování a údržby technologie staveb, který dohlíží na přípravu, projekt a realizaci uvedení těchto zařízení do provozu, dohlíží na jejich testování a revize, dozoruje kompletnost, kvalitu a aktuálnost dokumentace, a tím pomáhá plynulému přechodu do fáze užívání těchto technologií. Je to vlastně „speciální facility manažer“, který je zapojen do přípravy, projekce, výstavby a zprovoznění technologií. Nezůstává však na této stavbě po jejím přechodu do fáze užívání, ale přechází na další stavbu, a tak své zkušenosti postupně rozšiřuje a stává se specializovaným „facility manažerem“ pro výstavbovou fázi.
2.3.1 Nový přístup ke commissioningu
Tato forma commissioningu se dnes začíná uplatňovat i v ČR. Nově se však jeho kompetence rozšiřují i na přípravu staveb pro implementaci dalších FM služeb, nejen technologických (jak byla tato role původně koncipována). Commissioning agent (česky bychom ho mohli nazvat dozor uživatele) má proto daleko širší kompetence, a ačkoliv základ jeho odbornosti dále spočívá na instalaci a uvedení do provozu zařízení TZB, stále více se uplatňuje i v přípravě podmínek pro nabídku daleko širší palety možných FM služeb.
2.3.2 Rozdíl mezi commissioning agentem a facility manažerem
Obr. 7 Životní cyklus budovy
(Zdroj: Přednáška o udržitelnosti v kurzu „Rekvalifikace manažerů v oboru facility management“, autor Ing. Martin Václavík)
Rozdíl obou profesí si nejlépe zobrazíme na schématu, který připravil Ing. Martin Václavík. Commissioning autorita je zde zobrazena žlutou barvou. Facility manažer, který je znázorněn tmavě modře, se do životního cyklu zapojuje na počátku a pak až krátce před uvedením stavby do provozu. Za veškerou budoucí efektivitu a kvalitu provozu tak v době přípravy projektu a výstavby zodpovídá commissioning agent. Na schématu vidíme v době užívání stavby i jakési „zuby“, které commissioning autoritě umožňují vrátit se v určitých fázích užívání do objektu a posoudit dopad některých zásahů a opatření na provoz a užívání. Pro facility manažera to může mít velký přínos díky pohledu „třetí strany“, která objekt zná a přitom není zatížena vlastním provozem.
2.3.3 Možnost uplatnění commissioningu na již provozovaných objektech
V minulé kapitole byl uveden příklad klasického commissioningu, který se plně uplatní v nově projektovaných objektech. Tento postup však lze uplatnit i v případě rozestavěných anebo plně provozovaných stavbeb. Pro názornost zde uvádíme graf stejného autora. Z obrázku jsou patrny další typy uplatnění v pozdějších fázích. Částečný commissioning lze uplatňovat vstupem do projekční fáze. Zde již nezachytíme budoucí provozní problémy zaviněné špatným rozhodnutím v před projekční a rané projekční fázi, avšak mnohé se dá ještě zachytit před předáním projektu do výstavby.
Zcela specifickou formou je tzv. Retrocommissioning – RCx. Jedná se o uplatnění nástrojů Commissioningu na již existující provoz a údržbu. Specifické uplatnění bude mít při přípravě větších rekonstrukcí a generálních oprav, kdy lze uplatnit většinu nástrojů. Nasazení do stávajících provozu je již značně limitováno, avšak jedná se o klasickou formu nalezení „slabin”, navržení jejich optimalizací a sledování předem nastavených kontrolních mechanismů.
Obr. 8 doplnit titulek
(Zdroj: Přednáška o udržitelnosti v kurzu „Rekvalifikace manažerů v oboru facility management“, autor Ing. Martin Václavík)
2.4 ÚKOLY COMMISSIONINGU Z POHLEDU BUDOUCÍHO FM PROVOZU
Commissioner (specifická role facility manažera) zde musí splnit roli odborníka, který by měl v lepším případě kontrolovat a pomáhat projektantovi/architektovi, v horším případě oponovat a upozorňovat na možné budoucí provozní komplikace a vícenáklady. Co si pod tímto můžeme představit? Architekt/projektant navrhuje lokaci (zde často nemá na výběr, toto bývá zadáno), orientaci a dispozici, konstrukční systémy, materiály a typy povrchů (omítky, obklady, podlahové krytiny), okna a dveře a zařizovací předměty, ale také řešení TZB z hlediska snazšího přístupu k rozvodným sítím při údržbě a opravách bez nutnosti použití destrukčních metod. Významným parametrem, který se promítne zejména v otázce dlouhodobých nákladů na údržbu a obnovu, je volba typů TZB zařízení a již zmíněných konstrukčních prvků, stavebních prvků a povrchů vzhledem k jejich:
- Předpokládané životnosti, stupni provozní opotřebovanosti;
- Náročnosti na ošetřování, údržbu a čištění;
- Náročnosti na případnou výměnu či opravu;
- Robustnosti (možnosti vzniku nechtěných poruch a závad uživatelem);
- A nově i možnosti dezinfekce.
2.5 FACILITY MANAGEMENT Z POHLEDU UDRŽITELNOSTI
Udržitelnost je výzvou pro manažery na celém světě. Definic, „co je udržitelnost“ je též mnoho, ale nikdy žádná nepřekonala výrok Antoina de Saint-Exupéryho (1900–1944) „Nedědíme Zemi po našich předcích, nýbrž si ji vypůjčujeme od našich dětí.” V tomto vyjádření je obsaženo vše.
Na summitu OSN v New Yorku, dne 25. září 2015, se v dokumentu „Transforming our World: The 2030 Agenda for Sustainable Development“ shodli účastnické země na 17 bodech, jejichž dodržováním můžeme naplnit cíle udržet naši Zemi v obyvatelném stavu:
- Cíl 1. Všude skoncovat s chudobou ve všech jejích formách.
- Cíl 2. Ukončit hlad, dosáhnout potravinové bezpečnosti a lepší výživy a podporovat udržitelné zemědělství.
- Cíl 3. Zajistit zdravý život a podporovat pohodu pro všechny v každém věku.
- Cíl 4. Zajistit inkluzivní a spravedlivé kvalitní vzdělávání a podporovat možnosti celoživotního učení pro všechny.
- Cíl 5. Dosáhnout rovnosti žen a mužů a posílit postavení všech žen a dívek.
- Cíl 6. Zajistit dostupnost a udržitelné hospodaření vodou a hygienou pro všechny.
- Cíl 7. Zajistit přístup k cenově dostupné, spolehlivé, udržitelné a moderní energii pro všechny.
- Cíl 8. Podporovat udržitelný, inkluzivní a udržitelný hospodářský růst, plnou a produktivní zaměstnanost a důstojnou práci pro všechny.
- Cíl 9. Budovat odolnou infrastrukturu, podporovat inkluzivní a udržitelnou industrializaci a podporovat inovace.
- Cíl 10. Snížit nerovnost v rámci zemí i mezi nimi.
- Cíl 11. Učinit města a lidská sídla inkluzivní, bezpečná, odolná a udržitelná.
- Cíl 12. Zajistit udržitelné vzorce spotřeby a výroby.
- Cíl 13. Přijmout naléhavá opatření v boji proti změně klimatu a jejím dopadům.
- Cíl 14. Zachovat a udržitelně využívat oceány, moře a mořské zdroje pro udržitelný rozvoj.
- Cíl 15. Chránit, obnovovat a podporovat udržitelné využívání suchozemských ekosystémů, udržitelně obhospodařovat lesy, bojovat proti desertifikaci a zastavit a zvrátit degradaci půdy a zastavit ztrátu biologické rozmanitosti.
- Cíl 16. Podporovat mírové a inkluzivní společnosti pro udržitelný rozvoj, zajistit přístup ke spravedlnosti pro všechny a budovat účinné, odpovědné a inkluzivní instituce na všech úrovních.
- Cíl 17. Posílit prostředky provádění a oživit globální partnerství pro udržitelný rozvoj.
V obecné formě jsme všichni zodpovědní za plnění všech těchto cílů, tučně jsou pak vyznačeny cíle, které jsou specifickým zadáním i pro facility manažery. Udržitelnost je proto z pohledu facility manažerů zaměřena zejména na:
- Nakládání s energiemi (zateplování, minimalizace spotřeby, efektivní větrání atd.);
- Nakládání se zdroji (vodou, s teplem, chladem, plyny atd.);
- Využívání přírodních zdrojů (sluneční energie, vítr, příliv, geotermální zdroje, bioplyny atd.);
- Nakládání s odpady (recyklace, cirkulární hospodářství atd.);
- Kvalitu interního prostředí budov (větrání, efektivní využití přírodního osvětlení atd.).
3 NOVÉ NÁSTROJE A NOVÉ TRENDY Z POHLEDU FM
3.1 SW APLIKACE POUŽÍVANÉ VE FM
3.1.1 Lze řídit FM pomocí business aplikací?
Doba, kdy bylo možné spravovat stavby pouze s telefonem a papírem, později elektronickou poštou a elektronickou tabulkou, by měla být již minulostí. Bohužel v našich zemích ještě v mnoha případech přetrvává, ale je otázka velmi krátké doby, kdy i vedení těchto organizací pochopí, že hodnotný majetek nelze spravovat pouze „dlouhodobou zkušeností správce“. Častá chyba však bývá v tom, že vyšší manažeři společností mají zkušenosti z obchodních programů (tzv. ERP = Enterprise Resource Planning), které však nejsou vhodné pro účely FM řízení. Na první pohled se zdají použitelné, protože lze sledovat obchodní případy prostřednictvím objednávek, fakturací či jiných ekonomických reportů. Toto je však pouze ekonomický pohled na správu budov a vůbec neumožňuje skutečné řízení, plánování a výkon FM služeb.
Podíváme-li se na skutečné potřeby, které musí splňovat SW systém pro podporu FM řízení, pak zde nalezneme dva významné aspekty, které většina ERP systémů podporuje pouze minimálně:
- Uživatelský přístup – který musí mít FM software výrazně širší. Obrazně lze říct, že do systému by měl mít možnost vstupovat každý „od generálního ředitele po uklízečku“, protože požadavky na širokou paletu FM služeb mohou vznikat u kohokoliv či kdekoliv v organizaci a každá osoba by měla mít možnost tento požadavek zavést. To však klade výrazně specifické požadavky jak na licenční politiku SW, tak i na komunikační vyspělost systému, který musí volit formu a prostředky podle uživatelské vyspělosti příslušného uživatele.
- Požadavkový systém – je jedním z nejvýznamnějších modulů FM software. Tento systém slouží ke spuštění procesu zajištění FM služby. Požadavek může být jednorázový, nebo plánovaný (opakovaný), vlastní proces řešení je pak již identický. Pro jasnost požadavku je však potřeba široká paleta dat o nemovitostech, jejich prostorách a vybaveních, osobách a jejich zařazení do organizace, postupech zajištění, dokumentacích a smlouvách atd., a to vše ještě vzájemně provázané. Pouze takto naplněný systém doplněný o kvalitní číselníky a nastavená workflow FM služeb umožní rychlé a efektivní zadání požadavku, a tím „neodradí“ uživatele od jeho užívání.
Právě tyto dva aspekty ve většině ERP systémů chybí, a proto vznikly speciální programy, které však úzce s ERP systémy spolupracují (zejména v zrcadlení databází ve vazbě master/slave).
3.1.2 Jaké SW aplikace existují
Základní SW aplikace, které byly pro účely řízení facility managementu vyvinuty, jsou tzv. CAFM systémy (Computer Aided Facility Management). Tyto systémy v sobě kombinují grafické informace, převážně v podobě vektorových výkresů nebo 3D modelů a alfanumerické databáze.
- Grafické informace – jsou převážně získávány z CAD projektů, a to v 2D či 3D podobě. Některé starší systémy ještě pracují se skeny či fotografiemi (pixelovými soubory), díky vybavenosti technických prostředků se však standardem stává vektorový model nebo výkres.
- Alfanumerické informace – jsou podstatnou součástí CAFM systémů. Tato data jsou uložena v databázových systémech, které umožňují rychlé a pohodlné vyhledávání a editaci dat. Protože jsou provázány s grafickými informacemi, mají podstatně vyšší vypovídací hodnotu.
Jak již bylo výše uvedeno, nedílnou součástí CAFM systémů jsou tzv. požadavkové moduly, které umožňují zadávání jednorázových nebo plánovaných požadavků. Tyto požadavkové systémy mohou být doplněny help-desky nebo dispečinky, které nabízejí možnost nepřímého zadávání prostřednictvím dispečerů. Dispečeři pak plní i funkci kontrolní, informační či komunikační pro uživatele, kteří nejsou připojeni na CAFM prostředí. Komprimované informace nabízí CAFM pomocí tzv. dashboardů zobrazujících různé přehledy informací podle role konkrétního uživatele (alfanumericky i v různých grafech).
Dalším profesně orientovaným softwarem je tzv. CMMS (Computer Maintenance Management System). Jedná se o specializované systémy pro řízení údržby. Tyto programy jsou vysoce propracované a hodí se zejména pro řízení údržby strojového výrobního parku velkých společností. Pro účely FM se však užívají pouze výjimečně. Pro jejich využití je potřeba naplnit mnoho dat, která jsou však pro potřeby správy TZB a stavební údržby zbytečně podrobná. CAFM systémy proto obsahují údržbové moduly, které jsou „malými“ obdobami CMMS systémů a jsou dostatečné pro potřeby FM údržby.
Investiční potřeby dokáží ošetřit programy označované jako EAM (Enterprise Asset Management). Ty jsou orientovány na sledování investiční hodnoty majetku, tzn. sledují provozní náklady a příjmy z pronájmů. Doporučují majitelům (asset manažerům) včasnou investici do obnov a rekonstrukcí tak, aby majetek přinášel co největší zisk pro svého majitele.
Specifickými programy zaměřenými na optimální využití pracovišť, jsou tzv. WPMS (Workplace Management System). Tyto systémy používají převážně společnosti, jejichž zaměstnanci využívají pracoviště pouze dočasně a převážně cestují za zákazníky a prací (např. pojišťovací společnosti). Z názvu je patrné, že předmětem sledování je optimální využití jednotlivých pracovišť, což umožňuje snížit rozlohu kanceláří a zvýšit efektivitu jejich užívání.
Pro účely řízení FM služeb se samozřejmě užívá i množství programů vytvořených k jiným či obecnějším účelům, mezi kterými jmenujme alespoň kancelářské systémy (u nás nejvíce rozšířený MS Office).
3.1.3 Statická a dynamická data
Pokud začneme sledovat, jaká data se v CAFM systémech používají, objevíme dva základní okruhy dat. Jsou to předně data statická a dále pak data dynamická. Jejich charakteristika se odvíjí od rychlosti, s jakou jsou tato data aktualizována (měněna).
- Statická data – jsou převážně data evidenční a popisná:
- Informace o majetku, jeho jednotlivých prvcích a dílech;
- Pozemcích, budovách, zařízeních, vybavení…;
- Parametrech, výkonech, potřebách, zárukách…;
- Informace o stavu majetku, jeho jednotlivých prvků a dílů;
- Vlastnictví a právních vztazích;
- Cenách, nákladech, finančních stavech…;
- Smlouvách, dohodách, objednávkách, platbách…;
- Organizační struktuře klienta, subdodavatelů…;
- Osobách, funkcích, zodpovědnostech, pravomocích…;
- Kontaktních údajích a formách možné komunikace…;
- atd.
Tato data jsou buď neměnná po celou dobu životního cyklu, nebo jejich aktualizace je pouze občasná.
- Dynamická data – jsou data sledující určitý proces, nebo data generovaná elektronickými zařízeními:
- O službách:
- Jednotlivé požadavky;
- Opakující se požadavky (pravidelné, podmíněné situací atd.);
- Požadavky vzniklé potřebou reakce na technologické neshody s normálem;
- Požadavky s mimořádnou prioritou (havarijní, mimořádné stavy…);
- O stavu technologií (MaR, automatizované systémy řízení budov atd.);
- Sledování on-line stavu komponentů, médií atd.
- On-line vzdálené korekci nežádoucího stavu zařízení či média – vystavení požadavku na službu (havarijní, běžnou);
- Hlášení o průběžném stavu či plnění dojednaných činností (reporting);
- Pravidelný (předem dojednaný);
- Mimořádný na vyžádání;
- atd.
- O službách:
Tato data jsou „krví“ FM řízení. Zatímco statická data jsou částečně vyhledatelná a použitelná i bez CAFM systémů, dynamická data jsou již bez software nezjistitelná, anebo zjistitelná, ale v časech, které jsou pro manažery nepoužitelné.
Data, která jsou do systému plněna, jsou pro potřeby facility manažerů, ale i pro ostatní manažery a uživatele prezentována v sestavách nebo reportech jako informace, které jsou manažersky vypovídající a umožňují získání poznání, resp. jsou podkladem pro provedení rozhodnutí.
