Autoři: JUDr. Libor Vaňous, Ing. Josef Sláčal, CSc., Ing. Vladimír Blažek, CSc.

Stav: kontrola 2022, aktualizace 2015, vydání 2005

Anotace:
Tato pomůcka popisuje nepříjemnou, leč nezbytnou součást činnosti autorizovaných osob – práci s dokumenty. Obsahuje přehled základních pojmů, popis spisovny a jejího organizování, skartační řízení a další postupy při evidenci a ukládání dokladů i elektronických dokumentů.

Upozornění k textu

OBSAH

	Úvod
1	Autorizované osoby a práce s dokumenty
1.1	Základní pojmy
1.2	Zákon 360/1992 Sb., a zákon č. 499/2004 Sb.
1.3	Autorizované osoby a zákonné požadavky
2	Postupy autorizovaných osob
2.1	Spisovna ve firmě AO
2.2	Standard postupu AO v malé firmě
2.3	Postupy v projektových firmách
2.4	Organizační a technické dokumenty AO
2.5	Archiválie
2.6	Požadavky na vybavení spisovny
3	Ostatní postupy
3.1	Evidence obchodních případů
3.2	Ukládání účetních dokladů
3.3	Práce s elektronickými dokumenty
4	Přílohy
4.1	Evidence obchodních případů AO (formát *.doc)
4.2	Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů (formát *.doc)
4.3	Seznam dokumentů předaných do spisovny (formát *.doc)
4.4	Kniha zápůjček ze spisovny (formát *.doc)

 

---

ÚVOD

MP 7.3 Spisová agenda je součástí soustavy metodických pomůcek, popisujících činnosti autorizovaných osob. Metodické pomůcky popisují běžnou činnost autorizovaných osob, upozorňují na její odlišnosti od činnosti kvalifikovaných osob ve výstavbě, na problémové okruhy této činnosti a současně poskytují autorizovaným osobám v rámci systému PROFESIS pokud možno související informace.

Metodická pomůcka MP 7.3 popisuje nepříjemnou, leč nezbytnou součást činnosti autorizovaných osob – práci s dokumenty. Každá autorizovaná osoba, ať v postavení svobodného povolání, osoby samostatně výdělečně činné, ale i v postavení zaměstnance či podnikatele, se dostává do pozice, kdy musí nejenom pracovat s dokumenty ať v psané či elektronické formě a tyto dokumenty uchovávat a spravovat po dobu technicky či zákonně nutnou.. Nutnost vrátit se k již jednou dokončeným dokumentům vyplývá z vlastního pojetí procesu investiční výstavby ať v projektování (tam téměř vždy), tak v provádění staveb. Změna spisového materiálu v archivní se týká pouze omezeného okruhu dokumentů, je však upravena zákony a předpisy a proto vytváří i součást odpovědnosti v rámci činnosti autorizovaných osob.

Činnosti autorizovaných osob jsou zde popsány s uvedením potřebné míry odpovědnosti autorizovaných osob podle právních předpisů, smluvních ujednání, zvyklostí i etického řádu ČKAIT vůči společnosti a zákazníkovi.

Činnosti autorizovaných osob jsou uvedeny z hlediska splnění jejich úlohy ve správě dokumentace. Tyto postupy a činnosti nejsou vázány na výši honoráře za jejich činnost, neboť jsou objektivně nutné. Jejich řádné ocenění je rovněž součástí obchodní přípravy zakázky, v níž se stanoví, které výkony jsou základní a které doplňující při zachování smluvní volnosti a dodržení etických pravidel.

Tato metodická pomůcka si neklade za cíl postihnout celou problematiku. Jejím účelem je především popis běžné úrovně výkonu činnosti autorizovaných osob, přenesení zkušeností pro ty, kteří do profese teprve vstupují, a upozornění na její etické či právní limity.

Metodické pomůcky jsou materiálem živým, neustále doplňovaným, popisují aktuální stav požadavků a představy o výkonu činnosti autorizovaných osob. Nejsou tedy, a ani si nedávají za cíl být jedinou a předepsanou možností výkonu činnosti autorizovaných osob.

1 AUTORIZOVANÉ OSOBY A PRÁCE S DOKUMENTY

1.1 ZÁKLADNÍ POJMY

Archiv – zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně.

Archivnictví – obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součást národního kulturního dědictví, plní funkce správní, informační, vědecké a kulturní.

Archiválie – dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním,vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou. O tom, že dokument má trvalou hodnotu, rozhodne ve skartačním řízení příslušný archiv, který dohlíží na vyřazování (skartaci) dokumentů.

Archivní fond – soubor archiválií vzniklý výběrem z dokumentů vytvořených činností fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku.

Archivní pomůcka – informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jejich částí.

Archivní sbírka – soubor archiválií navzájem propojený jedním nebo několika společnými znaky (např. vytvořený záměrnou sběratelskou činností, z různých potřeb a na základě různých hledisek, bez zřetele na jejich původce – sbírka prospektů, sbírka fotografií a negativů apod.).

Číslo jednací – číslo, pod kterým je dokument (písemnost) zapsána v podacím deníku. Všechny došlé dokumenty se v den, kdy byly doručeny, opatří otiskem podacího razítka a číslem jednacím.

Datová schránka – elektronické úložiště, datový prostor, který je vyhrazen pro orgán veřejné moci nebo právnickou osobu nebo podnikající fyzickou osobu nebo pro fyzickou osobu. Do datové schránky jsou orgánem veřejné moci doručovány datové zprávy související s úkony vůči orgánům veřejné moci. Datová schránka je součástí Informačního systému datových schránek (ISDS). Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra.

Datové objekty – počítačové soubory a databáze, adresáře, stromové struktury adresářů určené pro technickou dokumentaci zakázky zpracované na výpočetní technice. Druh datového objektu závisí na SW, na kterém se dokumentace zpracovává.

Datová zpráva – elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.

Deník odeslané pošty – (také kniha odeslané pošty) evidenční pomůcka, do které jsou v časovém a číselném pořadí zapisovány odesílané dokumenty (dokumenty) označené číslem jednacím. Jednací číslo může být shodné s číslem jednacím, pod kterým byl zapsán dokument (písemnost) v dané věci do organizace (firmy) došlý, nebo může být jednací číslo přidělováno samostatně v rámci odesílané pošty. Samostatně je obvykle vedena kniha vystavených a odeslaných faktur, evidence smluv aj.

Digitální uchovávání dokumentů – systém (program) pro evidenci a ukládání dokumentů a dokumentace v elektronické (digitální) formě.

Dokumentace – soubor dokumentů systematicky uspořádaných k určitému tématu a za určitým účelem.

Dokumenty – písemné, obrazové, zvukové, elektronické nebo jinak zaznamenané informace (výkresy, mapy, diagramy, obrazy, fotografie, mikrofilmy, mikrofiše, zvukové záznamy, elektronické dokumenty) ať již v podobě analogové či digitální, které byly vytvořeny původcem nebo byly původci doručeny. Zrušený zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví, a jeho prováděcí předpisy používaly termín „písemnosti“. V zákoně o účetnictví je ve stejném významu používán termín „účetní záznamy“.

Evidence – zavedení údajů o dokumentu do seznamu v programu digitálního uchovávání dokumentů

Evidenční (přírůstková) kniha spisovny – evidenční pomůcka spisovny s ustálenou rubrikací (např. možno využít tiskopis SEVT 02 498 O/B 498), sloužící k zaznamenávání přírůstků předaných do spisovny. V praxi může plnit funkci evidenční knihy spisovny řádně vedené a ukládané předávací protokoly.

Médium uchovávání elektronických dat – medium pro trvalý záznam elektronických dat – disketa, výměnný disk, pevný disk, kazeta.

Metadata – data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.

Národní archiv – organizační složka státu a veřejný archiv, který řídí ostatní archivy. Do jeho působnosti spadá mimo jiné kontrola spisové služby u organizačních složek státu s celostátní působností, výběr archiválií u nichž kontroluje výkon spisové služby, ukládá sankce podle zákona o archivnictví a spisové službě, vykonává pravomoci stanovené zákonem.

Podací deník – (kniha pošty) evidenční pomůcka, vedená ve formě knihy či volných listů, do které jsou v časovém a číselném pořadí zapisovány došlé dokumenty (dokumenty), uváděno číslo jednací, jména pracovníků organizace (firmy), kterým je dokument přidělen k vyřízení a připojen jejich podpis, potvrzující převzetí dokumentu. Obvykle je v organizaci (firmě) samostatně veden podací deník (kniha) došlých faktur, kterým je přidělováno číslo jednací v samostatné číselné řadě.

Podatelna – určené místo uvnitř organizace (firmy), kam je doručována došlá pošta, prováděno její třídění a zapsání do podacího deníku.

Pracoviště – pracovní místo pracovníků-zaměstnanců, kde se shromažďují, vznikají a vyřizují dokumenty po dobu jejich aktuální použitelnosti, před přímým vyřazením či předáním do spisovny. Slouží současně jako ukládací místo, kde se nacházejí vyřízené, ale pro činnost firmy nadále potřebné dokumenty po dobu 1 roku od jejich vyřízení nebo v případě potřeby i delší před předáním do spisovny.