3.1.4 Pasportizace a sběr dat pro řízení FM
Jednou ze vstupních dat/informací je tzv. pasport ploch. Jeho původ lze nalézt ve 20. století při sledování evidence bytů. Později se ustálil jako systém evidence místností v objektech s jejich základními charakteristikami (číslo místnosti, plocha, povrch, užití). Tyto informace mají význam pro property manažera (zejména pro účely nájemních smluv, výpočtu nákladů, vyúčtování atd.). Pro facility manažery je však tato evidence nedostačující. Pro jeho účely musí být provedena technická evidence zařízení a vybavení, která doplní původní pasporty. Někdy je proto nazýváme technickými pasporty. Parametry, které v technických pasportech sledujeme, jsou inicializovány potřebami konkrétních FM služeb, jež budeme v těchto prostorách řídit a sledovat. Nelze proto vymezit rozsah těchto dat.
Technické pasporty jsou jedním se základních zdrojů dat v CAFM systémech. Vektorové modely/výkresy mohou část těchto dat generovat samy (například výměry ploch, objemů, rozměry atd.).
3.1.5 Postup zavedení SW aplikací do řízení FM
Častou chybou při pořizování CAFM systémů je určitá manažerská „zbrklost“. Vedení uzná, že by se CAFM systém mohl zavést, a tak si pozve obchodní zástupce dodavatelů těchto systémů a nechá si představit jejich nabídku. Jelikož si ale předem nepřipravilo specifikaci svých potřeb a představ, často se nechá svést k nákupu, který později neodpovídá jejich představám cena versus přínos a začnou svalovat vinu na softwary. Co je proto potřeba provést před tím, než si obchodní zástupce pozveme?
- Předně musíme mít nastavenu strategii FM řízení, a tím i strategii představ o SW nástroji.
- Musíme si rozmyslet, které FM služby budeme řídit, a to nejen v nejbližší době, ale i v dlouhodobějším horizontu (pokud mi obchodník sdělí, že příslušný modul zatím nemají, ale bude-li potřeba doprogramují ho, je to dost významná indicie).
- Facility manažer, který usiluje o implementaci CAFM systému, by si měl získat podporovatele v osobě některého z nejvyšších manažerů (nejlépe generálního ředitele). Až se později začnou ozývat nespokojenci, kteří začnou instalaci systému zpochybňovat, bude se tato podpora významně hodit.
- V organizaci je potřeba identifikovat zdroje dat. Ve společnosti jsou provozovány různé databáze dat, které jsou v různých SW programech a budou výborným zdrojem pro implementovaný CAFM systém. Většina z nich bude do CAFM systému pouze zrcadlena (tzn. jejich původní databáze bude řídicí – tzv. Master), některé databáze však CAFM převezme a bude je spravovat jako řídicí a do původních systémů bude vysílat zrcadlená data (jako tzv. Slave data). V této fázi je potřeba navázat kontakt se správci dat a dohodnout si potřebnou spolupráci.
- Mnohá data však bude třeba pořídit. Začne proto tzv. sběr dat pro potřeby budoucího CAFM systému. Alfanumerická data se obvykle plní do elektronických tabulek, ze kterých se později snadno převedou do databázové podoby.
- Jedním z nejsložitějších kroků tohoto projektu bude úprava/nastavení procesů FM služeb. Ačkoliv si to málokdo uvědomuje, při běžném rozhodování často používáme dlouholeté zkušenosti nebo třeba jen profesní odhady. Softwarové systémy však potřebují velice konkrétní propracování postupu rozhodování, tzv. procesní schémata. Programátoři vždy musí rozhodovat formou ano/ne, v řeči programů 1/0. Pro účely zavedení CAFM proto musíme jednoznačně nastavit workflow a rozhodovací kritéria všech FM procesů.
- Projekt zavedení CAFM systému bude obdobně jako jiné programy náročný na zdroje (lidské, odborné, finanční, časové, komunikační atd.). V této fázi si většinou s podporovatelem musíme vymezit dostatečné kapacity pro pokračování a zdárné dokončení projektu. Ačkoliv to většinou vypadá jednoduše, skoro vždy se kapacity stanou nejslabším místem projektu.
- Obdobně jako u jiných projektů je potřeba sestavit časový harmonogram s milníky a kontrolními body.
Teprve po takovéto přípravě je možno oslovit obchodní zástupce dodavatelů CAFM systémů a je velice pravděpodobné, že poptávka a zejména konkretizace dotazů na obchodníky bude v této fázi podstatně erudovanější a dojde ke zdárnému konci.
Než se rozhodnete pro konkrétní CAFM systém, je vhodné řídit se několika pravidly:
- Není vhodné pořizovat rovnou velký „balík“ specializovaných modulů. Nejlépe je ověřit si, které potřebné moduly má společnost v nabídce či je případně plánuje v nejbližší době doprogramovat a vybrat si pouze ty, které v krátké době potřebujeme nejvíce a můžeme je začít ihned používat. Ostatní moduly později pořídíte tak, aby nebyly přílišnou zátěží pro uživatele, ale spíše vítaným přínosem.
- Ověřte si reference o pořizovaném CAFM, ale hlavně o dodavateli. Kvalitní podpora a rychlá reakce dodavatele v případě problémů či neshod je v rutinním užívání zásadním problémem.
- Věnujte pozornost licenční politice. Každý odběratel má jinou interní strukturu řízení, jinou skladbu uživatelů s různými rolemi. Vhodně nastavená licenční forma může výrazně ušetřit, nebo prodražit pořízení CAFM.
- Nepodceňujte školení uživatelů. Problémem nebývá prvotní školení po pořízení systému, avšak je potřeba pamatovat i na pozdější nově příchozí pracovníky či uživatele, kteří též budou potřebovat proškolit.
3.2 JEDNOTNÝ DATOVÝ MODEL BIM
V poslední době se často skloňuje termín BIM (Building Information Modeling, nebo také Building Information Management). Vize principu BIM již uzrávala několik desetiletí. Jednotlivé fáze životního cyklu staveb totiž představovaly i zarchivování a následné opětovné vytváření podkladů a informací, které v předchozích fázích již byly vytvářeny, avšak s menší podrobností (záměr – studie – projekt – výstavba – užívání). Přitom mnohé informace předchozích fází by mohly být v dalších etapách přínosné, protože se je však nepodaří dohledat, musí se pořizovat znovu. Právě toto bylo impulzem pro přípravu jednotného datového standardu, který budou respektovat všichni účastníci procesu výstavby a užívání stavby. Tuto ideu inicializovali projektanti, kteří nejsnáze dokázali provázat alfanumerická a grafická data. Později se k nim připojily přípravné profese (investoři, developeři) a později i výstavbové profese. V současnosti se na celý BIM standard navazují i uživatelé, tj. facility manažeři. Z pohledu FM je však potřeba zdůraznit některé skutečnosti:
- Pro vlastní FM řízení není BIM model, zejména jeho CDE (Common Data Environment), přímo použitelný. Standardizovaná data z CDE je nezbytné přenést do CAFM systému a významné informace změn je potřeba přenést zpět do CDE.
- Slabinou BIM procesu je aktualizace dat podle skutečného průběhu stavby. Stavební společnosti často podceňují tuto aktualizaci, neopravují data podle skutečného provedení a zapomínají do CDE doplňovat jednotlivé dokumenty, návody či jiné informace, pro výstavbu vůbec nebo méně významné, avšak pro vlastní užívání a údržbu nezbytné.
- BIM je nyní využitelný zejména u novostaveb, a to zejména u staveb většího rozsahu. Vzhledem k tomu, že mnoho dodavatelů stavebních hmot a technických zařízení data ve formátu pro BIM ještě nenabízí, musí se doplnit, a to stavební společnosti opomíjejí.
- Pro starší objekty má BIM smysl zejména v případě, že se plánuje větší rekonstrukce nebo přestavba a BIM model pomůže s koordinací rozvodů a s minimalizací prostorových kolizí.
Pro úplnost je potřeba upozornit na dojednání v oblasti veřejného a státního sektoru. Vláda schválila aktualizaci harmonogramu „Koncepce zavádění metody BIM v ČR“ a vzala na vědomí informaci o jejím plnění. Harmonogram ovlivňuje i dlouho očekávaný „BIM mandát“ – využívání BIM technologií pro nadlimitní veřejné zakázky od roku 2022. USNESENÍ VLÁDY ČESKÉ REPUBLIKY ze dne 18. ledna 2021 č. 41 o změně usnesení vlády ze dne 25. září 2017 č. 682, o Koncepci zavádění metody BIM (Building Information Modelling) v České republice. Vláda ● I. bere na vědomí Informaci o plnění Koncepce zavádění metody BIM v České republice za období září 2018–červen 2020, obsaženou v části III materiálu čj. 12/21; ● II. mění usnesení vlády ze dne 25. září 2017 č. 682, o Koncepci zavádění metody BIM (Building Information Modelling) v České republice tak, že se nahrazuje jeho příloha přílohou tohoto usnesení. Aktualizovaný harmonogram naleznete zde (PDF).
3.2.1 Vazba BIM na SW aplikace facility managementu
Jak bylo uvedeno v předchozím odstavci, BIM a jmenovitě jeho CDE databázi nelze přímo použít pro řízení FM. Je proto potřeba převzít data z CDE do CAFM. Pokud je CAFM systém upraven do CDE datového standardu, pak je toto převzetí jednoduché a rychlé. Problém nastává, pokud CAFM systém k tomuto není upraven. Pak musí být data jednorázově přeformátována a tento proces je třeba oboustranně aplikovat při každém vzájemném přenosu.
Představa, že CDE a CAFM budou v on-line propojení, je také zcestná. Pravděpodobně by to bylo v některých systémech proveditelné, avšak vždy je třeba vznést dotaz „Co by to přineslo?“ Protože CAFM řeší rutinní chod podpůrných služeb (včetně správy budovy) a CDE je databáze celoživotních dat postupně zpřesňovaných, nemají tyto dva procesy mnoho společného. Lze proto předpokládat, že v případě významnějšího zásahu do stavby nebo při potřebě zachování dokumentů a informací pro budoucnost, je vhodné přesně vymezená data převést zpět do CDE, jinak budou data v CAFM systému provozována nezávisle na CDE.
3.2.2 Jaká data z BIM použije facility manažer
Dříve jsme uvedli, že z CDE přeneseme jen některá data do CAFM. Musíme si uvědomit, že po celou dobu tvorby CDE byla data postupně zpřesňována a velká většina těchto dat/informací nebude pro facility manažera vůbec, nebo jenom velice okrajově použitelná.
Pro CAFM bude potřeba převzít data o prostoru, technologiích, zařízeních se všemi souvislostmi a dosažitelnými dokumentacemi (včetně grafických). Podrobnosti o vlastní stavbě jsou pro provoz a údržbu nezajímavé. Velice důležitými informacemi jsou údaje o uvádění stavby a zejména technologií do provozu, o jejich převzetí a začátku užívání. Pokud některá z těchto dat měl zajišťovat stavebník, pak je potřeba tato data do CDE naplnit a později přenést do CAFM (zde může sehrát významnou roli commissioner, viz 2.3).
3.3 CERTIFIKACE BUDOV
3.3.1 Proč vznikly certifikace budov
Významný tlak na snižování energetické náročnosti budov vedl některé společnosti či asociace k založení srovnávací báze, na jejímž základě by mohly být porovnány efektivity provozu jednotlivých staveb. Později se do tohoto standardu zapojily i produkce CO2, spotřeby vody a nakonec rámcově celá udržitelnost. V jednotlivých zemích se postupně prosadily různé certifikační standardy, jejich původci převzali roli certifikačních garantů a zavedli systémy prostřednictvím akreditací lokálních autorit, které mají oprávnění jednotlivé stavby certifikovat. Mohli bychom to nazvat „pečetí“ kvality stavby (citace Mgr. Františka Macholdy, MBA, ze společnosti EkoWATT). Pokud bychom hledali konkrétní přínosy, pak bychom mohli zmínit:
- Provozní úspory (energie, voda);
- Nižší zátěž životního prostředí v celém životním cyklu;
- Lepší kvalita vnitřního prostředí;
- Spokojenost uživatelů.
3.3.2 Jaké certifikace existují
V současnosti se v ČR uplatňují především dva standardy (z USA a z Velké Británie), avšak lze je rozšířit i o dva méně užívané (z Německa a lokální z ČR):
- BREEM (Velká Británie – od 1990);
- LEED (USA – od 1998);
- DGNB (Německo – od 2008);
- SB ToolCZ (ČR – od 2010).
V počtu stovek certifikací budov v ČR mají převahu BREEM a LEED, zbytek má pouze jednotky certifikací.
3.3.3 Význam certifikací pro facility manažera
V případě, kdyby měli facility manažeři přístup do projektových a výstavbových fází a mohli uplatnit své know-how (viz commissioning), pak by byly tyto certifikace pravděpodobně zbytečné. Protože tomu tak není, pomohly certifikace zavést udržitelnost a efektivnost do přípravy a realizace staveb a je na facility manažerech, aby v tomto pokračovali i po celou dobu užívací etapy.
Poznámka:
uživateli certifikovaných budov se stávají většinou nadnárodní organizace, které si zakládají na svém udržitelném přístupu k pracovnímu prostředí a certifikované budovy vyhledávají. Obecně lze konstatovat, že certifikované budovy jsou o 10–20 % investičně nákladnější oproti necertifikovaným, avšak provozní úspory činí 10–30 %. Nájemné v těchto objektech je sice vyšší, ale například nemocnost pracovníků na těchto pracovištích je o 2 dny v roce nižší (sami si spočtěte možné úspory či lépe zvýšení produktivity ve vaší organizaci).
3.4 CHYTRÉ BUDOVY A CHYTRÁ MĚSTA
Prudký rozvoj informačních technologií a zejména jejich miniaturizace při současném rozvoji komunikačních možností přineslo i mnoho inovací do systému TZB. Původní systémy MaR (Měření a Regulace) se zdokonalily a rozšířily o množství dalších prostředků, rozvoj obnovitelných zdrojů tepla při současném zkvalitňování izolačních schopností obálek budov umožňuje zavádění nejen modernějších měřicích a automatizačních systémů, ale zavedením umělé inteligence (AI) se technologické systémy objektů začínají postupně autonomně řídit a optimalizovat. Začínáme hovořit o tzv. chytrých budovách. Významně k tomu pomáhá uplatnění tzv. IoT prvků, o kterém se zmíníme v další kapitole.
Pokud si představíme, že již nejde o jednotlivé budovy, ale začneme mluvit o skupině chytrých budov (např. areálu), které doplníme o přilehlou komunikaci, systém veřejné dopravy a bloky bytových domů atd., jedná se o chytré město (Smart City). Současné vnímání veřejnosti má značně zkreslený pohled na tento fenomén budoucnosti. Pokud bychom postupovali v intencích moderního facility manažera, tak by se měli radní města nejprve zaměřit na dlouhodobou strategii, specifikovat potřeby, ty následně rozpracovat do požadavků obyvatel a řízení města a teprve v závěrečné fázi by se měli ptát, kde nalézt použitelné IoT technologie a jak je navzájem propojit, aby plnily specifikované požadavky. Pak bychom mohli začít mluvit o chytrých městech, které přinášejí svým radním, ale hlavně svým obyvatelům prokazatelně přidané hodnoty.
I v této oblasti se však objevují první vlaštovky. Jedná se sice o první osamocená řešení, avšak díky i za ně. Mezi všemi jmenujme například systémy inteligentního svozu odpadů, kdy čidla v popelnicích dokáží včas upozornit na výši naplněnosti a inteligentní systém svozu optimalizuje trasu svozového vozu tak, aby minimalizoval náklady.
Skutečně první „chytrá města“ však byla vybudována v USA, Číně či Austrálii. Významnou roli zde hrála rychlá železniční spojení, která většinou tyto projekty inicializovala.
3.4.1 IoT technologie a jejich uplatnění
Opusťme nyní oblast chytrých měst a vraťme se k uplatnění IoT (Internet of Things = internetu věcí) v konkrétní budově. Kromě IoT prvků se často uplatňují i jednodušší RFID (Radio-Frequency Identification, tj. radiofrekvenční identifikace). Většina ji zná v podobě identifikačních karet nebo čipů v obchodech. Tyto prostředky umožňují efektivní a rychlou identifikaci při mnoha operacích (např. při vstupech do objektů a prostor), umožňují však i sledování výkonů a produktivitu jednotlivců při FM službách (např. pracovníků ochranky či úklidu).
Tyto technologie mají v ČR (a samozřejmě i na světě) zavedeny samostatné komunikační sítě, a tak nejsou bezpodmínečně závislé na mobilních sítích. Postupně se začínají uplatňovat i v soukromí jako tzv. chytré domácnosti.
3.4.2 Facility management a Smart City
Smart City a FM nejsou v současnosti příliš spojovány. Pod pojmem Smart City se většině lidí vybaví IoT technologie. Je to logické vzhledem k bouřlivému rozvoji technologií a naší fascinací jejich novými možnostmi. Pokud se však oprostíme od tohoto fenoménu, uvědomíme si, že chytrá města jsou chytrá přesně tak, jak si vymezíme jejich „chytrost“. To znamená, jak definujeme potřebu, požadovanou obslužnost a formu měření konečného naplnění potřeb. Tento princip je obdobný postupům ve FM, takže lze uplatnit postupy ze standardů ISO 41000, resp. ČSN EN 15221. Mohli bychom použít ekvivalent toho, jak tyto postupy a standardy zavádějí FM poskytovatelé, pro něž je FM hlavní činností. Podobně pro vedení měst a obcí je jejich správa a zajištění služeb pro občany také hlavní činností. Nemáme tendenci zaměňovat radní měst s facility manažery, ale je jisté, že zde je významná spojitost.
3.4.3 Praktické uplatnění chytrých technologií
O některých implementacích IoT a RFID bylo pojednáno v minulých kapitolách. Uplatnění najdou v oblasti zařízení TZB a jejich řídicích jednotkách, ovládání slunečních clon, otevírání oken či ovládání osvětlení atd.
Zajímavou oblastí, která se v poslední době rozvíjí v západních zemích, je modernizace stávajících budov se zabudováním chytrých technologií. Doposud se tyto systémy instalovaly převážně do nově budovaných objektů, uplatnění těchto chytrých technologií při modernizacích stávajících budov však otevírá podstatně širší možnosti. Pokud se v rámci rekonstrukcí využijí i zateplovací postupy, pak efekt takovéto modernizace můžeme hodnotit jako udržitelný přínos a lze na ně čerpat i různé formy dotací a podpor. Přínosy mohou být obdobné jako ty, které zmiňujeme u certifikovaných budov.
3.4.4 Výhledy uplatnění umělé inteligence v oblasti FM
Mnohé chytré technologie lze dnes zapojit k řídicím systémům, které mají zapracovány prvky umělé inteligence (AI = Artificial Intelligence). Tyto systémy samy vyhodnocují situace, dokážou predikovat pravděpodobný průběh v blízké budoucnosti a předcházet stavům a situacím dříve, než by nastaly. Paměť těchto systémů a schopnost vyhodnocení uplynulých procesů umožňuje „učení se“, a tím přenastavení či předvídání stavů budoucích. Pro dokreslení jednoduchý příklad. Máme-li zapracován AI systém do klimatizační a otopné technologie a propojíme-li ho se stanicí sledující předpověď počasí, pak systém včas zapne vytápění nebo chlazení a předejde tak výkyvu interních teplot. Obdobně lze propojit rezervační systém s větráním a chlazením zasedací místnosti a umožnit úsporu nákladné úpravy teploty v dočasně nepoužívaném prostoru.
3.5 SOCIÁLNÍ ASPEKT V OBLASTI FACILITY MANAGEMENTU
Tento dokument je psán v době, kdy vyhodnocujeme rok pandemie Covid-19. Tato nestandardní doba nás všechny mnohému naučila. Pro vedení organizací bylo průkazné, že z velké většiny nebyl nikdo připraven na takovouto havarijní situaci, že zcela chyběly kvalitní havarijní plány pro oblast pandemie. Plně se zde uplatnily schopnosti „operativy“. Do budoucna je však potřeba tomuto předejít a zapracovat tato opatření do strategií a plánů obnov organizací a sídel.
Pandemie, a zejména obnova provozu organizací po pandemii, však přinesla ještě jiný, dříve existující, avšak pandemií obnažený pohled. Strach či nevůle pracovat formou virtuálního připojení (homeworkingu) byla zlomena pandemickou situací. Mnozí, kteří se této formy práce obávali, či manažeři, kteří si nedokázali představit koordinaci pracovníků v takovéto situaci, byli nakonec přesvědčeni, že toto je mnohdy schůdná a použitelná forma. Samozřejmě nikdy nenahradí osobní jednání a spolupráci „z očí do očí“, ale lze ji nyní považovat za plnohodnotnou variantu ke klasické formě pracovišť.
V mnoha provozech platí, že roční provozní náklady na 1 m2 pracoviště jsou dost vysoké. Alternativa, kdy část pracovníků přejde do homeworkingu, tak otevírá pole pro značné provozní úspory. Nejeden zaměstnavatel nyní plánuje zmenšení velikosti kanceláří. Nabízí se jednoduchá představa poměrového zmenšení stávajících ploch a počtů pracovišť, to však je zcela zavádějící. Nové formy práce, kdy fyzicky přítomní a virtuálně připojení pracovníci budou týmově spolupracovat, přináší zcela nové požadavky na formu komunikace, technologické vybavení i režimy práce. Ke slovu tak přicházejí nejdříve sociologové a jejich analýza chodu organizace. Jejich doporučení pak musí rozpracovat interiéroví architekti do nových podob pracovišť. Nedílnou součástí je vypracování „návodu“, jak na takovýchto pracovištích co nejefektivněji pracovat a toto je třeba pracovníky naučit. Facility manažeři tak zařazují do zcela inovované role „koordinátora“ přeměny pracovišť.
| Nejlépe toto vystihuje nová vize asociace facility manažerů IFMA: „Zařiďme budoucnost zastavěného prostředí tak, aby se svět stal lepším místem“. |
4 PROVOZ A ÚDRŽBA STAVEB
Tato druhá část dokumentu se opírá o dlouhodobé zkušenosti praktika v oblasti správy majetku. Ukazuje možnosti, jak se v praxi chovat jako správce zodpovědný za kvalitní funkce zařízení, jak si pomoci i na malých objektech, kde není efektivní nasazovat specializované software (CAFM). V této části lze nalézt i instrukce, jak se vypořádat s různými stavy techniky, co může být příčinou jejich špatné funkce atd.
4.1 PROCESNÍ CHARAKTER ÚDRŽBY
Plánovaná preventivní údržba (PPM = Plan Preventive Maintenance) je nepřetržitou a nikdy nekončící činností každého provozního útvaru. Skládá se ze stovek drobných a náročnějších úkonů, rozplánovaných do period týdnů, dvou týdnů, měsíců, čtvrtletí, pololetí, roků i víceletých období. Týká se všech částí a agregátů, ze kterých se celé složité zařízení skládá, ale také se týká opakujících se kontrolních úkonů, administrativních agend, organizačních aktů apod. Tedy patří sem vše, co se v činnosti obsluhy opakuje.
4.1.1 Plánovaná preventivní péče
Plánovaná preventivní údržba (PPM = Plan Preventive Maintenance) je základem údržby FM. Kvalitní plánovaná údržba snižuje četnost reaktivní a havarijní údržby. Podkladem pro sestavení harmonogramů PPM jsou požadavky výrobce na údržbu zařízení, respektive historické zkušenosti provozovatele (v případě odlišnosti od doporučení výrobce, by měly být provozovatelem doloženy a měly by podléhat odsouhlasení majitele stavby). Pokud dochází ke zvýšené četnosti poruch, lze periodicitu zkrátit, a tak předcházet provozním poruchám. Každý, kdo připravuje PPM, musí znát požadavky zařízení na spotřební materiál a včas objednat tyto prostředky na sklad.
Nedílnou součástí plánování údržby je i plánování pravidelných kontrol a forem nasazení diagnostik jak do fáze preventivní (kontroly stavu a opotřebení), tak později i do fází reakčních při vzniku poruchy či neshody. Toto by měl kvalitní správce/facility manažer ovládat a vědět, kdy a co včas ověřit či seřídit. Specifické postupy vyžaduje FM v případě provozu kolektorů.
4.1.2 Reaktivní a havarijní údržba
I při zachování veškeré prevence dochází při provozu budov a technologií k poruchám a havarijním situacím. Takovéto poruchy mohou mít charakter provozní poruchy s nízkou prioritou (protékající záchod, kapající kohoutek, nesvítící žárovka, nefunkční vyústek vzduchotechniky apod.), ale existují též poruchy, které vyžadují okamžitý zásah a nápravu (někdy se toto provádí dvoufázově – v první fázi se zamezí šíření poruchy a provizorně se zařízení zprovozní, v druhé fázi se pak s konečnou platností uvede do plně funkčního a vzhledově původního stavu).
Podle účelu stavby lze havarijní zásahy provádět externí zásahovou četou, která v předem stanovených termínech dorazí do budovy. V některých provozech je však třeba držet nonstop (24/7) službu. Tito pracovníci však vykonávají náhradní činnosti (PPM zásahy, kontrolní obchůzky, úklidy a čištění technologií, dozor na technickém dispečinku atd.) a systémem alarmu jsou odvoláni k okamžitému zásahu, což zlevňuje jejich náklady a je na poskytovateli údržbové služby, aby nalezl jejich nejefektivnější využití. Vždy je však potřeba pečlivě zvážit, zda je přítomnost havarijní čety v budově bezpodmínečná. Souběh více havárií se vyskytuje velice zřídka, a tak společná havarijní četa FM poskytovatele pro více klientů může výrazně zlevnit FM službu (je vhodné zpětně vyhodnotit četnost havarijních zásahů a případné rozhodnutí pro vlastní havarijní četu časem přehodnotit).
4.2 ODSTRAŇOVÁNÍ ZÁVAD A PORUCH
Definice – odstraňované události mají charakter závad či poruch technických zařízení či funkcí jiných služeb požadavků klientů, nespadající do rutinního provozního režimu (potřebného například u výrobních strojů ve výrobních závodech).
Závada na zařízení – je taková změna technických, energetických, vzhledových či bezpečnostních podmínek zařízení (systému), která omezuje jeho výkonnost, nebo zvyšuje jeho hlučnost či energetickou náročnost, nebo v malé a únosné míře zvyšuje riziko poškození zdraví osob nebo snižuje jeho estetické parametry nebo jejíž trvání je příčinou snížení jeho životnosti, avšak výskyt těchto jevů není natolik závažný, aby bylo nutno zařízení (systém) okamžitě vyřadit z provozu.
Porucha zařízení – je taková změna technických, energetických, vzhledových či bezpečnostních podmínek zařízení (systému), která omezuje jeho výkonnost tak, že zařízení (systém) není možné či účelné provozovat, nebo zvyšuje jeho hlučnost či energetickou náročnost tak, že zařízení (systém) není únosné a účelné provozovat, nebo ve značné míře zvyšuje riziko poškození zdraví osob, nebo výrazně snižuje jeho estetické parametry a výskyt těchto jevů je natolik závažný, že je nutno zařízení (systém) okamžitě vyřadit z provozu.
Havarijní porucha zařízení – je taková událost, která je charakterizována výskytem rizik ohrožení života a zdraví osob, nebo velké hmotné škody, nebo obojího současně.
Požadavek klienta – je přáním klienta mimo řešení událostí výskytu závad a poruch.
Požadavek (v požadavkovém systému) – je každý záznam, který byl vystaven klientem, pracovníkem poskytovatele, nebo systémem (a to i nahlášením poruchy či závady). Tento požadavek je iniciátorem procesu FM služby.
4.2.1 Řešení událostí
Obecně
Na úvod této pasáže je potřeba upozornit, že jiné postupy a nástroje se používají, jsou-li k dispozici CAFM systémy, často však lze použít i klasické (historické) postupy zápisů do knih či excelových tabulek, použití e-mailu či prosté zavolání telefonem. V následujících řádcích je proto popsán systém, který je použitelný jak pro CAFM (kde však uživatel respektuje dikci systému), tak i pro jednoduché systémy bez použití CAFM, resp. požadavkového systému. Čtenář ať si z textu vybere to, co je mu nejbližší.
Řešení událostí se organizuje na několika úrovních, přičemž je vždy vymezena osobní odpovědnost příslušných zaměstnanců za vyřešení události v normovaném čase. K řešení událostí v rámci dispečerského systému se využívá metodiky tzv. „help desku“, který je personifikován dispečerem ve službě. K veškeré registraci a evidenci událostí se využívá „požadavkový modul“ CAFM systému, který sleduje celý průběh procesu obdobně, jak je tomu v níže popsaném algoritmu pro využití „referentského“ způsobu řešení událostí. Nutnou zásadou pro efektivní řízení událostí je sledování osobních odpovědností jednotlivých etap procesu po časové ose od zadání události až po její řešení. K řešení událostí v případech, kdy jsou služby poskytovány tradičním „referentským“ způsobem, se postupuje například podle následujícího algoritmu (jedná se o případy, kdy poskytovatel ještě nepoužívá odpovídající SW nástroje):
- veškeré informace o událostech se předávají v pracovní době pouze určenému referentovi (manažerovi), který bezprostředně rozhodne o způsobu řešení hlášené události;
- mimo pracovní dobu se veškeré informace o událostech předávají recepčnímu ve službě, který bezprostředně předá informaci o události stanoveným způsobem určenému pracovníkovi provozního útvaru.
4.2.2 Zdroje hlášení o událostech
- především zaměstnanci útvaru technického provozu;
- klienti poskytovaných služeb;
- údaje sdělovačů soustavy ovládání, měření a regulace.
4.2.3 Způsoby sdílení informací o událostech
- elektronicky prostřednictvím požadavku v požadavkovém systému (ve starší formě i zasláním e-mailu);
- telefonicky;
- písemně;
- osobním sdělením.
Cílené vyhledávání závad a poruch technického zařízení se řídí denním rozvrhem kontroly budov a technických zařízení.
4.3 REGISTRACE UDÁLOSTÍ
Registrace každé události zahrnuje její evidenci a popis průběhu jejího vyřešení.
4.3.1 Evidence požadavku
Po obdržení informace o událostech ověří, případně zaeviduje pověřená osoba podle obsahu informace v registru událostí v „požadavkovém systému“ (provizorně do knihy událostí v písemné podobě). Každá událost se eviduje v samostatném formuláři (samostatném řádku), aby bylo možno vést průběžně záznamy o průběhu jejího řešení. Po dobu zavádění této metodiky se níže uvedeným způsobem registrují i události, o nichž jsou informace získávány ze sdělovačů soustavy řízení, měření a regulace (pokud je systém neregistruje automaticky). V případě písemné evidence si knihu událostí vzájemně předává pověřený referent a recepční ve službě tak, aby byla vždy k dispozici osobě, která v té době vede evidenci událostí.
Evidence události obsahuje:
- datum a čas, kdy zadavatel, respektive zodpovědná osoba, informaci o události obdržela a zaevidovala;
- název (jméno, specifikace) zdroje informace o události nejlépe z číselníkové evidence (menu nabídky);
- jméno zadavatele, který informaci o závadě či poruše hlášení zaevidoval (pokud není tato informace zavedena automaticky);
- obsah informace nejlépe z číselníkové nabídky (případně doplněný doslovným textem, i když zjevně neodpovídá skutečnosti – bude vysvětleno dále);
- skutečný stav události podle hlášení vyslaného zaměstnance provozního oddělení;
- jméno zaměstnance provozního útvaru, který skutečný stav zjistil a ověřil, s údajem času, kdy ověření proběhlo.
4.3.2 Evidence průběhu řešení
- postup řešení události, způsob, datum, čas, jméno zaměstnance, který závadu odstranil a popis způsobu odstranění;
- elektronický záznam o událostech nevyřešených v průběhu dne registrace události v registru trvajících závad a poruch (eventuální vyřazení karty událostí po jejich zavedení);
- jméno zaměstnance, kterému byla událost ohlášena v případě jejího nevyřešení ve dni registrace s časovým údajem a způsobem (záznamem v požadavkovém systému, telefonicky, písemně, osobně) tohoto ohlášení;
- v případě „požadavkových systémů“ jsou poslední dvě odrážky procesně ošetřeny „barevnou“ informací v systému a nastupující pracovník si vše vyčte pomocí uživatelských prohlížecích filtrů.
Cílem registrace událostí je úplný a aktuální přehled zjištěných, trvajících a vyřešených událostí vedených provozním oddělením. V požadavkovém systému CAFM programu mohou stav kontrolně sledovat i nadřízení manažeři s odpovídajícími přístupy do systému.
4.3.3 Průběh řešení události
Obecně
Ve stanovené době pověřený referent ihned po evidenci události vyšle v nejkratší možné době ke zjištění a ověření skutečného stavu hlášené události určeného zaměstnance provozního útvaru, který ihned podá zpětné hlášení o rozsahu události a o případných dalších podrobnostech. Obsah tohoto zpětného hlášení zapíše pověřený referent oddělení do příslušného záznamu v požadavkovém systému.
Po uvážení rozsahu závady či poruchy zástupce vedoucího provozního oddělení rozhodne o času a způsobu řešení události. Lhůta ke zjišťování rozsahu hlášených událostí má být co nejkratší – nejdéle do deseti minut. Malé provozní události, které omezují užívání technického zařízení budov, mají být odstraněny podle možností do patnácti až šedesáti minut. Termíny by měly být stanoveny v příslušných SLA smlouvách/přílohách a mohou být nastaveny i v KPI/CPI parametrech.
Řešení událostí takového rozsahu, které vyžaduje nasazení více zaměstnanců, popřípadě i rozličných kvalifikací, kterými provozní útvar nedisponuje, zajistí příslušný manažer organizaci prací a sjednává eventuální materiálové zajištění a pomoc, a to i formou outsourcingu.
V případě starší formy evidence požadavků, pokud je zřejmé, že se událost nepodaří vyřešit po dobu trvání aktuální směny, ve které byla evidována, se vyhotoví záznam o událostech nevyřešených ve dni evidence události v registru trvajících událostí (eventuální vyřazení karty trvajících událostí po jejich zavedení). V případě již zavedeného požadavkového systému CAFM se sleduje evidence průběžně včetně informace o překročení termínu zajištění.
Povinností pověřeného referenta je i každodenní urgence a zjišťování situace v řešení událostí, evidovaných elektronickým záznamem, které nebyly vyřešeny ve dni evidence. Takto je zajištěno, že žádná událost nebude opomenuta.
V mimopracovní době zaeviduje událost recepční ve službě a dále postupuje podle stanoveného postupu.