Příruční registratura – (organizace, firmy, firemního útvaru, pracoviště) – určené místo uvnitř organizace (firmy) sloužící k ukládání spisů (dokumentů) vzniklých nebo došlých v běžném roce, resp. v období, kdy je spis (písemnost) vyřizován.

Původce – každý, z jehož činnosti vznikl dokument.

Skartační lhůta – doba, během níž musí být dokument uložen u původce. Začíná běžet prvním dnem následujícího roku po běžném roce, ve kterém dokument vznikl, byl vyřízen, nebo pozbyl pro organizaci správní či provozní potřeby. Skartační lhůty některých dokumentů stanoví obecně závazné právní předpisy (např. účetní a daňové předpisy – viz dále).

Skartační návrh – písemný návrh organizace (firmy) na vyřazení dokumentů s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále potřebné pro její provoz. Skartační návrh obsahující žádost o schválení skartace (podepsanou ředitelem organizace/firmy) a seznam dokumentů, kterých se žádost týká, se překládá místně příslušnému archivu pověřenému dohledem nad vyřazováním dokumentů organizace (firmy).

Skartační plán – seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

Skartační rejstřík – abecedně seřazený seznam dokumentů s uvedenými skartačními znaky a skartačními lhůtami.

Skartační řád – vnitřní předpis (směrnice) organizace (firmy) upravující postup při vyřazování spisů (dokumentů) cestou skartačního řízení.

Skartační rejstřík – abecedně seřazený seznam dokumentů s uvedenými skartačními znaky a skartačními lhůtami.

Skartační řízení – souhrn postupných činností, při nichž se vypracuje skartační návrh a na jeho základě se z vyřazovaných dokumentů oddělují archiválie. Na základě stanoviska příslušného archivu je sepsán skartační protokol, kde je uvedeno rozhodnutí, jak bude naloženo s dokumenty navrženými ke skartaci.

Skartační znak – označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Obvykle se používají tři skartační znaky:

• skartační znak A – označuje spisy (dokumenty) trvalé hodnoty (archiválie); znamená, že dokumenty (spisy) budou po uplynutí skartační lhůty odevzdány k trvalému uložení do příslušného archivu.
• skartační znak S – označuje spisy (dokumenty), které budou po uplynutí skartačních lhůt navrženy v rámci skartačního řízení k likvidaci;
• skartační znak V – označuje dokumenty (spisy), jejichž archivní hodnotu nelze v okamžiku jejich vzniku nebo vyřízení určit; tyto dokumenty (spisy) budou po uplynutí skartačních lhůt posouzeny a navrženy k odevzdání do archivu nebo ke zničení.

Skartační znaky a lhůty pro jednotlivé dokumenty jsou uváděny ve skartačním plánu organizace nebo skartačním rejstříku.

Skartační seznam – seznam dokumentů s uplynulou skartační lhůtou rozdělených do skupin podle skartačních znaků A a S; skartační seznam je součástí skartačního návrhu.

Soukromoprávní původci – zákonem stanovené subjekty mající povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za vymezených podmínek. Mezi tyto subjekty patří mimo jiné také profesní komory; jejich členové jen v případech, pokud dokumenty vzniklé z jejich činností jsou veřejnými listinami. Patří sem i podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku.

Spis – soubor dokumentů týkajících se téže věci. Do spisu se spojují dokumenty při jejich vyřizování; v podobě spisu se předávají do spisovny.

Spisovna – místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a provádění skartačního řízení. Vedle ústřední (všeobecné) spisovny mohou být v organizaci (firmě) zřízeny i další spisovny (účetní, technická).

Spisový řád – vnitřní předpis (směrnice) organizace (firmy), který stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Součástí spisového řádu bývá zpravidla spisový plán.

Spisový plán – seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s uvedenými spisovými znaky.

Spisový znak – označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

Technická dokumentace – podle rámcových zásad archivní správy ministerstva vnitra se jedná o dokumentaci zpracovanou projektovými a stavebními dodavatelskými organizacemi podle stavebního zákona. Původci ukládají technickou dokumentaci ve spisovnách technické dokumentace po dobu učenou záruční lhůtou, provozní potřebou pro projektanta a dodavatele, případně danou dohodou s investorem. Po uplynutí určené doby a skartačních lhůt může být technická dokumentace navržena ke skartaci.

Veřejnoprávní původci – zákonem stanovené subjekty mající povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za vymezených podmínek. Mezi tyto subjekty patří mimo jiné také organizační složky státu, školy a vysoké školy a právnické osoby zřízené zákonem.

Výběr archiválií – posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií

Výkon spisové služby – zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

Výrobní dokumentace – podle rámcových zásad archivní správy ministerstva vnitra se jedná o dokumentaci dokumentace konstrukční a technologické přípravy výroby, dokumentaci výrobního procesu a jeho změn. Výrobní dokumentaci lze navrhnout ke skartaci teprve po skončení její provozní potřeby a po uplynutí skartačních lhůt. Dokumentární hodnotu výrobní dokumentace a její historický význam přitom posuzuje odborník nebo odborná komise skartující organizace.

1.2 ZÁKON Č. 360/1992 SB., A ZÁKON Č. 499/2004 SB.

1.2.1 Právní úprava:

Zákon č. 360/1992 Sb., o výkonu povolání autorizovaných architektů a o výkonu povolání autorizovaných inženýrů a techniků činných ve výstavbě ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (úplné znění zákon č. 329/2012 Sb.) stojí v právním systému České republiky vedle sebe, jako dva obecně závazné právní předpisy srovnatelné právní síly.

Autorizované osoby mají, mimo všeobecné povinnosti všech subjektů, respektovat to, co zákon ukládá, v ustanovení § 12 odst. 3) zákona č. 360/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, výslovně uloženou povinnost dbát při výkonu své činnosti platných obecně závazných předpisů, mezi něž nepochybně zákon o archivnictví a spisové službě patří.

K vývoji právních norem v dané oblasti lze uvést, že k 1.7.2009 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, a zákona č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. K jejich uplatnění platí vyhlášky:

• vyhláška č. 645/2004 Sb., ve znění vyhlášky č. 213/2012 Sb., o provádění některých ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů;
• vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů;
• vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění vyhlášky č. 422/2010 Sb.;
• vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby;
• nařízení vlády č. 266/2010 Sb., o převodu některých archiválií ve vlastnictví České republiky do zahraničí.

V praxi lze dále použít typový skartační rejstřík, novelizované vydání 2005, vydal MONTANEX, a. s., Ostrava 2005.

1.2.2 Principy právní úpravy podle zákona č. 499/2004 Sb.:

Požadavky zákona o archivnictví a spisové službě (plné znění zákona o archivnictví a spisové službě vydáno zákonem č. 329/2012 Sb. a následně novelizováno zákonem č. 303/2013 Sb. a č. 56/2014 Sb.) lze charakterizovat takto:

• ve výkonu státní správy je provedeno vymezení správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby;
• pouze tyto správní úřady mají oprávnění vydávat příslušná správní rozhodnutí vůči vlastníkům dokumentů, archiválií a zřizovatelům archivů, jakož i vůči těm, kteří služeb archivů využívají;
• výběr archiválií, ať již ve skartačním řízení (u původců, kteří budou povinni vykonávat spisovou službu) nebo mimo skartační řízení (zpravidla u původců, kteří povinnost vykonávat spisovou službu mít nebudou), budou oprávněni provádět pouze správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby;
• jsou definováni původci dokumentů, kteří jsou povinni uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií z nich; jejich rozdělení na „veřejnoprávní a soukromoprávní původce“ umožňuje přesněji definovat, kteří původci jsou povinni vykonávat spisovou službu a tím i povinni provádět výběr archiválií ve skartačním řízení; touto úpravou je přesněji definována osobní působnost zákona;
• je zpracován proces výběru archiválií ve skartačním řízení i mimo ně, jehož výsledkem je správní rozhodnutí, které obsahuje nejen označení dokumentů za archiválie, ale i zařazení archiválie do příslušné kategorie a určení, kde bude archiválie uložena; v případě nesouhlasu se původce dokumentu může bránit podle obecné úpravy správního řízení; tím dochází k zásadnímu posílení právního postavení jak původců dokumentů, tak i k jasnému vymezení působností archivů, provádějících výběr dokumentů;
• nově jsou vymezeny pasáže dotýkající se ochrany archiválií a práv a povinností vlastníků archiválií, archivních památek nebo národních archivních památek;
• je popsána problematika nahlížení do archiválií; úpravy směřovaly především k dosažení plné slučitelnosti s právem Evropských společenství;
• právo odepřít nahlížení do archiválií bude mít pouze příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby, a to vždy formou správního rozhodnutí z taxativně uvedených důvodů;
• zákon stanoví, že archiválie ve vlastnictví veřejnoprávních původců jsou uloženy vždy ve veřejných archivech a archiválie ve vlastnictví soukromoprávních původců mohou být podle uvážení vlastníka uloženy ve veřejných archivech nebo v soukromých archivech nebo i mimo ně;
• vloženo zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě, jejich uchovávání, převádění dokumentů v analogové podobě na dokumenty v digitální podobě a platnost digitálních dokumentů;
• v zájmu jednotného výkonu spisové služby ve veřejné správě došlo k podrobnějšímu rozpracování pravidel jejího provádění; řada pojmů, včetně jejich definic, je zařazena přímo do zákona; prováděcím právním předpisem jsou upraveny pouze další podrobnosti, které již není nutné uvádět v zákoně, například příjem a evidence dokumentů, jejich rozdělování a oběh, způsob vyřizování a vyhotovování dokumentů, jejich odesílání a ukládání apod.

Právní úprava ve svém celku vytváří podmínky pro všestrannou péči o dokumenty a archiválie jako zdroje pro uspokojování informačních potřeb i poznání minulosti. Vytváří podmínky pro ochranu dokumentů jako součásti právní kultury i národního kulturního dědictví.

1.2.3 Právní úprava a autorizované osoby:

Archivní dokumenty mají význam nejen historicko-kulturní, ale též právně-důkazní, jak prokázal v minulých letech celý proces rehabilitací, majetkových restitucí, odškodnění, transformace vlastnických vztahů apod.

Zákonnou úpravou spisové služby byl vnesen pořádek do péče o dokumenty za účelem jejich přesné evidence, rychlého vyhledávání, ověřování jejich věrohodnosti, právní průkaznosti a poskytování informací uživatelům.

Ustanovení § 3 ukládá vymezeným subjektům povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich provést výběr archiválií. V odstavci 1 jsou uvedeni veřejnoprávní původci a v odstavci 2 soukromoprávní původci, mezi nimiž pod písm.

a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,

b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti.

Zde zřejmě nebude od věci připomenout ustanovení § 13 zákona č. 360/1992 Sb., o výkonu povolání autorizovaných architektů a o výkonu autorizovaných inženýrů a techniků činných ve výstavbě, ve znění pozdějších předpisů, kde se v odstavci 3 říká, že „autorizovaná osoba opatřuje dokumenty související s výkonem její činnosti vlastnoručním podpisem a otiskem razítka se státním znakem České republiky, jménem autorizované osoby, číslem, pod nímž je zapsána v seznamu autorizovaných osob vedeném Komorou a vyznačeným oborem, popřípadě specializací své autorizace“, a následně v odstavci 5), že „dokumenty označené autorizovanou osobou podle odstavce 3 jsou pro úřední účely veřejnými listinami“.

Veřejnoprávní původci budou mít povinnost vykonávat spisovou službu a provádět výběr archiválií ve skartačním řízení. Soukromoprávní původci povinnost vykonávat spisovou službu mít nebudou (pokud se sami nerozhodnou, že ji budou vykonávat) a výběr archiválií bude prováděn mimo skartační řízení.

Vlastní výběr neznamená odejmutí archiválií, ale výběrem se rozumí identifikace dokumentů, které mají trvalou hodnotu, rozhodnutí o jejich označení jako archiválie a jejich vzetí do evidence. Tímto rozhodnutím se stávají archiváliemi a požívají ochrany podle tohoto zákona. Vlastnické vztahy se však tímto rozhodnutím nemění.

Výběr archiválií se provádí ve skartačním řízení, nebo mimo skartační řízení. Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti (dále jen „příslušný archiv“).

Mimo skartační řízení se provádí výběr archiválií buď na žádost původce, nebo vlastníka, anebo z moci úřední.

Výběr archiválií mimo skartační řízení se provádí z dokumentů původců, kteří nemají povinnost vykonávat spisovou službu. Další případy výběru archiválií mimo skartační řízení mohou nastat u dokumentů nabídnutých státu darem nebo ke koupi nebo u dokumentů na žádost původce nebo vlastníka.

V průběhu r. 2014 začala realizovat ČKAIT přípravu na digitalizaci dokumentů týkajících se činnosti ČKAIT (archiválie, přihlášky na autorizační zkoušky, záznamy jednání orgánů atd.). Proces by měl být ukončen v r. 2016.

1.2.4 Důsledky právní úpravy pro autorizované osoby:

Jaká praktická východiska lze tedy pak najít pro autorizované osoby ve vztahu ke shora uvedenému?

Nepochybně se na ně bude vztahovat liberálnější režim tak zvaného mimoskartačního řízení. K uchovávání dokumentů vzniklých z činnosti autorizované osoby bude tedy nutno přistupovat především z hlediska běhu záručních lhůt, vztahujících se k předmětné dokumentaci, rovněž tak lhůt běžících z titulu možných náhrad škod vzniklých z vad projektové dokumentace a v neposlední řadě také z pohledu autorského zákona (myšleno ve vztahu k případným sporům o autorství). Vzhledem k praxi, tedy k tomu, že autorizačním razítkem jsou opatřována dvě vyhotovení dokumentace, jedno pro orgán státní správy a jedno pro investora, vyplývá, že sama autorizovaná osoba nemá pro svou potřebu uloženou dokumentaci opatřenou autorizačním razítkem a tím zřejmě nenaplňuje její vřazení do kategorie veřejných listin. Povinnost ukládat územně plánovací dokumentaci a dokumentaci staveb je dána příslušným ustanovením stavebního zákona orgánům územního plánování a stavebním úřadům.

V dané souvislosti je třeba se ještě zmínit o povinnosti uložené Komoře v § 13 odst. 6 zákona č. 360/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, kde se praví, že po zániku, odnětí nebo pozastavení autorizace zajistí Komora péči o dokumenty uvedené v odstavcích 3 a 4 podle zvláštních právních předpisů, přičemž odst. 3 hovoří o dokumentech související s výkonem činnosti autorizované osoby a odst. 4 o povinnosti autorizované osoby vést chronologický seznam dokumentů opatřených autorizačním razítkem, a odvolávka na zvláštní předpisy hovoří o zákonu o archivnictví. Zdá se však naprosto nereálné, aby Komora ukládala veškerou dokumentaci vzniklou z činnosti autorizovaných osob, kterým autorizace zanikla, byla odňata nebo pozastavena. Naopak, bude zřejmě vhodné v případě třech shora uvedených skutečností (zániku, odnětí, nebo pozastavení autorizace), ukládat do péče Komory chronologický seznam dokumentů opatřených autorizačním razítkem – deník autorizované osoby.

Ztrátu deníku autorizované osoby je povinna autorizovaná osoba ohlásit ČKAIT. Vydání nového deníku je zpoplatněno.

Povinnost vést spisovou službu mají veřejnoprávní původci (jelikož Česká komora autorizovaných inženýrů a techniků činných ve výstavbě je právnickou osobou zřízenou zákonem č. 360/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, bude se na ni tato povinnost vztahovat podle ustanovení § 3 odst. 1, písm. g) a § 63 odst. 2, písm. a) zde komentovaného zákona)

Vedení spisové služby u soukromoprávních subjektů je dobrovolné – potom však musí bezvýhradně dodržovat zásady stanovené zákonem. Řada analogických povinností jim však vyplývá z jiných právních předpisů (např. zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, apod.).

Spisový řád a skartační řád vydaný původcem jsou základním předpokladem pro vedení účelné a úplné evidence dokumentů. Pojem spisového a skartačního znaku a skartační lhůty definuje prováděcí právní předpis (vyhláška č. 645/2004 Sb., o provádění některých ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění vyhlášky č. 213/2012 Sb. a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby).

Zákon stanoví přestupky a správní delikty na úseku archivnictví a spisové služby. Pokuty budou ukládat národní archiv nebo státní oblastní archivy. Odvolacím orgánem proti rozhodnutí o uložení pokuty je ministerstvo. Stanovení konkrétní výše pokuty bude záležet na uvážení příslušného orgánu, který bude provádět řízení. Jejich maximální hranice byla stanovena přiměřeně k výši pokut podle obdobných právních předpisů a zde je možno uvést příklad: za neuchování dokumentu nebo neumožnění oprávněné osobě provést výběr archiválií (což by mohla být situace týkající se autorizované osoby), lze uložit pokutu do výše 5.000 Kč.

Výslovně se stanoví, že na řízení podle tohoto zákona se vztahují ustanovení zákona o správním řízení. Tím se sleduje odstranění případných možných pochybností o postupu v řízeních vedených správními úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.

1.2.5 Požadavky zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi

Zákon upravuje elektronické úkony státních orgánů, orgánů územních samosprávných celků, Pozemkového fondu České republiky a jiných státních fondů, zdravotních pojišťoven, Českého rozhlasu, České televize, samosprávných komor zřízených zákonem, notářů a soudních exekutorů vůči fyzickým osobám a právnickým osobám, elektronické úkony fyzických osob a právnických osob vůči orgánům veřejné moci a elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím datových schránek. Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra (viz též www.datoveschranky.info ).Ty slouží pro garantovanou komunikaci s OVM a autorizovanou konverzi dokumentů, která umožní převod mezi listinnou a elektronickou podobou dokumentu se zachováním jeho právní síly.

Datová schránka obchodní společnosti

Datová schránka obchodní společnosti zapsané v obchodním rejstříku je zřízena automaticky ze zákona. Ode dne vyrozumění o přístupových údajích je Datová schránka společnosti aktivní a od této chvíle jsou již jen výhradně do ní a výhradně elektronicky doručovány veškeré dokumenty OVM. Skončilo doručování papírových dokumentů z OVM klasickou poštou.