4.4 POŽADAVKOVÝ SYSTÉM V RÁMCI ÚDRŽBY
Vrátíme-li se ke čtyřem oblastem facility managementu, uvedeným hned v počátku tohoto textu, pak se minulé řádky věnovaly zejména prvním dvěma oblastem (správě prostor a údržbě technologické infrastruktury). Pro každého zaměstnance je však nejcitelnější oblastí zajišťování „měkkých“ služeb (viz 1.3.2). Počítačové systémy označované jako CAFM (Computer Aided Facility Management) nabízejí takzvané „Požadavkové moduly“ jako své subsystémy. Bývají doplněny dispečerskou formou tzv. help desků a jsou provázány na všechna relevantní evidenční data. Jsou-li takto zabudovány do jednotného prostředí, umožňují snazší identifikaci uživatele (pomoc pro dispečera), jeho implicitní lokalitu a jeho standardům odpovídající vztah k prostorám či vybavení, takže sestavit požadavek je snazší vzhledem k nabízeným volbám. Jednotná evidence v prostoru umožňuje spolu s postupně doplňovanou znalostní databází centralizovat dispečink do jediné lokality (dispečeři identifikací uživatele a budovy snadno získají mnoho dalších doplňkových informací, které pomohou rychleji směřovat požadavek k vyřízení, jednotně jsou přiřazeny náklady a jednotně elektronicky mohou být vyřizovány objednávky a fakturace vlastním či outsourcovaným službám). Facility manažeři jednotlivých budov jsou tím postupně uvolněni od záplavy telefonátů a osobních intervencí a manažeři budov se tak mohou více věnovat proaktivním činnostem (řízení, plánování a zvyšování kvality), než se věnovat činnostem reaktivním.
Jaké požadavky mohou vznášet obyvatelé budov na CAFM systém:
- Požadavky na údržbu a technologické opravy. Pravidelná údržba je z části předepsána výrobcem či přímo legislativou (například revize) nebo ji technici vykonávají na základě dlouholeté zkušenosti a znalosti provozu. CAFM systémy proto evidují souhrn pravidelných údržeb a oprav, které v zadaných intervalech generují jednorázové požadavky. Ty se zobrazí na obrazovce spolu s jednorázovými požadavky z titulu nálezů při kontrolních obhlídkách nebo při konkrétních poruchách či haváriích. Pravidelné požadavky mohou být do těchto registrů zaváděny i na základě požadavku environmentálních aspektů (ISO 14 000), bezpečnostních kontrol (OHSAS 18 000) apod.
- Jednotlivé požadavky na služby pro zaměstnance (uživatele budov) do systému zavádějí buď přímo uživatelé objektu, zaměstnanci nebo dispečeři nebo je zapisují jednotliví facility manažeři či jiní oprávnění pracovníci FM úseku, na které se obracejí jednotliví zaměstnanci (uživatelé budov) se svými potřebami. Rozsah typů požadavků může být stále rozšiřován (předně se jedná o činnosti, které FM dodavatel přímo zajišťuje), dále lze zaznamenávat i požadavky, které FM dodavatel pouze zprostředkovává. Pro evidenci či pozdější vyhodnocení je však záznam v dispečinku velkým přínosem. Help desky a jednotná forma evidence a vyřizování požadavků (žádostí o služby) navíc zvyšuje firemní kulturu.
4.5 MĚŘENÍ VÝKONU A KVALITA ÚDRŽBY
| FM smlouva by měla definovat požadované výsledky na výstupu (včetně klíčových výkonnostních a kvalitativních ukazatelů úrovně služeb, tzv. KPI/CPI) a případná omezení, nikoliv detailní popis provádění úloh, které mají být splněny. |
Z uvedené volné citace z normy je patrný významný posun ve vnímání služeb. Původní, a dodnes bohužel převažující forma specifikací služeb ve smlouvách, je založena na tzv. „definici požadavku na vstupu“. Zadavatel specifikuje, jaký požaduje postup práce, tzn., co se má přesně provést. Většinou ani neuvádí sankce pro případ nevykonání. Moderní forma zadání služby „na výstupu“ (jak je ze standardu v úvodním rámečku volně citována) předpokládá popsání požadovaného stavu po vykonání služby. Poskytovatel tak má volnost zvolit postupy a formy výkonu služby, které mu optimálně vyhovují s tím, že docílí požadovaného výstupu. Nesplnění požadovaného výstupu je pak posouzeno pomocí KPI/CPI a případně příslušně penalizováno/bonifikováno.
Nová celosvětová norma ISO 41000 a nové zkušenosti facility manažerů ukazují, že postup realizace služby by měl být ponechán na FM poskytovateli. Odběratel (klient) by si však měl velice dobře stanovit, co očekává na výstupu služby, toto přesně popsat a ohodnotit případné nedostatky penalizačním koeficientem. Tomuto koeficientu se říká KPI (Key Performance Indicator) a vyjadřuje výkon a kvalitu dodávky (viz kapitola 1.6).
KPI by se měl skládat z tzv. tvrdých aspektů, které jsou přesně číselně vyhodnotitelné (např. četnost poruch, rychlost reakce, teplota prostředí atd.). Tyto aspekty, je-li to možné, by měly tvořit cca 80 % všech nastavených KPI. Optimální formou generování těchto KPI je přímé vyhodnocení z CAFM systému (například z požadavkových modulů, z technologických monitoringů, z přístupových systémů apod.). Zbylých 20 % KPI lze stanovovat na základě přesně definovaných „pocitů“ uživatelů, osobního vnímání klienta na poskytování služby apod. Čím přesněji jsou stanoveny „mantinely“ tohoto vnímání, tím objektivnější je i výsledné KPI. Pro praktické použití není vhodné si stanovovat složitou stupnici, postačují stupně od 0–3 (5), respektive 0 a 1 pro vyjádření provedeno/neprovedeno.
KPI se stává nezbytným prvkem, který významně odlišuje dřívější správu majetku od současného vnímání FM. K jeho stanovení je však nezbytné provést kvalitní analýzu, stanovit si, co od služby očekáváme, co jsme ještě schopni akceptovat, a podle toho KPI nastavit.
5 PROVOZNÍ DOKUMENTACE SOUBORŮ TECHNICKÝCH ZAŘÍZENÍ BUDOV
Pevný řád, který vyžaduje racionální dělba práce, je v dobře fungujících provozech dán souborem provozní dokumentace. Ta může být rozdělena na soustavu provozních směrnic a soustavu provozních předpisů. Souborně lze tedy sestavit výčet provozní dokumentace, který bude obsahovat následující položky (opět vnímejme, že mnohé tyto dokumenty mohou být v digitální formě součástí CAFM systému):
- úplná a aktuální technická dokumentace k zařízení;
- organizační řád – hlavní zásady dělby kompetencí;
- soubor směrnic a předpisů;
- havarijní řád;
- číselník periodických prací;
- denní protokoly o provozu zařízení;
- záznam o odpracovaných hodinách;
- provozní kniha se zápisy o nerutinních událostech;
- záznam o technických parametrech zařízení;
- kniha závad;
- poruchová kartotéka;
- záznamy zapisovacích přístrojů (tiskáren);
- revizní knihy k vyhrazeným zařízením;
- evidence spotřeby energií a další podle potřeby.
5.1 PŘEDPISY A SMĚRNICE
Provozní směrnice při tomto uspořádání poskytují návody pro chování pracovníků v různých provozních i mimořádných situacích, vyjasňují vztahy podřízenosti a nadřízenosti a vymezují osobní odpovědnost jednotlivých pracovníků za přesně specifikované provozní činnosti. Provozní předpisy tvoří soustavu návodů k obsluze jednotlivých agregátů, pokyny pro provádění ošetřovacích a údržbových úkonů a pomůcky pro orientaci v rozsáhlém zařízení. Na názvu obou souborů dokumentace samozřejmě nezáleží. Je však zřejmé, že oba vznikají přímo v každém jednotlivém provozu a že nelze bez úprav přebírat dokumentaci z provozu jiného. Samozřejmě, že lze vysledovat pasáže téměř shodné, ale to se bude týkat většinou jen obecných zásad. Platí pravidlo, že soubory směrnic a předpisů vyjadřují právě specifiku každého zařízení, které je svým způsobem unikát. Zde je nutno připomenout, že provozní předpisy nelze jednoduše nahradit návody k obsluze zařízení v té formě, jak je přikládá dodavatel k dodávce zařízení. Je nutné je přepracovat a vyjmout z nich pouze části, které se týkají vlastní činnosti obsluhovatelů. Je samozřejmé, že je to velmi pracné, což ostatně platí i o zpracování provozních směrnic. Zkušenosti však potvrzují oprávněnost této pracnosti a lze vyslovit pravidlo, že čím obtížněji byl soubor provozní dokumentace sestavován, tím snadnější se jeví potom celá provozní činnost. Jen pro velmi nepřesnou orientaci: pro středně velký objekt může mít soustava pouze provozních směrnic kolem cca 50 stran textu.
Provozní předpisy a směrnice připravují pracovníci FM poskytovatele, což jsou u outsourcingu zaměstnanci dodavatelské společnosti, u inhouse zajištění to připravují pracovníci FM úseku organizace.
5.2 PROVOZNÍ ŘÁDY
V provozní praxi se často vyskytují pochybnosti o eventuální povinnosti zpracovat provozní řády k jednotlivým provozním souborům technických zařízení budov. V České republice platí taková právní úprava, že provozní řády jsou vytvářeny pro případy, ve kterých jsou taxativně stanoveny (například pro nízkotlaké kotelny ve smyslu vyhlášky č. 91/1993 Sb.), pro případy, kdy jejich sestavení a dodržování vede ke zjednodušení agendy povinných úkonů (například při prodloužení mezirevizních lhůt elektrických zařízení), a dále pro případy, kdy jejich sestavení je požadováno stavebním povolením, stavebním úřadem či jiným orgánem státního odborného či zdravotního dozoru, který je oprávněn takovýto požadavek stanovit.
O zpracování a vydání provozního řádu rozhodne rovněž provozovatel zařízení, uzná-li jej za potřebný, či z důvodů zvláštního zřetele (například ve smyslu § 100 zákona č. 258/2000 Sb.)
Lze však konstatovat, že v praxi platí obecně následující zásady:
5.2.1 Charakteristika provozních řádů
Provozní řády jsou pracovně bezpečnostním dokumentem. Povinnou přílohou provozních řádů je technická dokumentace vztažných technických zařízení budov a návody výrobců k obsluze zařízení.
Doporučený obsah provozních řádů a další bezpečnostní spojení
- Důležitá telefonní čísla;
- Technické charakteristiky zařízení;
- Povinnosti provozovatele;
- Povinnosti pracovníků obsluhy a údržby;
- Provozní kniha (deník);
- Základní bezpečnostní zásady;
- Zásady první pomoci;
- Předepsané vybavení provozu soustavy příslušného TZB;
- Odkaz na návody k obsluze soustavy příslušného TZB;
- Řešení havárií a případů požáru;
- Podpisy a datum vydání;
- Činnosti při využívání provozních řádů.
5.2.2 Závaznost provozních řádů
Provozní řády podepsané vydavatelem provozního řádu a pověřeným zástupcem vlastníka příslušného objektu jsou závazné pro všechny zaměstnance začleněné do skupin obsluhovatelů zařízení.
5.2.3 Distribuce provozních řádů
Každý ze zaměstnanců začleněný do skupiny obsluhovatelů příslušného provozního souboru TZB obdrží v tiskové podobě bezprostředně po svém zařazení do obslužné skupiny všechny provozní řády k zařízením, k jejichž provozování je určen (nejsou-li zavedeny v CAFM systému, i přesto je doporučeno umístit v blízkosti zařízení tištěnou verzi pro operativní účely).
5.2.4 Seznámení obsluhovatelů zařízení s obsahem provozních řádů
Každý ze zaměstnanců, začleněný do skupiny obsluhovatelů příslušného provozního souboru TZB, který obdržel provozní řády v tiskové podobě, je povinen je v určené lhůtě prostudovat a písemně potvrdit, že byl s jejich zněním seznámen. Při studiu provozních řádů je mu nadřízeným manažerem fyzicky předvedeno příslušné zařízení v provozu a vysvětlen jeho princip a rozmístění. Při tomto seznamování se zařízením prostuduje každý ze zaměstnanců návody k obsluze a údržbě. Seznámení se s tímto dokumentem by měl stvrdit podpisem či záznamem v CAFM evidenci.
5.2.5 Přezkoušení ze znalostí provozních řádů
Znalost provozních řádů ověřuje příslušný manažer formou řízené diskuze se zaměstnanci alespoň jednou ročně.
5.2.6 Aktualizace provozních řádů
Platnost a aktuálnost provozních řádů ověřuje provozní manažer srovnáním textu se skutečným stavem popisovaných zařízení a činností jednou ročně.
6 INDIKACE MOŽNÝCH ZÁVAD A PORUCH ZAŘÍZENÍ TECHNIKY PROSTŘEDÍ BUDOV
Tabulku lze používat obousměrně – tedy s její pomocí hledat zdroj problému, nebo ji použít jako podklad k plánu údržby směřující k vyloučení výskytu poruch a závad zařízení.
Výběr nejčastějších zdrojů a typů rizik závad a poruch zařízení techniky prostředí budov
| Zařízení | Výběr nejčastějších zdrojů (nositelů) a typů rizik (závad, poruch) |
| Ventilátory |
poškození lopatek → nevyváženost kola, snížení výkonu, zvýšení hluku zanesení lopatek → snížení vzduchového výkonu |
| Výměníky tepla pro ohřev / ochlazování vzduchu | |
| Ohřívače vzduchu (vzduch–kapalina) |
znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu znečištění (zanesení) vnitřních ploch teplosměnných trubek → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku teplonosné látky, rozregulování hydraulických sítí |
| Elektrické ohřívače vzduchu |
znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu, nebezpečí poruchy elektrické výstroje porucha elektrické výstroje → snížení výkonu, nebezpečí úrazu a požáru |
| Chladiče vzduchu (vzduch–kapalina) |
znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu znečištění (zanesení) vnitřních ploch teplosměnných trubek → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku teplonosné látky, rozregulování hydraulických sítí |
| Výparníky (vzduch–chladivo) |
znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu namrzání vlhkosti na teplosměnných plochách → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu disfunkce odmrazovacího zařízení → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu |
| Regenerační výměníky tepla (např. rotační) |
znečištění (zanesení) ploch pro přenos tepla a vlhkosti → snížení výkonu přenosu tepla a vlhkosti, snížení průtoku vzduchu disfunkce pohonu rotačního kotouče → snížení či nulování výkonu přenosu tepla a vlhkosti disfunkce ústrojí pro automatickou regulaci otáček kotouče → snížení účinnosti přenosu tepla a vlhkosti vznik netěsností mezi proudy vzduchu odváděného a přiváděného → snížení účinnosti přenosu tepla |
| Rekuperační výměníky zpětného získávání tepla (vzduch–nemrznoucí kapalina) |
znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu namrzání vlhkosti na teplosměnných plochách → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu disfunkce odmrazovacího zařízení → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu |
| Filtry vzduchu | |
| Odvinovací filtry |
mechanické poškození filtrační tkaniny → snížení odlučivosti filtru nadměrné znečištění filtrační tkaniny → snížení průtoku vzduchu, unášení prašných částic do vzduchovodu disfunkce pohonu odvinování filtru → snížení průtoku vzduchu, unášení prašných částic do vzduchovodu disfunkce automatiky odvinování filtru → snížení průtoku vzduchu, unášení prašných částic do vzduchovodu vznik netěsností kolem filtrační tkaniny → unášení prašných částic do vzduchovodu |
| Vložkové filtry včetně kapsových a tukových |
mechanické poškození filtrační tkaniny → snížení odlučivosti filtru vznik netěsností kolem filtrační tkaniny → unášení prašných částic do vzduchovodu nadměrné znečištění filtrační tkaniny → snížení průtoku vzduchu, unášení prašných částic do vzduchovodu |
| Elektrofiltry |
zanášení elektrod elektrofiltru → snížení odlučivosti filtru, unášení prašných částic do vzduchovodu disfunkce elektrické výstroje → snížení odlučivosti filtru, unášení prašných částic do vzduchovodu |
| Zvlhčovače vzduchu | |
| Zvlhčovače vodní |
částečné či úplné ucpání vodních trysek → snížení či nulování výkonu zvlhčovače, riziko zamrznutí předehřívače disfunkce oběhového čerpadla → nulování výkonu zvlhčovače, riziko zamrznutí předehřívače částečné či úplné ucpání vodního filtru → snížení či nulování výkonu zvlhčovače, riziko zamrznutí předehřívače disfunkce automatiky doplňování vody → riziko zamrznutí předehřívače disfunkce zařízení pro odkalování vodního zásobníku → zvýšení kontaminace oběhové vody, hygienické riziko |
| Odlučovače kapek |
mechanické poškození lamel → riziko unášení vodních kapek do dalších částí jednotky a do ventilátoru destrukce soustavy lamel → riziko unášení vodních kapek do dalších částí jednotky a do ventilátoru |
| Zvlhčovače parní |
částečné či úplné ucpání distribučních elementů → snížení či nulování výkonu zvlhčovače disfunkce obvodů pro regulaci zvlhčovacího výkonu → nedodržení nastavených hodnot relativní vlhkosti v prostoru disfunkce zařízení pro odvod zkondenzované páry → vytékání kondenzátu do strojoven |
| Jednotkové vyvíječe páry |
zkorodované elektrody vyvíječe → nedostatečný či nulový výkon vyvíječe zanesené elektrody vyvíječe → nedostatečný či nulový výkon vyvíječe disfunkce elektrické výstroje → nedostatečný či nulový výkon vyvíječe disfunkce zařízení pro doplňování vody → nedostatečný či nulový výkon vyvíječe nedostatečná úprava napájecí vody → zanášení a opotřebení elektrod → častá výměna |
| Elementy rozvodu vzduchu | |
| Protidešťové žaluzie |
koroze listů žaluzie → unášení částeček koroze do vzduchovodů, omezení možnosti nastavení polohy listů destrukce listů žaluzie → omezení možnosti nastavení polohy listů, vznik otvorů v žaluzii |
| Mřížky a distribuční elementy (vyústky) |
znečištění částí elementů → snížení průtoku vzduchu, unášení prašných částic do vzduchovodu či do prostoru vadné nastavení částí elementů → nedodržení parametrů distribuce vzduchu v prostoru, vznik rušivých proudů a nevětraných míst ucpání mřížek a distribučních elementů → snížení či nulování průtoku vzduchu |
| Protipožární klapky |
nezakreslení PK do projektové dokumentace → obtíže při obsluze a používání PK nepřístupnost PK → obtíže při obsluze a používání PK disfunkce spouštěcího ústrojí → disfunkce při požárním nebezpečí, nebo naopak nežádoucí uzavření sekce vzduchovodu disfunkce natahovacího ústrojí → nemožnost otevření PK manuálně nebo dálkovým povelem |
| Regulační klapky listové | disfunkce ovládacího ústrojí → vadné nastavení listů klapky → nedodržení parametrů distribuce vzduchu v sekcích vzduchovodů |
| Vzduchovody a komory |
vznik netěsností vadnou montáží nebo chvěním při provozu → úniky vzduchu při proudění vzduchovody, nedodržení parametrů distribuce vzduchu v sekcích vzduchovodů → nedodržení parametrů distribuce vzduchu v prostoru vnitřní znečištění vzduchovodů → hygienická rizika, nedodržení parametrů distribuce vzduchu v sekcích vzduchovodů → nedodržení parametrů distribuce vzduchu v prostoru |
| Směšovací a expanzní jednotky |
disfunkce směšovacích a regulačních elementů → nedodržení parametrů úpravy vzduchu v sekcích vzduchovodů → nedodržení parametrů množství a úpravy vzduchu v prostoru vnitřní znečištění jednotek → hygienická rizika, nedodržení parametrů distribuce vzduchu v sekcích vzduchovodů → nedodržení parametrů distribuce vzduchu v prostoru |
| Indukční jednotky |
disfunkce směšovacích a regulačních elementů expanzních komor výměníků tepla regulačních klapek u jednotek klapkových regulačních ventilů při regulaci průtoků otopné a ochlazené vody → nedodržení parametrů úpravy vzduchu přiváděného do prostoru |
| Podokenní a stropní cirkulační jednotky |
disfunkce výměníků tepla disfunkce regulačních ventilů při regulaci průtoků otopné a ochlazené vody → nedodržení parametrů úpravy vzduchu přiváděného do prostoru disfunkce ventilátoru cirkulačního vzduchu → nedostatečný výkon výměníků tepla → nedodržení parametrů úpravy vzduchu v prostoru |
| Tlumiče hluku | mechanické poškození → unášení částeček destruované hmoty do vzduchovodů → hygienické riziko, snížení účinnosti tlumení hluku |
| Chladicí zařízení | |
| Kompresor |
disfunkce manometrů → riziko snížení možnosti optimálního provozu teploměrů → riziko snížení možnosti optimálního provozu ukazatele tlaku oleje → riziko ohrožení sníženým mazáním stroje olejového tlakového diferenčního spínače → riziko ohrožení sníženým mazáním stroje snímače teploty oleje před a za chladičem oleje → riziko ohrožení sníženým mazáním stroje odlučovače oleje → riziko sníženého výkonu kompresoru vytápění olejové vany → riziko ohrožení sníženým mazáním stroje omezovače výkonu při rozběhu → riziko vzniku proudových špiček při startu kompresorů zařízení na regulaci výkonu → riziko neuspokojivého výkonu a neekonomického provozu ochranných obvodů → riziko ohrožení bezpečnosti zařízení a ekologických havárií nedostatečná kvalita (kyselost) a stav oleje → riziko zvýšeného opotřebení pohyblivých částí stroje |
| Vzduchem chlazený kondenzátor |
znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu → zvýšení kondenzačního tlaku, možnost reakce ochrany proti zvýšenému tlaku vysokotlaké strany disfunkce regulačního obvodu řízení chodu ventilátorů → dtto disfunkce ventilátorů kondenzátoru → dtto |
| Výparník (kapalina–chladivo) |
omezení průtokového průřezu pro proudění chlazené vody jeho zanesením → snížení tepelného výkonu výparníku → snížení chladicího výkonu chladicí jednotky → aktivace ochrany proti zamrznutí vody vznik netěsnosti v okruzích proudění vody či chladiva → riziko havárie chladicí jednotky vzájemným průnikem chlazené vody a chladiva, v krajním případě průnik vody do pracovního prostoru kompresoru |
| Vodou chlazený kondenzátor |
omezení průtokového průřezu pro proudění chladicí vody jeho zanesením → snížení tepelného výkonu kondenzátoru → zvýšení kondenzačního tlaku, možnost reakce ochrany proti zvýšenému tlaku vysokotlaké strany → snížení chladicího výkonu chladicí jednotky vznik netěsnosti v okruzích proudění vody či chladiva → riziko havárie chladicí jednotky vzájemným průnikem chlazené vody a chladiva, v krajním případě průnik vody do chladivového okruhu |
| Regulační (expanzní) ventil chladivového okruhu | disfunkce regulačního obvodu pro nastavování průtoku kapalného chladiva → porušení nastavení tlakových poměrů chladivového okruhu → snížení výkonu chladicí jednotky |
| Olejové hospodářství | disfunkce cirkulačního čerpadla mazacího oleje → riziko mechanického poškození točivých a kluzných částí chladicí jednotky → aktivace ochrany proti sníženému mazání |
| Chladicí věže |
disfunkce oběhového čerpadla chladicí kapaliny → snížení tepelného výkonu, → zvýšení kondenzačního tlaku chladiva, možnost reakce ochrany proti zvýšenému tlaku vysokotlaké strany disfunkce regulačního obvodu řízení chodu ventilátorů chladicího vzduchu → dtto disfunkce ventilátorů kondenzátoru → dtto |
| Suché chladiče vody (nemrznoucí směsi) pro ochlazování par chladiva v kondenzátoru |
znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu, snížení průtoku vzduchu → zvýšení kondenzačního tlaku, možnost reakce ochrany proti zvýšenému tlaku vysokotlaké strany disfunkce regulačního obvodu řízení chodu ventilátorů → dtto disfunkce ventilátorů kondenzátoru → dtto |
| Potrubní sítě – rozvody tepla a chladu pro vzduchotechniku | |
| Čerpadla |
destrukce lopatek oběžného kola → snížení výkonu čerpadla disfunkce ložisek oběžného kola → snížení výkonu čerpadla ucpávky kozlíkových čerpadel ložiska kozlíkových čerpadel přepnutí zdvojených čerpadel, není-li automatické |
| Uzavírací, regulační a pomocné armatury | vnitřní koroze a zanesení armatur → snížení průtoku protékající látky, zvýšení tlakových ztrát hydraulických okruhů, omezení uzavírací a případně regulační funkce, omezená či vyloučená možnost manipulace s ovladači armatur |
| Lapače nečistot | vnitřní koroze a zanesení → snížení průtoku protékající látky, zvýšení tlakových ztrát hydraulických okruhů |
| Vodní rozvody |
vnitřní koroze a zanesení armatur → snížení průtoku protékající látky, zvýšení tlakových ztrát hydraulických okruhů, riziko vzniku netěsností potrubních tras Vnější koroze → riziko vzniku netěsností potrubních tras |
| Pojistné zařízení hydraulických sítí | vnitřní koroze a zanesení armatur → riziko omezení či ztráty pojistné funkce, vznik netěsnosti armatury a únik kapaliny |
| Doplňovací a expanzní zařízení |
disfunkce zařízení pro úpravu doplňovací vody → zdroje a důsledky rizik viz výše „Zvlhčovače parní“ disfunkce automatického expansního zařízení → riziko provozních poruch hydraulických sítí (např. zavzdušňování) |
| Odlučovače a svody parního kondenzátu | zdroje a důsledky rizik, viz výše „Zvlhčovače parní“ |
| Zásobníky kapalin | vnitřní koroze → zeslabení (snížení tloušťky) stěny nádoby → riziko vzniku netěsností nádoby |
| Zdroj tepla | |
| Vodní kotel |
disfunkce regulátoru průtoku vody → riziko nedovoleného zvýšení teploty regulátoru min. stavu vody → riziko nedovoleného zvýšení teploty, snížení výkonu tlakoměrů → riziko poškození soustavy nedovoleným tlakem regulátoru teploty → riziko nedovoleného zvýšení teploty omezovače teploty, resp. bezpečnostního omezovače teploty, omezovače tlaku plnicího, vypouštěcího a odkalovacího zařízení a potrubí → riziko závad hydraulické soustavy zařízení na odkalení → riziko vzniku usazenin zařízení na doplnění vody → riziko výpadku kotle z provozu zařízení na odvzdušnění → riziko problémů s dopravou otopné vody plynových zařízení kotle → bezpečnostní riziko, riziko výpadku kotle z provozu elektrických zařízení kotle → bezpečnostní riziko, riziko výpadku kotle z provozu vadný stav a neúplnost tepelné izolace → riziko zvýšení tepelných ztrát nevyčištění kotle na straně spalin → riziko snížení výkonu použití neupravené vody → riziko ohrožení vodního prostoru kotle a potrubních systémů |
| Parní kotel |
disfunkce plničky (napáječky) → riziko chybějící vody v kotli omezovače výšky hladiny vodní náplně → riziko výpadku kotle z provozu regulátoru min. stavu vody → riziko ohrožení kotle zvýšením teploty a tlaku → riziko výpadku kotle z provozu teploměrů a tlakoměrů → riziko ohrožení bezpečnosti zařízení regulátoru teploty → riziko nežádoucí modulace výkonu kotle bezpečnostního omezovače teploty → riziko ohrožení bezpečnosti zařízení termopojistky → riziko ohrožení bezpečnosti zařízení zařízení na odkalení → riziko vzniku usazenin zařízení na doplnění vody → riziko nežádoucí modulace výkonu kotle, výpadku kotle z provozu zařízení na odvzdušnění → riziko poruch v distribuci tepla plynových zařízení kotle → bezpečnostní riziko, riziko výpadku kotle z provozu elektrických zařízení kotle → bezpečnostní riziko, riziko výpadku kotle z provozu vadný stav a neúplnost tepelné izolace → riziko zvýšení tepelných ztrát nevyčištění kotle na straně spalin → riziko snížení výkonu použití neupravené vody → riziko ohrožení vodního prostoru kotle a potrubních systémů |
| Tlakově nezávislá výměníková stanice |
disfunkce regulátoru teploty → riziko nežádoucí modulace výkonu výměníků zabezpečovacího zařízení výměníků → bezpečnostní riziko, riziko výpadku výměníkové stanice z provozu teploměrů a tlakoměrů → riziko ohrožení provozní bezpečnosti zařízení zařízení na odkalení → riziko vzniku usazenin zařízení na doplnění vody → riziko nežádoucí modulace výkonu kotle, výpadku kotle z provozu zařízení na odvzdušnění → riziko poruch v distribuci tepla bezpečnostního ventilu primárního přívodu tepla → bezpečnostní riziko, riziko výpadku výměníkové stanice z provozu výstražných zařízení → bezpečnostní riziko, riziko výpadku výměníkové stanice z provozu elektrických zařízení → bezpečnostní riziko, riziko výpadku výměníkové stanice z provozu vadný stav a neúplnost tepelné izolace → riziko zvýšení tepelných ztrát použití neupravené vody → riziko ohrožení výměníků a potrubních systémů |
| Tlakově závislá předávací stanice tepla |
disfunkce regulátoru teploty → riziko nežádoucí modulace výkonu zařízení zabezpečovacího zařízení předávacích stanic → bezpečnostní riziko, riziko výpadku stanice z provozu teploměrů a tlakoměrů → riziko ohrožení provozní bezpečnosti zařízení zařízení na odkalení → riziko vzniku usazenin zařízení na doplnění vody → riziko nedostatečné distribuce tepla výstražných zařízení → bezpečnostní riziko, riziko výpadku výměníkové stanice z provozu vadný stav a neúplnost tepelné izolace → riziko zvýšení tepelných ztrát Použití neupravené vody → riziko ohrožení výměníků a potrubních systémů |
| Kogenerační zařízení |
disfunkce zapalovacích svíček → riziko nenastartování motoru pákových převodů automatické regulace → riziko nežádoucí modulace výkonu kogenerační jednotky zapalovacího zařízení → riziko zastavení chodu motoru tlumičů chvění → riziko zvýšené hlučnosti a přenosu vibrací do základů, konstrukcí a stavby směšovače plynu → riziko neekonomického a neekologického provozu motoru turbodmychadla spalin → riziko neekonomického a neekologického provozu motoru filtru (čističe) plynu → riziko omezení výkonu motoru katalyzátoru → riziko neekologického provozu motoru ložisek generátoru → riziko opotřebení → snížení výkonu a ekonomie provozu olejového filtru → riziko poškození kluzných a valivých částí nedokonalým mazáním |
| Zařízení na udržování tlaku | |
| Uzavřené expanzní a ostatní tlakové nádoby |
vnitřní koroze → zeslabení (snížení tloušťky) stěny nádoby → riziko vzniku netěsností nádoby disfunkce povinné výstroje a armatur → riziko destrukce nádoby či vzniku netěsností nádoby |
| Oběhová čerpadla |
destrukce lopatek oběžného kola → snížení výkonu čerpadla disfunkce ložisek oběžného kola → snížení výkonu čerpadla ucpávka kozlíkových čerpadel ložiska kozlíkových čerpadel přepnutí zdvojených čerpadel, není-li automatické |
| Spalovací zařízení | |
| Hořák na kapalná paliva |
disfunkce motoru ventilátoru a čerpadla hořáku → riziko provozního výpadku hořáku ložisek ventilátoru a čerpadla → riziko opotřebení → snížení výkonu a ekonomie provozu palivového čerpadla → riziko provozního výpadku hořáku palivového filtru čerpadla → riziko nežádoucí modulace výkonu až po provozní výpadek hořáku palivového potrubí a hadic → riziko úniku paliva trysky a jejího filtru → riziko nežádoucí modulace výkonu až po provozní výpadek hořáku směšovacího zařízení → riziko nežádoucí modulace výkonu, neekonomický a neekologický provoz čidla plamene → riziko ohrožení bezpečnosti provozu zapalovacích elektrod a jejich seřízení → riziko ohrožení bezpečnosti provozu zařízení přívěry vzduchu → riziko nežádoucí modulace výkonu, neekonomický a neekologický provoz uzavírací vzduchové klapky → riziko ochlazování topeniště při klidovém stravu hořáku magnetického ventilu → riziko nežádoucího průniku paliva do spalovací komory při klidovém stavu hořáku řídicí jednotky → riziko nežádoucí modulace výkonu, neekonomický a neekologický provoz |