Orgány výkonné moci mají povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky, má-li ji druhá strana zřízenou. Ostatní subjekty, tedy i právnické osoby, tuto povinnost nemají. Z jejich strany se jedná o možnost jejího využití. Povinností však je přijímat zprávy, které byly prostřednictvím datové schránky uživateli doručeny.

Datová schránka podnikající fyzické osoby

Datovou schránku podnikající fyzické osoby zřídí ministerstvo bezplatně na žádost této osoby do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Žádost o zřízení datové schránky se uplatní na kterékoliv pobočce CzechPOINT.

Podnikající fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky. Žádost o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby musí obsahovat úředně ověřený podpis podnikající fyzické osoby.

Pořízení ISDS je povinna autorizovaná osoba ohlásit ČKAIT.

Zpřístupnění datové schránky

Podnikajícím fyzickým osobám a fyzickým osobám jsou na žádost vytvořeny Datové schránky, přístupové údaje jsou zaslány poštou. Další postup zprovoznění a užívání Datových stránek je uveden na www.datoveschranky.info , kde je uveden Provozní řád ISDS, který obsahuje požadavky pro přihlášení a informace pro bezpečnou funkci provozování datových schránek.

Používání datových schránek

Přebírání doručených datových zpráv je nejčastější činností, kterou právnické a fyzické osoby vykonávají. Je doporučeno kontrolovat doručené datové zprávy minimálně jednou týdně. Po 10 dnech je datová zpráva považovaná za doručenou i v případě, že se do datové schránky nikdo nepřihlásil a začínají běžet lhůty, vyplývající z povahy dokumentu.

Osoba oprávněná pro přístup do datové schránky by měla kromě dokumentů obsažených v datové zprávě ukládat i kompletní datové zprávy pro případ zpětné kontroly nebo dokazování a ukládat je do bezpečného úložiště, které umožní jejich dlouhodobé uložení. Ze zákona je zpráva považována za doručenou už okamžikem přihlášení osoby oprávněné k jejímu přečtení do datové schránky. Vlastní přečtení nebo stažení této zprávy nemá už na doručení vliv.

Před odesíláním datové zprávy je nutné zajistit převod dokumentu do formátu, který je adresátem akceptován a jeho případné elektronické podepsání.

Prvním krokem při odesílání zprávy je vyhledání datové schránky adresáta. Na rozdíl od e-mailu nenese samotná datová zpráva žádné sdělení, jde o elektronickou obálku. Vlastní sdělení je nutné do zprávy vložit jako přílohu v podobě souboru. Informační systém datových schránek informuje odesilatele o dodání, resp. doručení datové zprávy tím, že odešle tzv. dodejku, resp. doručenku.

Doručenka je vytvořena v okamžiku, kdy je datová zpráva považovaná za doručenou. To nastane buď přihlášením adresáta do své datové schránky, nebo po uplynutí 10 dnů (doručení fikcí). Doručenka obsahuje informaci o tom, zda bylo přihlášením či fikcí.

Autorizovaná konverze dokumentů

Autorizovaná konverze dokumentů se použije tam, kde bude nutné převést dokument z elektronické podoby do listinné nebo obráceně, přičemž je nutné zachovat právní sílu dokumentu. Autorizovaná konverze se použije obecně tam, kde se dnes používá ověřená kopie.

Její využití bude nutné typicky v těchto případech:

• k podání, odesílaném prostřednictvím datové schránky, je nutno přiložit originál nebo ověřenou kopii dokumentu, který existuje jen v listinné podobě;
• z nějakého důvodu je třeba mít k dispozici v listinné podobě ověřenou kopii dokumentu (např. rozhodnutí), který byl doručen prostřednictvím datové schránky.
  

Autorizovanou konverzi na žádost zajišťují ze zákona všechna veřejná kontaktní místa CzechPOINT. Služba autorizované konverze dokumentů je prováděná na žádost osoby, je hrazena.

1.3 AUTORIZOVANÉ OSOBY A ZÁKONNÉ POŽADAVKY

1.3.1 Základní zákonné vymezení

Je možno konstatovat, že nebyla převzata povinnost ze starého archivního zákona a jeho prováděcích vyhlášek zřídit a spravovat podnikový archiv. Tato povinnost byla uložena každému veřejnoprávnímu či soukromoprávnímu subjektu, a to nejpozději do 5 let od založení organizace (zahájení podnikání). Povinnost platila do 31.12.2004 bez výjimky, tj. také pro malé firmy a osoby samostatně výdělečně činné. Od 1. ledna 2005 mají podnikatelé povinnost uchovávat vybrané dokumenty (dokumenty obchodní, účetní, daňové, správní či technické povahy), po dobu určenou příslušným právním předpisem) a umožnit výběr archiválií.

Se stanovenými dokumenty uvedenými v příloze č. 2 archivního zákona se musí zacházet jako s archiváliemi a umožnit jejich převzetí příslušným archivem.

K zákonu č. 499/2004 Sb. vydalo ministerstvo vnitra následující prováděcí předpisy:

• vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů;
• vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Ustanovení vyhlášek se vztahují k vedení evidence, ukládání a vyřazování archiválií ve veřejných, případně soukromých archivech a k organizaci spisové služby u určených původců.

Zákon stanoví sankce právnickým osobám a podnikajícím fyzickým osobám mj. za to, že

• neuchovávají dokumenty nebo neumožní oprávněné osobě provést výběr archiválií;
• řádně nepečují o archiválie, neudržují je v dobrém stavu, nechrání je před poškozením;
• zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu;
• nevykonává spisovou službu, ačkoli jí to zákon ukládá, popřípadě nezajistí odbornou správu dokumentů vzešlých z její činnosti;
• nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů aj.

Pokuty za uvedené a další přestupky, podrobně definované v zákoně, činí u fyzických osob, u právnických nebo podnikajících fyzických osob 5 000 až 400 000 Kč.

1.3.2 Povinnosti uložené zákonem o archivnictví a spisové službě veřejnoprávním a soukromoprávním původcům

Podle nového archivního zákona mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií:

• veřejnoprávní původci (organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní podniky, územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu, právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem, notáři);
• soukromoprávní původci, k nimž patří:
  • podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
  • profesní komory;
  • nadace a nadační fondy;
  • politické strany;
  • politická hnutí;
  • občanská sdružení;
  • odborové organizace;
  • obecně prospěšné společnosti;
  • církve a náboženské společnosti.

Příloha č. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve pozdějších předpisů.

Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií
1.	Statut
a)	zakladatelské dokumenty
b)	statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata
c)	dokumenty o přeměnách právnických osob
d)	dokumentace likvidace a zániku podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku
2.	Řízení
a)	protokoly a zápisy zjednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami
b)	řídící akty vedení podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku, zápisy z porad vedení
c)	zprávy o podnikatelské činnosti podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku a stavu majetku
d)	zprávy o auditu, nejsou-li zahrnuty do výroční zprávy
e)	výroční zprávy
3.	Majetek
a)	mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku
b)	smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem
c)	dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek
d)	užitné vzory
4.	Finanční dokumenty
a)	účetní závěrky
b)	roční statistické výkazy
5.	Propagační činnost
	Ukázky vlastních propagačních materiálů a dokumentace, zejména letáky, publikace, prospekty, katalogy, reklamy, vzorkovnice, filmy, fotografie.
6.	Výroba, předmět podnikání
a)	podnikatelské záměry, vývojové studie, plány výroby
b)	výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři
c)	dokumentace výrobků, výkresy sestavení či sestav
d)	vlastní normy
e)	ocenění výrobků

1.3.3 Úprava nakládání s vybranými dokumenty v dalších právních předpisech

Právní úprava archivnictví nic nezměnila na povinnosti úschovy dokumentů stanovené jinými právními předpisy. Ustanovení týkající se uložení, případně skartačních lhůt, obsahuje zákon o účetnictví a také některé další obecně závazné právní předpisy. Uvádíme informace o vybraných dokumentech, které vznikají v podnikatelské činnosti obecně, bez ohledu na charakter a náplň podnikání, a dále o dokumentech, které vznikají speciálně v činnosti projektové, inženýrské nebo stavební firmy.