| Plynový hořák s ventilátorem |
disfunkce motoru ventilátoru → riziko provozního výpadku hořáku ložisek → riziko opotřebení → snížení výkonu a ekonomie provozu směšovacího zařízení → riziko nežádoucí modulace výkonu, neekonomický a neekologický provoz čidla plamene → riziko ohrožení bezpečnosti provozu zapalovacích elektrod → riziko ohrožení bezpečnosti provozu zařízení pro regulaci vzduchu → riziko nežádoucí modulace výkonu, neekonomický a neekologický provoz uzavírací vzduchové klapky → riziko ochlazování topeniště při klidovém stavu hořáku jištění při nedostatku plynu → riziko ohrožení bezpečnosti provozu tlakoměru plynu → riziko ohrožení bezpečnosti provozu uzavíracího zařízení plynu → riziko ohrožení bezpečnosti provozu plynových filtrů → riziko ohrožení provozní spolehlivosti hořáku regulátoru tlaku plynu → riziko ohrožení provozní spolehlivosti hořáku magnetických ventilů → riziko ohrožení bezpečnosti provozu řídicí jednotky → riziko nežádoucí modulace výkonu, neekonomický a neekologický provoz |
| Plynový hořák bez ventilátoru |
disfunkce klapky spalin → riziko nežádoucí modulace výkonu, neekonomický, neekologický a nehygienický provoz zapalovacích elektrod → riziko ohrožení bezpečnosti provozu zařízení pro kontrolu plamene (tepelné pojistky) → riziko ohrožení bezpečnosti provozu uzavíracích elementů regulátoru tlaku plynu → riziko ohrožení bezpečnosti provozu síta na vstupu vzduchu → riziko ohrožení provozní spolehlivosti hořáku trysky zapalovače → riziko ohrožení provozní spolehlivosti hořáku |
| Zařízení na odvod spalin | |
| Odvod spalin, včetně kompenzátorů, prvků pro vyrovnávání tepelné roztažnosti potrubí a čisticí otvory | |
| Tlumič hluku | mechanické poškození → unášení částeček destruované hmoty do vzduchovodů → hygienické riziko, snížení účinnosti tlumení hluku |
| Výměník pro získávání tepla ze spalin pro předehřev napájecí vody |
vnitřní koroze a zanesení průtokového průřezu pro proudění ohřívané vody → snížení tepelného výkonu výměníku, zvýšení hydraulických odporů sítě znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu výměníku, snížení průtoku spalin |
| Klapky v odvodu spalin, omezovače pohybu | disfunkce zařízení → negativní ovlivnění tahových parametrů komína |
| Ventilátor odvodu spalin |
poškození lopatek → nevyváženost kola, snížení výkonu, zvýšení hluku zanesení lopatek → snížení dopravního výkonu spalin |
| Komín | |
| Zařízení pro vypouštění vody zkondenzované ze spalin | zdroje a důsledky rizik |
| Provozní měřicí zařízení | disfunkce zařízení → neekonomický a neekologický provoz spalovací soustavy, pokles tepelného výkonu soustavy |
| Zařízení pro ohřev vody | |
| Zařízení na ohřívání vody kouřovými plyny |
Vnitřní koroze a zanesení průtokového průřezu pro proudění ohřívané vody → snížení tepelného výkonu výměníku, zvýšení hydraulických odporů sítě Znečištění (zanesení) teplosměnných ploch → snížení tepelného výkonu výměníku, snížení průtoku spalin |
| Zařízení pro ohřev vody (výměníky tepla typu voda-voda) |
omezení průtokových průřezů pro proudění vody jejich stěn korozí a zanesením → snížení tepelného výkonu, zvýšení tlakových odporů a ztrát primárních i sekundárních potrubních sítí, jejich rozregulování korozní narušení stěn → riziko vzniku netěsností a propojení primárních a sekundárních hydraulických okruhů |
| Plynová zařízení na ohřev vody | korozní narušení stěn → riziko vzniku netěsností a riziko úniku ohřívané vody |
| Elektrická zařízení na ohřev vody |
omezení průtokových průřezů pro proudění vody korozí jejich stěn a zanesením → snížení tepelného výkonu, zvýšení tlakových odporů a ztrát potrubních sítí, jejich rozregulování disfunkce elektrické výstroje ohřívače → snížení až nulování tepelného výkonu |
| Zařízení na ohřev vody kombinovaná | zdroje a důsledky rizik viz výše |
| Rozvaděče, regulační zařízení, kompresorová stanice | |
| Rozvaděče |
disfunkce vypínačů, tlačítek a spínačů → riziko vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení → neshoda požadovaných a skutečných parametrů vytvářeného mikroklimatu spínacích, řídicích a jisticích okruhů → riziko vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení → neshoda požadovaných a skutečných parametrů vytvářeného mikroklimatu optických a akustických kontrolních zařízení → riziko ztížené identifikace provozních i mimoprovozních stavů řízených zařízení → riziko nezaznamenání vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení znečištění a poškození úplnosti ochranných krytů a víček → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob nedotažení elektrických svorek → riziko tepelné zátěže spojů → zvýšení teploty spojů → vznik přechodových odporů → riziko přerušení elektrických obvodů a riziko zahoření poškození jističů, ochrana relé → riziko vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení → neshoda požadovaných a skutečných parametrů vytvářeného mikroklimatu nesprávnosti a poškození popisů elektrických obvodů → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob nedodržení jmenovité proudové zatížitelnosti a odpovídajícího jištění → riziko vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení nesprávnost a poškození popisu funkcí ovládacích elementů |
| Termostaty, jističe, tlakové spínače, hygrostaty |
znečištění, poškození a koroze, zakrytování a porušení těsnosti → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob neshoda předepsaných a skutečných hodnot neprovedení regenerace hygrostatů (pokud to vyžadují) → riziko negativního ovlivnění funkce hygrostatů znečištění a nedotažení elektrických spojů nesprávnost a poškození popisů elektrických obvodů |
| Regulační okruhy |
znečištění, poškození a koroze, porušení těsnosti → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob neshoda předepsaných a skutečných hodnot funkce → riziko nedodržení předepsaných parametrů mikroklimatu nedotažení elektrických spojů → riziko tepelné zátěže spojů → zvýšení teploty spojů → vznik přechodových odporů → riziko přerušení elektrických obvodů a riziko zahoření nesprávnost a poškození popisů elektrických obvodů → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob |
| Výstražná zařízení |
disfunkce disfunkce zařízení pro hlášení poruchy → riziko ztížené identifikace provozních i mimoprovozních stavů řízených zařízení → riziko nezaznamenání vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení optického a akustického signálu zařízení poruchových signalizací → riziko ztížené identifikace provozních i mimoprovozních stavů řízených zařízení → riziko nezaznamenání vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení znečištění, poškození a koroze, porušení těsnosti zákrytů → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob neshoda předepsaných a skutečných hodnot → riziko ztížené identifikace provozních i mimoprovozních stavů řízených zařízení → riziko nezaznamenání vzniku provozních poruch a poškození ovládaných zařízení včetně možnosti vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob i zařízení nedodržení mezních hodnot prodlevy → dtto nesprávné seřízení spínacích hodnot → dtto nesprávné seřízení zpoždění signálu mezních hodnot → dtto |
| Zapisovače, ukazovací přístroje |
disfunkce přepínačů měřicích míst → riziko snížení kontroly funkce zařízení přenosných měřicích přístrojů → riziko snížení kontroly funkce zařízení znečištění, poškození a koroze, porušení těsnosti → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob neshoda předepsaných a skutečných hodnot → signalizace dalších závad a poruch na zařízení MaR poškození psacích pásek, resp. polštářků, nedostačující naplnění registrační barvy posuvu papíru → riziko snížení kontroly funkce zařízení nedodržování přesnosti dálkového měření teplot → signalizace dalších závad a poruch na zařízení MaR nedodržování přesnosti dálkového měření tlaků → signalizace dalších závad a poruch na zařízení MaR |
| Řídicí číslicová technika (DDC) |
disfunkce logických obvodů signalizace poruch obslužné klávesnice spínacích povelů tiskárny chodu posuvu papíru monitoru a ostrosti obrazu napájení podcentrál dálkového měření relativní vlhkosti dálkového měření rychlostí proudu vzduchu dálkového měření rychlostí proudu vody zpracovatelské funkce → analogicky k předchozím odstavcům znečištění, poškození a koroze, porušení těsnosti → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob správnosti programů (test. paměti) → analogicky k předchozím odstavcům kontaktů funkčních modulů (desek) → analogicky k předchozím odstavcům naměřených hodnot a jejich věrohodnosti → analogicky k předchozím odstavcům |
| Kompresorová stanice a rozvody stlačeného vzduchu |
disfunkce ukazatele stavu oleje → riziko nekontrolovatelného stavu hladiny oleje → riziko zadření kompresoru kompresoru jako celku → riziko celkové disfunkce soustavy MaR tlakových spínačů → riziko negativního ovlivnění funkcí regulačních obvodů spínačů, jističů a redukčních stanic tlaku → riziko negativního ovlivnění funkcí regulačních obvodů automatického odlučovače vody → riziko poškození okruhů MaR zvýšenou vlhkostí odvlhčovacího zařízení → riziko poškození okruhů MaR zvýšenou vlhkostí zařízení pro odvodnění tlakové nádoby a redukční stanice → riziko poškození okruhů MaR zvýšenou vlhkostí příslušenství rozvodů stlačeného vzduchu → riziko snížení výkonových ukazatelů kompresoru znečištění, povrchové poškození a koroze → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob nepostačující náplň oleje → riziko zadření kompresoru zanesení filtru → riziko snížení výkonových ukazatelů kompresorové stanice znečištění filtru → riziko snížení výkonových ukazatelů kompresorové stanice netěsnost rozvodů stlačeného vzduchu → riziko snížení výkonových ukazatelů kompresorové stanice |
| Elektrické regulátory, vysílače veličin, řídicí členy |
znečištění, poškození a koroze, porušení těsnosti přístrojů → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů, nebezpečí dotyku elektrických zařízení pod napětím → ztížení kontroly a údržby zařízení a vyvolání situací ohrožujících bezpečnost osob neshoda předepsané a měřené (skutečné) hodnoty → riziko negativního ovlivnění parametrů umělého mikroklimatu nesprávné seřízení regulátoru → riziko negativního ovlivnění parametrů umělého mikroklimatu disfunkce elektropohonů regulačních orgánů → riziko negativního ovlivnění parametrů umělého mikroklimatu |
| Pneumatické regulátory, vysílače, řídicí členy |
neshoda předepsaných a naměřených (skutečných) hodnot znečištění, poškození a koroze, porušení těsnosti přístrojů → riziko obtížného nalezení kontrolních a montážních otvorů → ztížení kontroly a údržby zařízení |
7 VYUŽÍVÁNÍ OFFICE NÁSTROJŮ K ŘÍZENÍ JEDNODUCHÉHO PROVOZU A ÚDRŽBY
Činnosti při správě a provozu technických zařízení budov provázejí lidstvo od samotných počátků osídlování krajiny. Jakákoliv stavba, ať slouží pro bydlení, výrobu, administrativu, zdravotnictví či k jinému využívání, vždy vyžaduje některá technická zařízení k tomu, aby mohla sloužit svému účelu. Profese správce domovní techniky je tedy stejně tradiční, jako jsou činnosti při výstavbě. Nástroje, které dříve techničtí správci využívali, se nelišily od nástrojů výrobních a rovněž pomůcky administrativní, potřebné pro řízení těchto činností, nebyly nikterak originální – ve zjednodušeném vyjádření šlo o tužku a papír. Tento stav setrvával až do zavádění prostředků výpočetní techniky, které umožnily v podstatě vznik nové metodiky, nazývané facility management zahrnující nejširší škálu podpůrných služeb a zvyšující všestrannou efektivitu činností, pro něž jsou příslušné stavby či jejich komplexy určeny.
Tím je vlastně řečeno, že fungování metodiky FM v plném rozsahu je správnou funkcí podpůrných prostředků ICT přímo podmíněno. V současné době je k dispozici celá řada speciálních nástrojů CAFM, jak se toto uplatnění výpočetní techniky označuje.
Správa a provoz technických zařízení budov je, jak je výše uvedeno, odjakživa vnímáno jako podpora činností hlavních, které se v budovách odehrávají. Logicky se tedy do portfolia služeb FM zahrnuje. A jakkoli se ukazuje, že v ostatních FM službách se výpočetní technika naprosto organicky využívá, pro značný podíl provozů technických zařízení budov tato zásada neplatí a podmínky, za kterých je zařízení provozováno, připomíná dobu, o které byla zmínka výše.
Nebudeme zde řešit nástroje řemeslné – i ty lze na trhu najít ve velmi moderní podobě oproti stavu, který panoval před sto lety.
Technické systémy řízení provozních souborů postupně přecházejí od rozměrných rozvaděčů k soustavám měření a regulace s využitím výpočetní techniky a ve značné míře se zvláště u nových budov setkáváme s velíny (dispečinky), vybavenými řídicí DDC technikou s monitory, na kterých je možné sledovat provozní fyzikální parametry v aktivních schématech provozních souborů s možností změn jejich nastavení. Tiskárny editují jak data provozní, tak i poruchová a historické databanky umožňují náhled do událostí, které se odehrály před značnou dobou.
Nástroje řízení provozních agend jsou však přesto v nezanedbatelné části technických správ objektů totožné s těmi historickými – tedy „tužka a papír“.
V dalším textu je naznačeno, jak lze využít obecně dostupné výpočetní techniky k výraznému zvýšení kvality vedení provozních agend, ať už se jedná o personální řízení provozních procesů, evidenci a registraci závad a poruch, řízení a sledování periodického ošetřování technických zařízení, materiálně technické zásobování a odběratelskou činnost či o řízení lidských zdrojů.
Takto využívaná výpočetní technika umožní vždy čitelnou interpretaci dokumentů všeho druhu, jejich dokonalou archivaci a přístupnost s využitím běžně dostupného internetu a někde i intranetových sítí i sdílení dokumentů, včetně transferu jakýchkoliv zpráv, požadavků a zadávání úkolů. Je však potřeba zdůraznit, že pro rozsáhlejší a komplikovanější systémy budov a technologií se již bez CAFM a propracovaných požadavkových systémů neobejdeme. Proto následující pasáže vnímejte jako návod na obecné principy řízení a jako jednoduché a levné formy pro menší rozsahy a současně jednodušší technologie.
Především je možné zavést pasport technických zařízení například v aplikaci „Excel“ na základě vyplňování buněk například podle následujícího záhlaví (později lze toto přenést do CAFM systémů):
| Název dílu (agregátu) | Součást agregátu | Typ – model | Sériové číslo | Inventární číslo | Rok výroby | Další Identifikace | Počet | Výrobce |
| Dodavatel | Záruka do | Servis | Umístění | Číslo výkresu | Profes. obor | Charakt. rozměr (m) | Jmenovitý průměr DN (m) | Rozměry (m) |
| Plocha (m2) | Objem (m3) | Hmotnost (kg) | Napětí (V) | Proud (A) | Příkon (kW) | Otáčky (1/min) | Jmen. tlak PN(Pa) | Přetlak (Pa) | Teplota (°C) | Průtok (m3/s) |
Vyplněný dokument je potom výbornou pomůckou pro tvorbu plánu periodického ošetřování zařízení, pro plánování sortimentního minima náhradních dílů, provozních hmot a spotřebního materiálu a rovněž pro objednávání outsourcovaných zásahů do zařízení. V elektronické podobě se v „prostém“ a přístupném Wordu úspěšně rovněž vedou, aktualizují i editují veškeré směrnice, provozní předpisy a návody, vedou se v ní provozní knihy, knihy vzkazů a provozní řády. Konečně je žádoucí postupně pořídit v elektronické podobě i úplnou a aktuální dokumentaci skutečného stavu zařízení v souladu s ustanovením § 125 zákona č. 183/2006 Sb., stavební zákon, v platném znění.
Různé vzory „papírově“ vedených knih závad a poruch je možné nahradit elektronickou evidencí rovněž v „Excelu“ vyplňováním buněk například podle následujícího záhlaví:
Levá strana rozevřené knihy A4
| Datum podání požadavku nebo hlášení | Čas podání požadavku nebo hlášení | Zdroj požadavku nebo hlášení | Příjemce požadavku nebo hlášení | Doslovný text požadavku nebo hlášení | Vyřazení evidenční karty | Komu přiděleno k vyřízení |
Pravá strana rozevřené knihy A4
| Datum a čas přidělení k vyřízení | Popis řešení požadavku nebo hlášení | Datum a čas vyřízení | Zařazení evidenční karty | Poznámka |
V této souvislosti je možné s výhodou modifikovat agendu evidence a registrace (vyřizování) závad a poruch do řízení událostí a jakýchkoliv požadavků a evidovat je obdobným způsobem, jak je tomu u závad a poruch. Zde je možno využít běžného programového vybavení PC, kde aplikace „Outlook“ zahrnuje i složku „Úkoly“, která umožňuje přidělování (zadávání) úkolů jednotlivým zaměstnancům elektronickou poštou a stejně tak lze sledovat i postup plnění zadaného úkolu jakéhokoliv druhu. Současně se tak vytvářejí seznamy splněných a nesplněných požadavků a jejich osobní přiřazení. Všechny tyto dokumenty lze jednoduše editovat. Tím se rozšiřuje působnost technického dispečinku i o působnost v rámci celé technickohospodářské správy budovy. Samozřejmě je tato metodika podmíněna přístupností připojených počítačů všem technickým zaměstnancům a jejich základní počítačová gramotnost. Toto však již v současné době přestává být problémem.
Plánování a sledování plnění plánu periodického ošetřování technických zařízení je přímo určeno k převedení do „Excelu“. Databázi položek jednotlivých úkonů a označení periodicit, například týden, dva týdny, měsíc, čtvrtletí, pololetí, rok a více let umožňuje aplikace Excel filtrovat na soubory jednotlivých periodicit a například ve „Wordu“ poté vytvářet tabulkové plány na čtvrtletí a týdny, až po vypracování plánů na jednotlivé dny, úkony a zaměstnance. Takto lze plánovat i úkony outsourcované.
Materiálně technické zásobování může být založeno na tabulkovém vyjádření sortimentního minima položek v Excelu a následně s využitím čárového kódu, resp. QR kódu jednotlivých položek udržovat optimální stav skladových zásob.
Konečně řízení rozvoje lidských zdrojů může mít elektronickou podobu obdobnou plánování periodického ošetřování zařízení – udržování a zvyšování kvalifikace jednotlivých zaměstnanců má totiž rovněž charakter periodicity.
Závěrem lze tedy rekapitulovat, že optimální nasazení výpočetní techniky v oblasti správy infrastruktury v pravém smyslu slova má samozřejmě podobu pořízení kompletního CAFM. Pokud však není nasazení CAFM v možnostech některého z provozovatelů, může si svou situaci vylepšit „vlastními silami“ a technikou, kterou má k dispozici tak, jak je v příspěvku naznačeno.
8 SLEDOVÁNÍ A ŘÍZENÍ PROVOZU
Obvyklým způsobem provozování technických zařízení velkých budov byla v minulosti nepřetržitá přítomnost obsluhovatelů v objektech. I nyní se setkáváme s nepřetržitě obsazenými velíny a dispečinky (tzv. 24/7), jejichž služba je trvale přítomna pro případ, „kdyby se něco stalo“. Přitom pravděpodobnost nutného zásahu při záchraně majetku či odvrácení ohrožení osob v objektech mimo hlavní provozní dobu je poměrně nízká. Podmínkou je ovšem velmi důsledně vedené preventivní ošetřování zařízení.
Například při současné praxi provozování technických zařízení v souboru více než deseti budov jednou provozovatelskou společností nastává tato situace jednou či dvakrát do měsíce, což lze dobře vykrýt zásahem pohotovostní služby.
Udržování nepřetržité přítomnosti obsluhovatelů v budovách náklady na tuto službu výrazně prodražují. Ekonomové pak porovnávají tyto náklady s částkami, které figurují při vyřizování eventuálních pojistných událostí.
Tento nový přístup je patrný zvláště při obsluze plynových kotelen. Dřívější praxe trvalé obsluhy i u kotelen velkých výkonů bývá po instalaci potřebných zabezpečovacích okruhů nahrazována obsluhou občasnou, kterou příslušná vyhláška č. 91/1993 Sb., připouští.
Za těchto podmínek si společnosti, které zabezpečily přenos provozních dat kotelen s použitím modemů do centrálních dispečinků a provozují současně bezmála stovku kotelen, zajišťují osobní přítomnost topiče v kotelnách třeba i jen jednou týdně.
Do této situace vstupuje nový fenomén internetu věcí (IoT viz kapitola 3.4.1). Současná globalizace průmyslových a dalších procesů směřuje k zavádění „chytrých technologií“ s využíváním sběru hromadných dat o funkcích naprosto rozličných technických zařízení všeho druhu. V současnosti umožňuje informační architektura založená na internetu výměnu služeb a zboží mezi veškerými prvky, zařízeními a objekty připojenými k síti. IoT využívá síťového připojení nejen předmětů každodenní potřeby, které bývají často vybaveny určitým druhem inteligence, ale zejména pak i skladebných částí složitějších systémů, mezi něž bezpochyby patří i provozní soubory technických zařízení budov. V tomto kontextu může být internet platformou, jejímž prostřednictvím různá zařízení elektronicky komunikují a vyměňují si informace s okolním světem. Na IoT tedy můžeme nahlížet jako na skutečnou evoluci všeho, co známe pod názvem internet – s mnohem větší vzájemnou konektivitou, lepším zpracováním informací a dokonalejšími inteligentními službami.
Vývoj sledování a řízení provozu systémů technických zařízení budov již po delší dobu směřuje k centralizaci managementu obsluhy i místně vzdálených budov a objektů z jednoho řídicího centra. Lze očekávat, že budoucnost přinese i metodiky řízení operativních zásahů do provozních souborů umístěných i mimo zemi sídla centrálního dispečinku. Ostatně zmíněný příklad praxe již znám.
V této souvislosti se nabízí vize řešení příkladu provozního problému, který spočívá v poruše funkce některé ze skladebných částí systému technického zařízení budovy situované v libovolné vzdálenosti od řídicího centra. Informaci o události podrobně vyspecifikovanou snímačem fyzikální veličiny v rámci IoT zpracuje operátor podle datových údajů systému CAFM (příp. CDE z BIM) až do podrobností týkajících se možného popisu případu, specifikace eventuálních náhradních dílů a pracovních postupů, které sdělí místní obsluze porouchaného zařízení pro fyzické sjednání nápravy.
V současné době však je běžné, že denní rutinu zajišťuje provozní směna. Ta je složena z dispečera ve službě, který ji řídí a z dalších pracovníků dělnických profesí, při větším počtu sledovaných budov a provozů i techniků.
8.1 CHARAKTERISTIKA A KOMPETENCE DISPEČINKU SLUŽEB
V této souvislosti je nutné pojednat o klasickém dispečerském způsobu řízení. Jde o to, že v každé směně, která má na starosti provoz zařízení všech smluvně sledovaných objektů a odstraňování drobnějších poruch, je určen jeden kvalifikovaný a zkušený pracovník do funkce dispečera. Zde opět záleží na rozsáhlosti a počtu zařízení a počtu obsluhovatelů. Ve větších provozech vykonávají dispečerské funkce obvykle středoškoláci a je tedy nasnadě, že se jedná o dispečery profesionální, kteří se trvale střídají ve směnném cyklu. V menších provozech pak mohou dispečerskou funkci zastávat i obsluhovatelé, kteří se jinak účastní běžných manuálních činností. V těchto případech pak platí, že dispečer ve službě je vybaven značnými pravomocemi: jemu podřízené provozní směně nesmí nikdo dávat žádné příkazy, jeho rozhodnutí nesmí nikdo měnit. Pokud jsou instrukce dispečera ve službě v rozporu s provozními řády a dalšími platnými právními a vnitřními dokumenty a na upozornění nesjedná nápravu, odvolá ho jeho nadřízený ze služby.
Dispečer rozhoduje o tom, které z technických zařízení budov bude spuštěno a vypnuto a rovněž o tom, kdy a v jakém rozsahu bude smluvní služba poskytována. Jeho povinností je řešení všech provozních situací a organizace odstraňování závad a poruch zařízení, včetně havarijních.
Odpovědnost dispečera ve službě je tedy odpovědností za výsledek činnosti zařízení a služeb ve smluvní působnosti poskytovatele služeb FM.
V tomto dokumentu popisujeme dispečink sloužící pro zajištění správy budov a FM služeb. Musíme ale zmínit, že souběžně mohou být na areálech i jiné dispečinky, které jsou specializované na souběžné služby – jako například:
- Bezpečnostní dispečink (tzv. PCO = pult centrální ochrany);
- Požární dispečink;
- Dopravní dispečink.
8.2 ÚKOLY DISPEČINKU SLUŽEB
Dispečink služeb se řídí pracovními postupy operativního řízení a je nepřetržitě obsluhován provozní směnou.
Vstup do dispečinku je povolen pouze členům provozní směny a jejich nadřízeným a dalším osobám pouze se svolením dispečera ve službě.
Dispečink služeb soustřeďuje veškeré informace o aktuálních provozních stavech a parametrech provozovaných technických zařízení budov a o aktuální úrovni smluvně poskytovaných služeb.
Dispečink služeb vede dále následující agendy:
- koordinace činnosti odborných opravárenských skupin dodavatelů outsourcingových služeb při opravách závad a poruch a při odstraňování havarijních situací ve spravovaných objektech;
- přijímání a plnění požadavků na technické zabezpečení programových akcí zákazníka;
- zabezpečování poradenské konzultační činnosti pro zákazníka při využívání možností provozované budovy;
- koordinace plánu údržby a oprav zařízení zajišťovaných centrální skupinou údržby společnosti poskytující služby facility managementu;
- centrální příjem a evidence hlášených a zjištěných závad a poruch na technickém vybavení objektů a zajišťování jejich odstranění prostřednictvím provozní směny technického dispečinku a centrální skupinou údržby společnosti poskytující služby facility managementu;
- zajišťování údržby a oprav technických zařízení technického dispečinku;
- vedení agendy bezpečnosti práce a činnosti evidenčního a perspektivního technického rozvoje správy a provozu zařízení;
- dispečinky mohou být rozšířeny i o moderní formy „měkkých“ služeb pro jednotlivé klienty tzv. concierge po vzoru zavedených systémů služeb pro hotelové hosty.
Povinnosti a kompetence dispečera ve službě:
Dispečer ve službě:
- je odpovědný za provoz dispečinku a za bezchybnou funkci zařízení a za úroveň smluvně poskytovaných služeb, jakož i za efektivní činnost celé provozní směny, které je nadřízen;
- pokud není vybaven osobním přenosným pojítkem, setrvává po celou dobu své směny nepřetržitě na dispečinku. Výjimku pro přerušení výkonu služby pak tvoří pouze doba zákonné přestávky v práci, případy úrazu, havárie, ohrožení osobní bezpečnosti, zdravotní důvody a odvolání ze služby. V době uvedených výjimek ho zastupuje určený příslušník provozní směny;
- řídí provoz technických zařízení budov v rozsahu místních podmínek podle stanoveného provozního režimu a k řízení, obsluze a kontrole zařízení, která nejsou ovladatelná z dispečinku, vysílá členy směnové služby a řídí jejich činnost;
- vede veškerou provozní dokumentaci, zejména pak evidenci poruch a závad a organizuje jejich odstraňování. V případě nutnosti vyhlašuje stav pohotovosti a plní další úkoly podle řízených dokumentů a havarijního plánu.
Dispečer ve službě má stálý přehled o:
- venkovních klimatických parametrech;
- vnitřních klimatických parametrech budov;
- provozních stavech technických zařízení budov v rozsahu místních podmínek;
- stanoveném regulačním stupni dodávky elektrické energie, plynu, vody;
- stavu osvětlení společných prostorů budov;
- pohybu cizích osob v prostorách budov, do kterých zasahuje působnost dispečinku;
- pohybu členů směnové služby po objektech;
- parametrech poskytovaných služeb podle místních podmínek.
8.3 PROVOZNÍ SMĚNA
Struktura a stanoviště provozní směny:
- provozní směna sestává z dispečera ve službě, který ji řídí a z dalších zaměstnanců technických či obslužných profesí, kteří jsou do provozní směny určováni manažery poskytování FM služeb.
- základním stanovištěm provozní směny je dispečink služeb.
Povinnosti provozní směny:
- rutinní činnost celé provozní směny se plánuje a vykazuje pomocí formuláře denního protokolu o provozu zařízení a poskytování smluvních služeb FM a výkonu rutinních činností dispečinku.
- formulář denního protokolu o provozu zařízení a výkonu rutinních činností technického dispečinku obsahuje jednotlivé úkony tak, že každý úkon je číslován a má svou řádku. Ve svislých sloupcích je uvedeno, v jakých časových údobích během dvaceti čtyř hodin a jak často se úkon provádí. Ke každému číslovanému úkonu je zpracován v příslušném pracovním postupu přesný návod, aby práce byly vždy vykonány jednotně a aby nemohlo docházet k chybným výkladům pracovních instrukcí. Splnění úkonu příslušným pracovníkem směnové služby se pak zaznamená pouhým proškrtnutím políčka formuláře bez zdlouhavého zapisování do provozních knih.
- evidence je tedy jednoduchá a hlavně, na nic nelze zapomenout. K vyplněnému formuláři se připojí denní záznamy řídicího systému, a tím je kompletována denní dokumentace provozu, která průkazně vypovídá o průběhu celého pracovního dne a kterou lze velmi pohodlně archivovat potřebný počet roků podle firemního skartačního pořádku. Tyto záznamy lze nahradit využitím příslušného programu FM pro výpočetní techniku.
Složení provozní směny:
- členy provozní směny mohou být pouze pracovníci kvalifikovaní, zkušení a dokonale obeznámení s funkcí a rozmístěním veškerého technického zařízení budov a rozsahem smluvních služeb. Provozní směna zahrnuje zaměstnance klíčových profesí s přihlédnutím k jejich, pokud možno univerzálnímu využití.
- zařazení členů provozní směny je následující:
- dispečer ve službě, nadřízený zaměstnancům v operativní službě;
- zaměstnanci v operativní službě v aktuálně stanoveném počtu.
Povinnosti zaměstnanců v operativní službě:
- neprodleně plní příkazy dispečera ve službě;
- neustále udržují spojení s dispečinkem podle směrnice o spojení;
- řídí se rozpisem denních úkolů podle denního protokolu o provozu zařízení a výkonu rutinních činností technického dispečinku;
- veškeré práce provádějí zásadně v pořadí, které určí dispečer;
- hlásí dispečerovi neprodleně splnění každého úkolu;
- v případě určení zastupují dispečera ve službě;
- v době mezi plněním jednotlivých úkolů se zdržují pouze na určeném místě.
Denní provozní rutina obsahuje denně se opakující kontrolní a ošetřovací úkony. Formulář denního provozního protokolu pak obsahuje tyto úkony tak, že každý úkon je číslován a má svou řádku. Ve svislých sloupcích se pak uvede, v jakých časových údobích během dvaceti čtyř hodin a jak často se úkon provádí. Ke každému číslovanému úkonu existuje v příslušném provozním předpisu přesný návod, aby práce byly vždy vykonány jednotně a aby nemohlo docházet k chybným výkladům pracovních instrukcí. Splnění úkonu příslušným pracovníkem se pak zaznamená pouhým proškrtnutím políčka formuláře bez zdlouhavého zapisování do provozních knih. Evidence je tedy jednoduchá a hlavně, na nic nelze zapomenout. K vyplněnému formuláři se připnou denní záznamy měřicích přístrojů/ústředny/, a tím je i kompletována denní dokumentace provozu, která průkazně vypovídá o průběhu celého pracovního dne a kterou lze velmi pohodlně archivovat potřebný počet roků podle podnikového skartačního pořádku.
9 PERIODICKÁ ÚDRŽBA A OŠETŘOVÁNÍ ZAŘÍZENÍ
Provozní manažer před začátkem každého čtvrtletí vydává plán periodických prací sestavený pouze v číselných kódech po týdnech pro každé pracoviště. Vedoucí každého pracoviště pak rozpracovává formulářem plán po týdnech na jednotlivé pracovníky a směny. Tak je s předstihem zajištěno, že každý pracovník ví, kterou práci má kdy vykonat a předem odpadají výmluvy typu „nevěděl jak, neměl nářadí a materiál“. Po splnění úkolu každý podepíše příslušné políčko formuláře a přímý nadřízený potvrdí svým podpisem převzetí práce. Evidence splněných úkonů je tudíž velice jednoduchá a adresná a nahrazuje zdlouhavé zápisy do různých knih. Archivace záznamů o provedených úkonech opět spočívá pouze v uchování podepsaných plánovacích formulářů. Dlužno znovu připomenout, že tato plánovací metodika se osvědčuje pro veškerou agendu technické správy budov.
Toto vše je již zakomponováno v CAFM systémech.