Právní úprava archivnictví

Právní předpis (ve znění pozdějších předpisů)	Dotčený subjekt	Dokument	Skartační lhůta, úschova (skartační lhůta od následujícího roku po roce, kterého se dokumenty týkají)
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění p. p., § 31 a § 32	účetní jednotka	účetní závěrka a výroční zpráva	10 let
		účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupis, účtový rozvrh, přehledy jednoduchého účetnictví	5 let
		účetní doklady a jiné účetní záznamy, týkající se záručních lhůt a reklamačních řízení	úschova po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají
		účetní záznamy, týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků	úschova do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění
		Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949;	úschova trvale, souhlas s vyřazením dává ministerstvo financí
		a účetní závěrka vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zákona č. 92/1991 Sb.	úschova trvale, souhlas s vyřazením dává ministerstvo financí
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 27	plátci daně, osoby které byly plátci	daňové doklady rozhodné pro stanovení daně	10 let
Zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, § 47	daňový subjekt	záznamy a doklady rozhodné pro stanovení daňové povinnosti	3 roky
		pokud byl před ukončením lhůty 3 let podle § 47, odst. 1 učiněn úkon směřující k vyměření nebo dodatečnému stanovení daně	lhůta běží znovu od konce roku, kdy byl o tomto úkonu vyrozuměn daňový subjekt
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, § 38r	doklady týkající se investiční pobídky	poplatník daně z příjmů, kterému byla poskytnuta investiční pobídka	15 let od konce kalendářního roku, ve kterém byl poprvé uplatněn nárok na slevu na dani z titulu investiční pobídky
	doklady týkající se daňové ztráty	poplatník daně z příjmů, který uplatnil daňovou ztrátu jako položku odčitatelnou od základu daně	původní lhůta pro vyměření se prodlužuje o dobu, za kterou se daňová ztráta uplatňovala, a to až 7 let
	doklady týkající se nájemného	poplatník daně z příjmů, který uplatnil nájemné u finančního pronájmu následnou koupí najatého hmotného majetku jako výdaj	původní lhůta pro vyměření běží od konce kalendářního roku, v němž bylo možno ověřit splnění zákonných podmínek
Zákon č. 582/1991 Sb.., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a, odst. 4	organizace (firma)	mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění	30 let
		Stejnopisy evidenčních listů	3 roky
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, § 22c	plátci pojistného	účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného	10 let
Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, § 155	zadavatelé veřejných zakázek	dokumentace o zadání veřejné zakázky	5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo zrušení zadávacího řízení
Zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, § 7 a § 7a	podnikatel provozující živnost	evidence a kopie dokladů prokazujících odbornou způsobilost osob (týká se podnikatelů provozujících živnost průmyslovým způsobem a podnikatelů, kteří jsou povinni zajistit provozování živnosti osobami s odbornou způsobilostí)	3 roky ode dne ukončení výkonu činností osobou s odbornou způsobilostí; 3 roky u živnosti provozované průmyslovým způsobem
Zákon č. 594/2004 Sb. Provedení režimu Evropských společenství Pro kontrolu vývozu zboží a technologií dvojího užití	dovozce, jemuž byl vydán dovozní certifikát	obchodní doklady nebo záznamy umožňující následné ověření dovozu zboží dvojího použití a jeho skutečné použití	po dobu 3 let od konce kalendářního roku, ve kterém se dovoz uskutečnil
Zákon č. 185/2001 Sb., o odpadech, § 21, § 39, § 40, § 65	původce odpadů, provozovatel skládky odpadů, provozovatel zařízení ke sběru nebo výkupu odpadů, k využívání nebo odstraňování odpadů	evidence o odpadech a způsobech nakládání s nimi Poznámka: za nevedení evidence nebo neuchovávání činí sankce až 1 mil. Kč	evidence uložených odpadů – po celou dobu provozu sládky a následné péče o skládku (provozovatel skládky) 5 let právnické a fyzické osoby oprávněné k podnikání a správní úřady, které jsou povinny vést evidenci 5 let evidence o přepravě nebezpečných odpadů (odesilatel a příjemce odpadu); 3 roky dokumentace k udělení souhlasu s dovozem odpadu (ministerstvo, český oznamovatel a český příjemce
Zákon č. 356/2003 Sb., o chemických látkách a chemických přípravcích	podnikatelé oprávnění k nakládání s nebezpečnými látkami a přípravky	evidence nebezpečných látek a přípravků podklady pro tvorbu bezpečnostních listů	5 let – souhrnná evidence látek vyráběných nebo dovážených 3 roky – podklady pro vypracování bezpečnostních listů
Vyhláška SÚJB č. 307/2002 Sb., o radiační ochraně	výrobce nebo dovozce stavebních materiálů	evidence výsledků měření a hodnocení obsahu přírodních radionuklidů ve stavebních materiálech	5 let od ukončení výroby nebo dovozu materiálu
Vyhláška ČÚBP č. 76/1989 Sb., k zajištění bezpečnosti technických zařízení v jaderné energetice, § 6 a § 9	orgány a organizace při navrhování, projektování, konstruování, výrobě, montáži, údržbě, opravách, rekonstrukcích a při výstavbě	technická dokumentace k zařízením uvedeným v předpise	trvale (výrobce – jeden výtisk výrobně technické dokumentace) 5 let po ukončení výroby, potom nabídce provozovateli zařízení (výrobce – prvotní dokumentace) po dobu životnosti (provozovatel)
Vyhláška MD č. 104/1997 Sb., kterou se provádí zákon o pozemních komunikacích, příl. 8	správce dálnic a silnic	deník zimní údržby dálnic a silnic, vybraných místních komunikací	5 let po vyplnění
Vyhláška MD č. 177/1995 Sb., kterou se vydává stavební a technický řád drah, § 25, § 49 a § 64	provozovatel dráhy	stavebně technické údaje o žel. svršku, spodku, zabezpečovacím zařízení; záznamy o provedených prohlídkách a měření technická zpráva a dokumentace o zápletu, opravě lana, zalití koncovky nebo spojky lanové dráhy	5 let do výměny příslušného lana (lanové dráhy)
Zákon č. 111/1994 Sb., o silniční dopravě, § 9	podnikatel v silniční dopravě	doklad o provádění údržby vozidla mimo vlastní prostory	2 roky
Zákon č.183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon)		veškeré příslušné dokumentace	viz MP 7.3, kap. 1.3.4
Zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, § 40	zaměstnavatel, na jehož pracovištích jsou vykonávány rizikové práce	evidence zaměstnanců přidělených na rizikové práce včetně lékařských prohlídek, sledování zátěže organismu, druh biologického činitele	10 let od ukončení expozice zaměstnance 40 let od ukončení expozice zaměstnance (práce s chemickými karcinogeny, s azbestem, v riziku fibrogenního prachu, práce s biologickými činiteli, které mohou vyvolat latentní onemocnění, onemocnění s dlouhou inkubační dobou, onemocnění spojená s remisemi či závažnými následky
Vyhláška MŽP č. 368/2004 Sb., o geologické dokumentaci	organizace oprávněné projektovat, provádět a vyhodnocovat geologické práce (zák. č. 62/1988 Sb., § 3, odst. 1	prvotní a souhrnná geologická dokumentace	3 roky ode dne předání výsledků geologických prací nebo geologické dokumentace České geologické službě – Geofondu

1.3.4 Úschova, archivace a skartace technické dokumentace

Rámcové zásady pro vyřazování (skartaci) technické dokumentace (vydala Archivní správa ministerstva vnitra, duben 1978) a shodně typový skartační rejstřík upravovaly pravidla úschovy, archivace a skartace technické dokumentace, tj. dokumentace staveb a výrobní dokumentace ve vazbě na zrušenou vyhlášku MV č. 117/1974 Sb. Rámcové zásady lze jako podpůrnou metodickou pomůcku používat i po nabytí účinnosti nového zákona o archivnictví a spisové službě (tj. po 1.1.2005).

Podle rámcových zásad se za dokumentaci staveb považuje:

• přípravná dokumentace provedených a neprovedených staveb;
• projektová dokumentace provedených a neprovedených staveb;
• dodavatelská dokumentace včetně prováděcí dokumentace;
• propočtová a rozpočtová dokumentace jako součást přípravné, projektové a dodavatelské dokumentace staveb;
• veškerá další dokumentace vztahující se k navrhované stavbě vniklá z činnosti stavebníka (uživatele, provozovatele stavby), projektových a dodavatelských organizací, stavebních úřadů aj.;
• montážní dokumentace;
• dokumentace změn, údržby a odstraňování staveb;
• vývojová, výzkumná, vzorová, typizační a normalizační dokumentace.

Dokumentaci staveb evidují a ukládají po dobu její provozní potřeby:

• investor (stavebník, uživatel, provozovatel);
• projektová organizace;
• dodavatelská stavební organizace;
• stavební úřad, který vedl příslušná správní řízení.

Projektové a dodavatelské organizace ukládají dokumentaci staveb ve spisovnách technické dokumentace po dobu určenou

• záruční lhůtou, případně jinými lhůtami stanovenými obecně závaznými právními předpisy upravujícími smluvní vztahy;
• provozní potřebou pro účely projektanta a dodavatele;
• popřípadě dohodou s investorem (stavebníkem, uživatelem) stavby.

Po uplynutí určené doby a skartačních lhůt může projektant a dodavatel navrhnout tuto dokumentaci ke skartaci. Skartační lhůty dokumentace staveb jsou uvedeny v typovém skartačním rejstříku a začínají běžet:

• u investora (stavebníka, uživatele) stavby dnem 1. ledna roku následujícího po odstranění stavby z užívání;
• u projektanta a dodavatele dnem 1. ledna roku následujícího po odevzdání projektové dokumentace celé stavby (nebo dokumentace skutečného provedení stavby) investorovi, resp. dnem 1. ledna roku následujícího po uplynutí záruční lhůty;
• u stavebního úřadu dnem 1. ledna následujícího roku po odstranění stavby.

Dokumenty územně plánovací dokumentace, jejíž platnost je ukončena, odevzdá orgán územního plánování k trvalému uložení a archivování příslušnému archivu.

Projektant a dodavatel nejsou povinni uchovávat dokumentaci nebo její části pro provozní potřeby investora (stavebníka, uživatele) stavby. Stavební úřad ukládá dokumentaci po dobu trvání stavby. Po odstranění stavby vyřazuje dokumentaci podle instrukce (skartačního řádu) ministerstva vnitra.