9.1 PŘÍKLADY ÚKONŮ PERIODICKÉHO OŠETŘOVÁNÍ TECHNICKÝCH ZAŘÍZENÍ BUDOV
Příklad obsahu přípravné databáze úkonů periodického ošetřování obvyklého rozsahu technických zařízení budov a pro provádění správních úkonů a činností kromě každodenních kontrolních a obslužných činností:
| A | Zařízení pro dopravu vzduchu |
| A1 | Ventilátory |
| A2 | Pohony |
| B | Výměníky tepla |
| B1 | Ohřívače vzduchu (vzduch – kapalina) |
| B2 | Elektrické ohřívače vzduchu |
| B3 | Chladiče vzduchu (vzduch – kapalina) |
| B4 | Výparníky (vzduch – chladivo) |
| B5 | Regenerační výměníky tepla (např. rotační) |
| B6 | Rekuperační výměníky zpětného získávání tepla (vzduch – nemrznoucí kapalina) |
| B7 | Rekuperační výměníky vzduch – vzduch |
| C | Filtry vzduchu |
| C1 | Odvinovací filtry |
| C2 | Vložkové filtry včetně kapsových a tukových |
| C3 | Elektrofiltry |
| C4 | Absorpční filtry |
| C5 | Aerosolové filtry |
| D | Zvlhčovače |
| D1 | Zvlhčovače vodní |
| D2 | Odlučovače kapek |
| D3 | Zvlhčovače parní s vyvíječem páry |
| D4 | Zvlhčovače parní bez vyvíječe páry |
| D5 | Vyvíječ páry |
| E | Elementy rozvodu vzduchu |
| E1 | Protidešťové žaluzie |
| E2 | Mřížky a distribuční elementy (vyústky) |
| E3 | Protipožární klapky |
| E4 | Regulační klapky listové |
| E5 | Vzduchovody a komory |
| E6 | Směšovací a expanzní jednotky |
| E7 | Indukční jednotky |
| E8 | Podokenní a stropní cirkulační jednotky |
| E9 | Tlumiče hluku |
| E10 | Vzduchotechnické zařízení pro odvod tepla a kouře |
| F | Chladicí zařízení |
| F1 | Kompresor |
| F2 | Vodou chlazený kondenzátor |
| F3 | Vzduchem chlazený kondenzátor |
| F4 | Výparník (kapalina – chladivo) |
| F5 | Příslušenství |
| F6 | Chladicí věže |
| I | Potrubní sítě – rozvody tepla a chladu pro vzduchotechniku |
| I1 | Čerpadla |
| I2 | Uzavírací, regulační a pomocné armatury |
| I3 | Lapače nečistot |
| I4 | Vodní rozvody a expanzní nádoby |
| I5 | Odlučovače a svody kondenzátu |
| I6 | Zásobníky kapalin |
| J | Zdroj tepla |
| J1 | Vodní kotel (viz též ČSN 07 0240) |
| J2 | Parní kotel |
| J3 | Tlakově nezávislá výměníková stanice (viz též ČSN 06 0830) |
| J4 | Kogenerační zařízení |
| J5 | Tlakově závislá předávací stanice tepla (viz též ČSN 06 0830) |
| K | Zařízení na udržování tlaku (viz též ČSN 06 0830) |
| K1 | Uzavřené expanzní a ostatní tlakové nádoby (viz též ČSN 69 0012) |
| K2 | Oběhová čerpadla |
| K3 | Omezovače minimálního a maximálního tlaku |
| L | Spalovací zařízení |
| L1 | Hořák na kapalná paliva |
| L2 | Plynový hořák s ventilátorem (viz též ČSN 07 0703) |
| L3 | Plynový hořák bez ventilátoru |
| M | Zařízení na odvod spalin |
| M1 | Odvod spalin, včetně kompenzátorů, prvků pro vyrovnávání tepelné roztažnosti potrubí a čisticí otvory |
| M2 | Tlumič hluku |
| M3 | Výměník pro získávání tepla ze spalin |
| M4 | Klapky v odvodu spalin, omezovače pohybu |
| M5 | Ventilátor odvodu spalin |
| M6 | Komín |
| M7 | Zařízení pro vypouštění vody zkondenzované ze spalin |
| M8 | Provozní měřicí zařízení |
| N | Zařízení pro ohřev vody (viz též ČSN 06 0830) |
| N1 | Zařízení na ohřívání vody kouřovými plyny |
| N2 | Zařízení pro ohřev vody (výměníky tepla typu voda – voda nebo typu chladivo – voda) |
| N3 | Plynová zařízení na ohřev vody |
| N4 | Elektrická zařízení na ohřev vody |
| N5 | Zařízení na ohřev vody kombinovaná |
| O | Rozvaděče, regulační zařízení, kompresorová stanice |
| O1 | Rozvaděče |
| O2 | Termostaty, jističe, tlakové spínače, hygrostaty |
| O3 | Regulační okruhy |
| O4 | Výstražná zařízení |
| O5 | Zapisovače, ukazovací přístroje |
| O6 | Řídicí číslicová technika (DDC) |
| O7 | Kompresorová stanice a rozvody stlačeného vzduchu |
| O8 | Elektrické regulátory, vysílače veličin, řídicí členy |
| O9 | Pneumatické regulátory, vysílače, řídicí členy |
| P | Pohony |
| P1 | Elektromotory |
| P2 | Řemenové převody |
| P3 | Spojky |
| P4 | Řetězové náhony |
| P5 | Převodovky |
| P6 | Servopohony |
| Q | Potrubní síť a topidla soustav ústředního vytápění |
| Q1 | Čerpadla |
| Q2 | Uzavírací a regulační armatury |
| Q3 | Odlučovače nečistot |
| Q4 | Potrubí |
| Q5 | Otopná tělesa (žebrová tělesa, desková tělesa, konvektory) |
| R | Kotelny a sklady paliva |
| R1 | Kotelny |
| R2 | Sklady kapalného paliva |
| S | Elektrická silnoproudá zařízení |
| S1 | Silové okruhy |
| S2 | Zásuvkové a světelné okruhy |
| S3 | Silové spotřebiče |
| S4 | Technologické okruhy silnoproudu |
| S5 | Náhradní zdroj elektrické energie – generátor |
| S6 | Náhradní zdroj elektrické energie – UPS |
| S7 | Povinné úkony souhrnně |
| S8 | Práce na venkovních vedeních VVN |
| S9 | Práce na venkovním vedení VN |
| S10 | Práce na venkovních vedeních NN |
| S11 | Práce na kabelech s kovovým povrchem uložených v zemi |
| S12 | Práce na kabelových vedeních |
| S13 | Práce na kabelových kanálech |
| S14 | Práce na trakčních vedeních |
| S15 | Práce na nadzemním sdělovacím vedení |
| S16 | Práce na podzemních kovových kabelech |
| S17 | Práce na točivých strojích synchronních |
| S19 | Práce na točivých strojích asynchronních |
| S20 | Práce na komutátorových derivačních motorech |
| S21 | Práce na elektrických odlučovacích zařízeních |
| S22 | Práce na rtuťových usměrňovačích |
| S23 | Práce na transformátorech, tlumivkách a reaktorech |
| S24 | Práce na pracovních a ochranných pomůckách pro elektrická zařízení |
| S25 | Práce na zařízení transformoven a spínacích stanic VN a VVN |
| S26 | Práce na akumulátorovnách a nabíjecím zařízení |
| S27 | Práce na tlakovzdušném zařízení elektrických stanic |
| S28 | Práce na zámcích a klíčích elektrických stanic |
| S29 | Práce na stavební části a vybavení elektrických stanic |
| S30 | Práce na ochranách a automatice rozvodných stanic |
| S31 | Práce na měřicích přístrojích a elektroměrech |
| S32 | Práce na přístrojových transformátorech |
| S33 | Práce na tlakovzdušných vypínačích |
| S34 | Práce na bleskojistkách |
| S35 | Práce na elektrickém přenosném nářadí |
| S36 | Práce na elektromechanickém nářadí |
| S37 | Práce na přístrojích pro svařování polypropylénu a polyethylénu |
| S38 | Práce na zařízení pro kompenzaci indukčního výkonu |
| T | Slaboproudá elektrická zařízení |
| T1 | Spojové prostředky drátové |
| T2 | Spojové prostředky bezdrátové |
| T3 | Rozhlasové zařízení |
| T4 | Zařízení jednotného času |
| T5 | Elektrická požární signalizace |
| T6 | Elektrická zabezpečovací signalizace |
| T7 | Uzavřený televizní okruh |
| T8 | Anténní technika |
| T9 | Přípojky televizních a radiových sítí |
| U | Zdvíhací zařízení |
| U1 | Výtahy |
| U2 | Fasádní plošiny |
| U3 | Manipulační plošiny |
| U4 | Eskalátory |
| U5 | Kladkostroje |
| V | Doplňková technická zařízení |
| V1 | Motorová vozidla |
| V2 | Potrubní pošta |
| V3 | Stabilní hasicí zařízení – střední pěna |
| V4 | Odpadové hospodářství |
| V5 | Umývárna a servis automobilů |
| V6 | Organizační technologie garáží |
| V7 | Zařízení kuchyňské technologie |
| V8 | Automatické dveře a zákryty |
| V9 | Elektrické zámkové systémy |
| V10 | Mechanické dopravní systémy |
| V11 | Technické vybavení fitcentra a solária |
| V12 | Technické vybavení kuželníku |
| V13 | Technické vybavení herny |
| V14 | Technické vybavení prádelny |
| V15 | Jevištní technika |
| V16 | Venkovní žaluzie s automatickým spouštěním |
| W | Organizační, zásobovací a administrativní úkony |
| W1 | Organizace práce |
| W2 | Zásobování |
| W3 | Kontrolní činnost |
| W4 | Rozvojová činnost |
| W5 | Zvyšování kvalifikace |
| W6 | Osobní agenda |
| X | Bezpečnost práce a požární ochrana |
| Y | Stavební část a úklidové práce |
| Y1 | Stavební část |
| Y2 | Úklidové práce |
| Y3 | Interiérové vybavení |
| Y4 | Mobiliář |
| Y5 | Vnější komunikace |
| Y6 | Vnější zeleň |
| Y7 | Vnitřní zeleň |
| Z | Zdravotní technika |
| Z1 | Rozvody vody |
| Z2 | Kanalizace, odpady |
| Z3 | Plynová odběrní zařízení |
| Z4 | Regulační stanice plynu |
| Z5 | Automatické vodní hasicí zařízení |
| Z6 | Čisticí zařízení typu LAPOL |
| Z7 | Čističky odpadních vod |
| Z8 | Přečerpávací stanice |
| Z9 | Technické vybavení bazénu |
10 MATERIÁLNĚ TECHNICKÉ ZÁSOBOVÁNÍ (MTZ)
Materiálně technické zásobování a odběratelská činnost souvisí neoddělitelně s každodenní provozní rutinou. Nejvýhodnější je, když pracovník, určený pro zásobování a pro zajišťování dodavatelů externích prací, přímo patří do provozního útvaru, je zainteresován na jeho pracovních výsledcích a zná technické potřeby provozu. Únosným kompromisem je ještě vyčlenění pracovníka cizího útvaru MTZ pro zásobování provozu. Naproti tomu se zásadně neosvědčuje pouhé předávání požadavků cizímu MTZ, které se spokojí s odesláním objednávky. Zde je často nutný osobní kontakt s dodavateli, situační obratnost a schopnost pohotové volby ekvivalentů v případě nedosažitelnosti objednaného zboží.
Základem solidního materiálového zabezpečení je dlouhodobé plánování a včasné uplatňování objednávek. To je podmíněno existencí rozpisu sortimentního minima náhradních dílů a spotřebního materiálu s určením v rozmezí množství, které má být skladováno či má být k dispozici pro spotřebu. V každém případě jde vždy o stovky položek mnoha profesních oborů. Efektivním nástrojem řízení správy MTZ je metodika například čárových kódů nebo QR kódů ve spojení s využitím SW nástroje „skladové hospodářství“.
11 POMŮCKA PRO VYZKOUŠENÍ PROVOZNÍCH SOUBORŮ TECHNIKY PROSTŘEDÍ
Pro vyzkoušení provozních souborů se doporučuje zaměřit se níže uvedené oblasti.
11.1 ZAŘÍZENÍ VYTÁPĚNÍ STAVEB
u zařízení vytápění staveb zvláště na problematiku zařízení automatického řízení hořáků, výstroje kotlů a příslušenství hydraulických okruhů, tj.:
- automatiky směšovacích čerpadel;
- automatické přípravy hořáků ke startu;
- automatického udržování hladiny vody v expanzních nádržích;
- automatického záskoku čerpadel pro doplňování vody;
- ovládání hlavního uzávěru plynu;
- automatického záskoku čerpadel pro dopravu kapalných paliv;
- kaskádového řízení kotlů;
- řídicích a signalizačních okruhů, ovládaných z ovládacích skříní hořáků;
- pojistného zařízení zdroje tepla podle ČSN 06 0830;
- zařízení pro hlídání hladiny vody v otopných okruzích (v kotlích);
- čerpadel hydraulických okruhů;
- bezpečnostních okruhů kotelny, tj. vypnutí zařízení kotelny při:
- přerušení dodávky elektrické energie;
- přerušení funkce nuceného odvodu spalin, případně při přerušení funkce přirozeného odvodu spalin vlivem poruchy instalovaného zařízení;
- stisknutí vnějšího bezpečnostního tlačítka.
11.2 ZAŘÍZENÍ PRO OCHLAZOVÁNÍ STAVEB
u zařízení pro ochlazování staveb (zvláště na problematiku zařízení automatického řízení chladicích jednotek, výstroje chladicích jednotek a příslušenství hydraulických okruhů), tj.:
- automatiky oběhových čerpadel chladicí vody;
- automatické přípravy chladicích jednotek ke startu;
- automatického udržování hladiny a tlaku vzduchového polštáře chlazené vody v expanzních nádržích včetně zdroje stlačeného vzduchu;
- automatického záskoku čerpadel pro doplňování chlazené vody;
- kaskádového řízení chladicích jednotek;
- řídicích a signalizačních okruhů, ovládaných z ovládacích skříní chladicích jednotek;
- zařízení pro hlídání hladiny vody v chladicích okruzích a řízení výkonu chladicích věží včetně ochran;
- čerpadel hydraulických okruhů chlazené a chladicí vody včetně zálohových čerpadel;
- okruhů regulace tlakových diferencí mezi rozdělovači a sběrači.
11.3 ZAŘÍZENÍ OHŘEVŮ CHLADICÍCH VĚŽÍ A POTRUBNÍCH PŘÍVODŮ K CHLADICÍM VĚŽÍM
u zařízení ohřevů chladicích věží a potrubních přívodů k chladicím věžím bezpečnostních okruhů zdroje chladu, tj. – vypnutí:
- zařízení zdroje chladu při přerušení dodávky elektrické energie (doběhový režim);
- elektrických spotřebičů při výpadku ochranných nadproudových relé;
- chladicích jednotek při výskytu poruchy elektrického vybavení (vnitřní diagnostika řídicího systému chladicích jednotek);
- chladicích jednotek při dosažení nastavené minimální žádané teploty vody ve výparníku;
- zařízení zdroje chladu při stisknutí vnějšího bezpečnostního tlačítka;
- zařízení zdroje chladu při stisknutí vnitřního bezpečnostní tlačítka;
- nuceného větrání prostoru zdroje chladu při výskytu poruchy;
- zařízení zdroje chladu při reakci snímače teploty vzduchu v prostoru zdroje chladu;
- zařízení zdroje chladu při reakci snímače zaplavení prostoru zdroje chladu;
- zařízení zdroje chladu při reakci ochrany proti zvýšenému tlaku par chladiva na výtlaku kompresorů;
- zařízení zdroje chladu při reakci ochrany proti sníženému tlaku par chladiva na sání kompresorů;
- zařízení zdroje chladu při reakci ochrany proti snížené intenzitě mazání pohyblivých částí kompresorů;
- zařízení zdroje chladu při reakci ochrany proti nedostatečnému průtoku chladicí a chlazené vody;
- provozních stavů zdroje chladu;
- automatického zápisu provozních veličin;
- dálkového hlášení výskytu havarijních stavů a poruch;
- sledování a zapisování;
- provozních hodnot veškerých provozuschopných zařízení zdroje chladu v nepřetržitém provozu po dobu 72 hodin;
- teplot chlazené vody na výstupu a vstupu u výparníků jednotlivých chladicích jednotek;
- teplot chladicí vody na výstupu a vstupu u kondenzátorů jednotlivých chladicích jednotek;
- tlaků par chladiva na sání a výtlaku kompresorů jednotlivých chladicích jednotek;
- tlaků mazacího oleje u jednotlivých chladicích jednotek;
- proudové zátěže elektromotorů jednotlivých chladicích jednotek;
- tlaků vody u jednotlivých čerpadel chlazené a chladicí vody;
- tlaku vzduchu v expanzních nádržích;
- hladiny vody v expanzních nádržích;
- teploty olejové náplně.
11.4 ZAŘÍZENÍ VZDUCHOTECHNIKY
(zvláště na problematiku)
- postupného uvedení všech vzduchotechnických zařízení do chodu na dohodnutou dobu v běžných provozních podmínkách;
- teploty ložisek a zatížení elektromotorů, rotujících částí strojů a klidný chod ventilátorů;
- funkci a stav výměníků tepla, filtrů, praček vzduchu, regulačních klapek a dalších elementů klimatizačních jednotek;
- vibrace přenášené do točivých strojů na stavební konstrukce a na vzduchotechnické potrubí;
- funkčnost a vazby regulačních okruhů měření a regulace výměníků ohřevu a chlazení vzduchu;
- zregulování a proměření výkonových parametrů všech koncových prvků vzduchotechnických zařízení může být provedeno po zajištění příslušných finančních prostředků.
11.5 ZAŘÍZENÍ PRO MĚŘENÍ A REGULACI
(zvláště na problematiku)
- funkci automatického řízení a regulování chodu všech připojených technologických zařízení v režimu inteligentních podcentrál a autonomních regulátorů;
- přesnost měření dostupných měřicích obvodů;
- funkce regulačních a ovládacích obvodů po přestavení žádaných hodnot či ručního povelu;
- zapnutí a vypnutí zařízení ručním povelem;
- funkce všech ochranných obvodů a poplachových hlášení.
11.6 ZAŘÍZENÍ ZDRAVOTNĚ TECHNICKÝCH INSTALACÍ
(zvláště na problematiku)
- běžného provozu veškerých odběrů vody, funkce cirkulace teplé vody a odvodu odpadních vod;
- těsnosti potrubí;
- funkci všech odběrních a odpadních míst odběru studené a teplé vody;
- běžného provozu veškerých odběrů plynu, dodržení provozních přetlaků před spotřebiči;
- těsnost a pevnost potrubí (provedení předepsaných zkoušek těsnosti a pevnosti);
- funkce všech odběrních míst plynovodu, provedení odvzdušňovacího potrubí – zkoušky provozuschopnosti, zkoušky při vpouštění plynu.
11.7 ELEKTRICKÁ ZAŘÍZENÍ SILNOPROUDÁ
(zvláště na problematiku)
- funkce měřicích zařízení, hodnoty spotřeby a stav el. zařízení při plném zatížení el. spotřebičů, a to jak v hlavním rozvaděči, podružných rozvaděčích, tak v el. obvodech v návaznosti na zkoušená zařízení;
- prohlídky a ověření funkčnosti osvětlovací soustavy;
- funkčnosti záložních systémů (DA, UPS, bateriové systémy apod.) včetně zkoušky pod zátěží.
11.8 ELEKTRICKÁ ZAŘÍZENÍ SLABOPROUDÁ
(zvláště na problematiku)
- ozvučení vnitřních komunikací;
- elektrické požární signalizace;
- strukturované kabeláže;
- příjmu TV signálu včetně uzavřených TV obvodů;
- soustavy jednotného času;
- komunikační zařízení;
- elektrická zabezpečovací signalizace;
- přenosu dat, zejména internetu;
- kvality příjmu „bezdrátového“ provozu.