Za výrobní dokumentaci se považuje:

dokumentace konstrukční přípravy výroby, dokumentace technologické přípravy výroby, dokumentace výrobního procesu a jeho změn.

Výrobní dokumentaci lze ke skartaci navrhnout teprve po skončení její provozní potřeby a po uplynutí skartačních lhůt. Dokumentární hodnotu výrobní dokumentace a její případný historický význam přitom posuzuje skartující organizace. Postup skartačního řízení a jeho náležitosti jsou stejné, jako v případě dokumentace staveb.

Typový skartační rejstřík obsahuje abecedně řazený přehled typů dokumentů, jejichž původci jsou podnikatelské subjekty. Za názvem typu dokumentu je uveden skartační znak (A = archiválie, dokument trvalé hodnoty, který bude odevzdán k trvalému uložení do archivu organizace; S = dokumenty bez trvalé archivní hodnoty, které budou po uplynutí skartační lhůty navrženy k vyřazení a likvidaci; V = dokumenty, jejichž hodnotu nelze předem určit, budou posouzeny po uplynutí skartační lhůty). Za skartačním znakem je uvedena skartační lhůta.

Skartační lhůty dokumentace staveb podle typového skartačního rejstříku jsou závazné pro ty organizace, které mají v držení technickou dokumentaci – veřejnou listinu tj. označenou autorizačním razítkem – stavební úřad a stavebník (investor). Pro ostatní lze tyto lhůty považovat za směrné.

Projektová dokumentace (projektová dokumentace pro území a stavební řízení, projektová dokumentace pro provádění stavby, zadávací dokumentace a technické návrhy): u projektových a dodavatelských organizací dokumentace s tvůrčím, objevným a novátorským řešením	A
ostatní dokumenty	S 10
Projektové podklady – doklady, jako např. pomocné výkresy, náčrty, údaje a rozbory, konstrukční, technologické, montážní, užívací, ekonomické, cenové, rozpočtové, dílčí průzkumy, výpočty, rozpočty	S 10
Podkladová dokumentace, která se nestává součástí návrhů	S 10
Stavební povolení, kolaudační souhlas	A
Projektová dokumentace pro provádění staveb s kompletní dokumentací	A
Územní dokumentace, územní plány	A
Stavební deníky	S 10
Typové návrhy a studie	S 10
Ohlášení drobných staveb, stavebních úprav, udržovacích prací	V 5
Protokoly o provedených zkouškách	V 5

Typový skartační rejstřík uvádí podrobně jednotlivé dokumenty, vznikající v procesech ve výstavbě a jejich skartační lhůty. Obecně lze shrnout, že významné dokumenty, týkající se stavby, jsou označeny jako archiválie k trvalému uložení (A), u dalších dokumentů je stanovena skartační lhůta 10, případně 5 let.

2 POSTUPY AUTORIZOVANÝCH OSOB

2.1 SPISOVNA AO

Autorizovaná osoba ve funkci svobodného povolání, nebo osoby samostatně výdělečně činné ukládá své písemné či elektronické produkty s ohledem na budoucí použití. Místo, kde jsou tyto dokumenty uloženy (příruční registratura, skříně, samostatná místnost), se pro účely této metodické pomůcky nazývá spisovna. (Pozor! Není totožné s pojmem spisová služba podle zákona č. 499/2004 Sb.). Za její činnost odpovídá přímo autorizovaná osoba.

U větších firem a právnických osob se spisovna zřizuje v rámci Organizačního řádu jako jejich samostatná složka. Za její činnost odpovídá určený pracovník firmy a podle velikosti se řídí její organizační uspořádání včetně úpravy formou Spisového řádu firmy. Pokud si firma Spisový řád vytvoří (požadavek systému managementu kvality), nesmí tento být v rozporu se zákonem.

Ve všech případech platí, že organizační uspořádání, rozsah a provoz spisovny musí odpovídat velikosti a potřebám firmy. Zřízení spisovny není z hlediska zákona ničím upraveno, je však ve vlastním zájmu autorizovaných osob.

Spisovnu můžeme rozdělit do čtyř oddílů:

Spisovna A – projektové dokumentace:

Ukládají se zde tyto druhy dokumentace:

• Dokumentace zpracovaná v rámci zakázek firmy:
  • dokumentace staveb přikládaná k žádosti o územní rozhodnutí;
  • projektová dokumentace staveb přikládaná k žádosti o stavební povolení;
  • projektová dokumentace pro provádění stavby;
  • dokumentace skutečného provedení stavby;
  • územně plánovací dokumentace;
  • studie a přípravná dokumentace provedených i neprovedených staveb;
  • další druhy projektových prací;
• Podkladová dokumentace;
  • dodavatelská dokumentace;
  • katalogy (sborníky);
  • územní plánovací podklady;
  • geodetické práce;
  • výsledky geologických a jiných průzkumů;
  • výzkumná, vývojová, typová a normalizační dokumentace;
  • dodavatelská dokumentace vč. výrobní dokumentace;
  • propočtová a rozpočtová dokumentace;
  • dokumentace o zkušebním provozu;
  • dokumentace závěrečného vyhodnocení stavby;
  • veškerá další technická dokumentace montážní dokumentace;
  • dokumentace změn, údržby a odstraňování staveb.

Spisovna B – dokumentace obchodních případů:

Ukládají se zde tyto druhy dokumentace:

• doklady o zakázce (zakázková kniha) včetně všech kopií dokladů;
• kopie nebo originály všech dokladů obchodního případu;
• kopie zápisů do stavebního deníku;
• projektová dokumentace staveb přikládaná k žádosti o stavební povolení pokud je předána zákazníkem;
• projektová dokumentace staveb pro provádění stavby (pokud není obchodním případem);
• dokumentace o skutečném provedení stavby;
• dodavatelská dokumentace;
• kopie nebo originály obchodních smluv a všech dodatků;
• ekonomické zhodnocení a sledování akce (systém kontrol);
• kopie všech faktur a dokladů financování;
• kopie všech dokladů souvisejících s předáním stavby a kolaudací;
• veškeré záznamy o kvalitě vztahující se k obchodnímu případu;
• kopie zápisů ze stavebních deníků;
• dokumentace o zkušebním provozu;
• protokoly z vyhodnocovacího řízení závěrečného vyhodnocení stavby;
• zápisy o předání a převzetí stavebních děl a staveb;
• výsledky soutěží;
• katalogy – sborníky;
• geodetické práce;
• výsledky geologických a jiných průzkumů;
• výzkumná, vývojová, typová a normalizační dokumentace;
• veškerá další technická dokumentace, vztahující se bezprostředně ke stavbě, vzniklá z činnosti zákazníka;
• montážní dokumentace;
• dokumentace změn, údržby a odstraňování staveb.

Spisovna C – účetní dokumentace:

Ukládají se zde tyto druhy dokumentace:

V souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů se ukládají účetní záznamy a záznamy u technických nosičů odděleně od ostatních dokumentů.

• účetní závěrka a výroční zpráva;
• mzdové listy nebo účetní záznamy je nahrazující;
• účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy (s výjimkou mzdových listů), odpisový plán, seznamy účetních knih, inventurní soupisy po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají;
• programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní a jiné techniky;
• doklady o výdajích a příjmech v hotovosti;
• inventární karty hmotného majetku;
• účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají autorských práv;
• účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají daňového řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízení nebo jiného řízení;
• účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení;
• účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků.

Spisovna D – uložení elektronických dat:

Řeší uložení veškerých informací ve formě elektronických medií – viz část metodické pomůcky.

2.2 STANDARD POSTUPU AO V MALÉ FIRMĚ

2.2.1 Hlavní zásady pro spisovou a skartační činnost AO

Práce s dokumenty u autorizovaných osob se dělí na tyto fáze:

• příjem, evidence a užití dokumentů;
• vyřizování a podepisování dokumentů, užívání razítek;
• označování dokumentů pro budoucí manipulaci ve spisovně;
• odesílání a ukládání dokumentů;
• nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně;
• skartace dokumentů.

2.2.2 Požadavky zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů v aplikaci pro malou firmu

Z výše citovaného zákona platí pro AO jako podnikatele nebo majitele obchodní společnosti tyto skutečnosti:

• AO je „soukromoprávním“ původcem dokumentů, není „určeným“ či „veřejnoprávním“ původcem, což má řadu výhod;
• AO je povinna uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií v rozsahu popsaném v zákoně (viz příloha č. 4.2);
• právní úprava archivního zákona podnikatelům neukládá povinnost zřídit a spravovat podnikový archiv (dříve byla povinnost po 5 letech od založení organizace);
• AO nemá ze zákona povinnost vykonávat spisovou službu.
• AO může provádět skartaci dokumentů sama tzv. „na vlastní odpovědnost“.
• AO nemůže sama provést skartaci dokumentů, které označí skartačním znakem A, tedy archiválií podle přílohy 4.2. Tyto dokumenty musí ve skartačním řízení, nebo mimo skartační řízení předložit formou žádosti o provedení výběru archiválií příslušnému archivu.

2.2.3 Postup u vnějších dokumentů

a) Do firmy AO vstupují dokumenty různými formami – poštovní styk, fax, e-mail, internetové stažení, datové schránky, osobní doručení apod. Doporučuje se dokumenty, týkající se konkrétních obchodních případů a její činnosti uvádět v evidenci pošty, jejíž pomůckou může být kniha došlé pošty, nejlépe elektronicky.

Do Knihy se zapisují a samostatně evidují pouze doklady vztahující se ke konkrétním obchodním případům a účetní doklady v souladu se Zákonem o účetnictví.

Reklamní a propagační materiály, tiskoviny a soukromá korespondence se do Knihy nezapisují.

Dokumenty se mohou označit s tím, že se tím určí jejich budoucí manipulace. Současně AO rozdělí dokumenty k vyřízení příslušným spolupracovníkům a přidělí je k příslušným zakázkám.

Doručený dokument v digitální podobě se vždy zkontroluje, neobsahuje-li chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení původce, nebo na informacích zpracovávaných původcem, popř. není-li způsobilý poškodit původce zneužitím informací (dále jen „škodlivý kód“). Doručený dokument v digitální podobě, který neobsahuje škodlivý kód, se v nezměněné podobě uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do elektronického systému evidence pošty a označí se jednoznačným identifikátorem.

Pokud je evidence vedena v listinné podobě, dokument v digitální podobě převede prostředky do analogové podoby, anebo provede převod dokumentu v digitální podobě do podoby analogové; dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem a podacím razítkem, popřípadě jiným technologickým prostředkem.

Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, evidence dokumentů obsahuje jejich seznam s vysvětlivkami.

Dokumenty je možno označit např. znaky P, J, O.

P – dokumenty, týkající se konkrétních obchodních případů, které se zakládají u příslušného zpracovatele do Zakázkové knihy (týká se došlých dokumentů k jednotlivým obchodním případům, obchodních smluv, dodatků, částí technické dokumentace, dodávek apod.)

J – dokumenty, týkající se celkové činnosti firmy – reklamace, jejich vyřízení, protokoly upozornění, návrhy apod.

O – ostatní dokumenty

b) Dokumenty se poté vyřizují a ukládají předepsaným způsobem. Dokumenty se zařazují k jednotlivým obchodním případům nebo činnostem do Zakázkové knihy. Dokumenty všeobecného charakteru, které nesouvisí s obchodními případy jsou ukládány v příručním registru nebo rovnou vyřazeny.

c) Vyřízené, ale pro činnost nadále potřebné dokumenty se zakládají postupně do Zakázkové knihy obchodního případu.

d) Po skončení obchodního případu se dokumenty (např. podklady, zápisy, protokoly, nabídky, smlouvy, kopie zápisu ze stavebního deníku, rozpočet apod.) ukládají do spisovny část B dokumentace obchodních případů. Doporučuje se řešit vždy do 30 dnů po ukončení zakázky do spisovny.

e) Na konci běžného roku se provede prověrka všech dokumentů, které nejsou uloženy ve spisovně a v Zakázkové knize živých obchodních případů. Dokumenty, jejichž použitelnost skončila, se vyřadí. Zbývající důležité dokumenty, týkající se činnosti firmy se uloží nejlépe do 30 dnů po ukončení roku do spisovny. Veškeré dokumenty označí příslušným spisovým a skartačním znakem.

f) Ve spisovně se vede seznam uložených dokumentů v třídění podle Obchodních případů. U obecných dokumentů podle technické upotřebitelnosti – viz příloha č. 4.3.

2.2.4 Postup u vnitřních dokumentů

a) Při činnosti autorizovaných osob vznikají jako výsledek jejich práce různé druhy dokumentů. U firem AO v oblasti projektové činnosti jsou to především produkty vlastní produkce – tj. projektová dokumentace staveb ve všech svých formách – výkresové, textové, dokladové, rozpočtové, výpočtové v rozsahu definovaném pro jednotlivé fáze projektového procesu v metodických pomůckách MP 1. Jedná se tedy ve skutečnosti o výrobek – produkt (dokumentaci), která je produkována ve smluvně dohodnutém počtu kusů (většinou 7 pare, ale i mnohem více), z nichž s výjimkou 1 ks jsou všechny předány objednateli – stávají se jeho jednoznačným majetkem (s výhradou ochrany práv autorských). To se týká i dvou pare označených autorizačním razítkem, které získávají statut tzv. „veřejné listiny“. Jedno z nich je ze zákona předáno k uložení na stavebním úřadě a druhé si oficiálně ponechává objednatel. Zbývající neorazítkovaná pare slouží pro vlastní přípravu a provedení stavby. Poslední kopie zůstává projektantu – firmě autorizované osoby. Tu je nutno ošetřit formou uložení do spisovny A.

b) Ukládají se zde tyto druhy dokumentace:

• dokumentace staveb přikládaná k žádosti o územní rozhodnutí;
• projektová dokumentace staveb přikládaná k žádosti o stavební povolení;
• projektová dokumentace pro provádění stavby;
• dokumentace skutečného provedení staveb;
• dodavatelská dokumentace;
• územně plánovací dokumentace;
• další druhy projektových prací.

Dokumentace staveb se rozumí včetně dodatků.

Ukládá se jeden kompletní soubor (pare) veškeré dokumentace v provedení podle příslušné smlouvy o dílo v provedení, které uchovává veškeré informace neporušené po dobu očekávané použitelnosti. V současné době jde především o tiskové kopie pořízené na běžných xerografických černobílých či barevných zařízeních. Důležitá je především úplnost celého díla v listinné podobě nebo na elektronických nosičích. Celý komplet musí být do spisovny předán najednou spolu se seznamem příloh do 30 dní od expedice akce.

Tuto dokumentaci nelze využívat v době provádění stavby a musí zůstat zásadně nedotčená.

Pro pracovní použití je možné ponechat další pare dokumentace na pracovišti (v příruční registratuře) pro výkon činnosti autorského dozoru, případně po dobu záruční lhůty pro řešení případných reklamací a neshod.

Každé vyhotovení souboru dokumentace ukládané do spisovny musí být označeno identifikačními údaji (název akce, číslo zakázky, pořadové číslo, místo akce, časové, popř. další údaje), a musí být označeno tak, aby byla vyloučena jeho záměna.

Projektová dokumentace uložená do spisovny A musí být označena datem, do nějž nesmí být skartována. Toto datum je většinou určeno na základě Smlouvy o dílo; doporučuje se 5 let po skončení záruční lhůty, ne však dříve než 10 let po předání zákazníkovi. Tato lhůta je dána možnou odpovědností AO za technická řešení v ní obsažená a škodu z nich vyplývající. (10 let je obecná promlčecí doba odpovědnosti za škodu způsobenou činností AO). Je samozřejmě možné dokumentaci skladovat podstatně delší dobu, popř. neomezeně, pokud tomu nebrání prostorové nároky. Je to vhodné zejména v případech očekávaného rozšiřování, modernizace a přestavby budov, kde lze tento pohyb očekávat (např. obchodní jednotky, průmyslové podniky apod.).

c) Doporučení pro práci s dokumenty uloženými ve spisovně A. U větších firem se zpracovává řád spisovny (viz kap. 2.3.3 a příloha č. 4.3,). U malých firem AO je však vhodné stanovit si a dodržovat pro práci s uloženými dokumenty některé zásady:

• dodržovat jednotnou řadu identifikačních údajů – zakázkových čísel;
• ukládat zásadně úplnou dokumentaci pod jedním zakázkovým číslem, zcela shodnou s expedovanou dokumentací;
• nevyjímat z uložených svazků jednotlivé výkresy, či složky a nepoužívat je k další práci (již se nikdy nevrátí);
• v případě nutných úprav a pokračování na dokumentaci z celého svazku okopírovat potřebné výkresy okamžitě a svazek ihned vrátit, pro další práci používat tyto další kopie s příslušným označením;
• při realizaci změn, oprav, reklamací uložit pod stejným číslem a potřebným lomítkem do spisovny opět celé kompletní expedované pare (nevkládat nové výkresy do původního svazku).

d) Doklady související s obchodním případem – zpracováním dokumentace stavby, tj. zejména doklady o projednání, vyjádření, dohody, cenové nabídky, projektové podklady, doklady o odevzdání (odeslání) dokumentace, výpočty, které se neexpedují, je vhodné uložit v kopii do spisovny B včetně všech dokladů souvisejících s vlastní jeho realizací – Smlouva o dílo, zápisy o postupu zpracování, kalkulace, náklady na spotřebu projektové práce jako přílohy Zakázkové knihy (viz příloha č. 4.1).

e) Postupy AO v realizační firmě jsou vzhledem k totožné odpovědnosti obdobné jako u velkých organizací. Proto lze se zjednodušením funkcí použít postup uvedený v kap. 2.3.

2.3 POSTUPY V PROJEKTOVÝCH FIRMÁCH

2.3.1 Zásady pro spisovou službu ve větších firmách

Obecné zásady uvedené v předcházejících kapitolách 2.2.1–2.2.4 platí i pro velké firmy ať ve vlastnictví osob samostatně výdělečně činných či v různých formách obchodních společností (právnické osoby), které nejsou veřejnoprávními subjekty.

Současně v těchto větších organizacích (více jak 10 pracovníků – projektantů) již z důvodů jiných zákonných předpisů – zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, je předepsáno řízení firmy na základě vnitřních předpisů – řádů, které upravují postupy pracovníků a slouží příslušným orgánům – zejména finančním pro výkon kontrolní činnosti. Patří sem nepochybně i spisová činnost, neboť zejména doklady a uzavření zakázek, jejich průběhu, předání a proplácení, jsou nutnými doklady pro posouzení správnosti činnosti z hlediska např. uplatnění Zákona o dani z přidané hodnoty.

Spisová činnost, tj. evidence, oběh a uchování dokumentů, se řídí podle rozhodnutí vedení firmy pracovními postupy, do nichž jsou přiměřeně začleněny prvky spisové služby ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Základem postupu pro pracovníky, tedy i autorizované osoby v těchto firmách jsou definovaná rozhraní vstupu či vzniku dokumentů, tj. poštovní styk, fax, e-mail, internetové stažení, osobní doručení a vznik dokumentů v jednotlivých organizačních složkách.

2.3.2 Schéma spisové služby

Schéma evidence pošty

2.3.3 Spisový řád

a) Příjem všech dokumentů doručených do firmy všemi druhy vnějších rozhraní zajišťuje sekretariát firmy. Dokumenty, týkající se konkrétních obchodních případů a další dokumenty, týkající se její činnosti se evidují v Knize došlé pošty. Dokument se označí v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování v Knize se předá vedení k vyřízení.

Do Knihy se zapisují a samostatně evidují i došlé faktury v souladu se Zákonem o účetnictví a v souladu s Ekonomickými pravidly a předávají se přímo pověřenému zaměstnanci.

Reklamní a propagační materiály, tiskoviny a soukromá korespondence se do Knihy nezapisují. Sekretariát ji přímo předá podle charakteru zájemcům, adresátům či útvarům.

Zapsané dokumenty rozdělí vedení a příslušný vedoucí je přidělí určeným zaměstnancům k vyřízení. Přitom prověří došlé dokumenty podle charakteru a rozhodne o způsobu jejich vyřízení ve vztahu k zakázkám.

Dokumenty je možno označit např. znaky P, J, O.

P – dokumenty týkající se konkrétních obchodních případů, které se zakládají u příslušného zpracovatele do Zakázkové knihy (týká se došlých dokumentů k jednotlivým obchodním případům, obchodních smluv, dodatků, částí technické dokumentace, dodávek apod.);

J – dokumenty, týkající se celkové činnosti firmy, reklamace, jejich vyřízení, protokoly, upozornění, návrhy apod.;

O – ostatní dokumenty.

b) Přidělení dokumentů jednotlivým útvarům a pracovníkům uvede sekretariát do Knihy došlé pošty s termínem vyřízení a předá příslušným vedoucím, či pracovníkům. Dokumenty se poté vyřizují a ukládají předepsaným způsobem. Dokumenty se zařazují k jednotlivým obchodním případům nebo činnostem do Zakázkové knihy. Dokumenty všeobecného charakteru, které nesouvisí s obchodními případy jsou ukládány v příručním registru na sekretariátě.

c) Vyřízené, ale pro činnost nadále potřebné dokumenty se zakládají postupně do Zakázkové knihy obchodního případu (viz příloha č. 4.1). Ty a ostatní dokumenty (např. podklady, zápisy, protokoly, nabídky, smlouvy, kopie zápisu ze stavebního deníku, rozpočet apod.), týkající se ukončených obchodních případů se předávají současně do 30 dnů po ukončení zakázky do spisovny.

d) Každý pracovník provede na konci běžného roku prověrku dalších dokumentů, netýkajících se přímých obchodních případů, které nejsou uloženy v Zakázkové knize. Dokumenty, jejichž použitelnost skončila vyřadí. Zbývající důležité dokumenty, týkající se činnosti firmy předá do 30 dnů po ukončení roku do spisovny. Veškeré dokumenty označí spisovými znaky a skartačním znakem spolu s lhůtou skartace. Předání dokumentů uskuteční na základě ročního seznamu dokumentů předávaných do spisovny (příloha č. 4.3).

e) Originál seznamu předá do spisovny. Potvrzenou kopii seznamu pracovníkem pověřeným vedením spisovny si předávající založí. Na seznam i materiály určené k uložení ve spisovně se uvede možný rok skartace (skartační lhůta).

Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

O zapůjčování a nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně v analogové podobě vede spisovna evidenci, u dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů vedena elektronickým systémem. Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů stanoví spisový řád.

f) Veškeré dokumenty (organizační a řídící normy, projektová dokumentace, dokumentace obchodních případů, účetních dokladů ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, elektronická data) se ukládají ve spisovně a musí být řádně označeny příslušnými spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami podle příloh MP 7.3. Dokumenty uvedené v příloze č. 4.2 se mohou stát archiváliemi a práci s nimi upravuje zákon.

g) U uložených dokumentů, jejichž skartační lhůty uplynuly, se ověří za spoluúčasti vedení firmy, zda zanikla jejich správní nebo provozní potřeba. Skartační lhůtu nelze zkracovat. Podle označení dokumentů skartačními znaky, u nichž lhůta skartace uplynula, sestaví správce spisovny seznam dokumentů ke skartaci. V seznamu dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V posoudí skartační komise (jejím členem je správce spisovny) a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A nebo k dokumentům se skartačním znakem S.

Dokumenty označené A jsou výjimečné dokumenty, které se mohou stát archiváliemi ve smyslu zákona.

Dokumenty označené S jsou dokumenty, jejichž skartační lhůty uplynuly a jsou určeny ke skartaci.

Dokumenty označené V jsou nejasné dokumenty, jejichž určení ke skartaci nutno posoudit.

Skartační seznam se předloží ke schválení vedení firmy. Návrh skartačního seznamu obsahující dokumenty z přílohy č. 1 zákona musí být předložen v souladu se zákonem k posouzení příslušným orgánům (viz kap. 2.5).

h) Po schválení seznamu vedením se upraví dokumenty k dalším úkonům skartačního řízení, tzn. uspořádají se do přehledných jednotek (např. balíků, krabic, pořadačů apod.), které se průběžně očíslují pořadovými čísly. Poté je vydán vedením souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S. Správce spisovny zajistí jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Skartační seznam zůstává uložen ve spisovně firmy.

2.3.4 Postup u vnitřních dokumentů

Je totožný s postupem popsaným v kap. 2.3.3

2.4 ORGANIZAČNÍ A TECHNICKÉ DOKUMENTY

Technické normy a dokumentace nezbytně nutná k zajištění technické úrovně práce autorizované osoby tvoří podstatnou část dokumentů, které musí být zpracovávány. Jedná se o technickou literaturu, české a evropské normy, časopisy, firemní informace, zákony, předpisy a veškerý další dokumentační materiál.

Autorizované osoby pořizují tyto materiály na základě informačního toku, zajišťovaného IC ČKAIT, objednávek, nákupu, poštou, z veletrhů a výstav i nevyžádanou formou.

a) Řízené zajišťování technických norem a další technické dokumentace provádí AO buď sama, nebo ve větších organizacích prostřednictvím jmenovaného pracovníka, který má na starosti správu technických norem a ostatní technické dokumentace obecného charakteru. Ten průběžně sleduje vydávání nových technických norem, časopisů, technické literatury a eviduje požadavky jednotlivých pracovníků, související s charakterem zpracovávaných zakázek.

Jmenovaný pracovník (firma AO) sleduje na www.unmz.cz , katalog on-line norem, kde je uveden i seznam autorizovaných prodejců tištěných ČSN. Poskytnutí přístupových práv k individuálnímu čtení elektronické formy českých technických norem nebo technických dokumentů se provede prostřednictvím formuláře smlouvy, který lze nalézt na www.unmz.cz O stavu ČSN informuje pracovníky organizace. Sumarizuje požadavky a vypracovává objednávku na pořízení norem v listinné podobě. Obhospodařuje přístup k individuálnímu čtení v elektronické podobě. Po obdržení nových technických norem provádí evidenci, označení a distribuci, případně zapůjčování z řízené sady technických norem. Změny a doplňky technických norem zajišťuje pověřený pracovník. Provede změny a doplňky v řízené sadě technických norem. Provádí vyřazení zrušených technických norem a tyto označí nadpisem „Neplatné“. Zajišťuje aktualizaci seznamu platných technických norem využívaných ve firmě.

Pokud vznikne potřeba zajištění technické normy mimo nabídku, zajišťuje ji jmenovaný pracovník. Provede označení zajištěné normy, eviduje ji a prokazatelně předává vyžadujícímu zaměstnanci,

Zahraniční technické normy jsou podle požadavků zapůjčovány ze smluvního pracoviště Technické normalizace.

b) Vývoj zákonů sleduje AO, vedení firmy ve spolupráci s externím právníkem organizace. Smluvní právník (právnická organizace) – pokud firma využívá jeho služeb, sleduje komplexní agendu – Sbírky zákonů ČR, včetně odkazů počítačové agendy a souvisejících zákonů a právních předpisů. Podle potřeby firmy jsou rozhodující předpisy ve formě fotokopií předány určeným pracovníkům. Pokud AO (firma) nemůže využívat služeb právní firmy, lze využívat Právní informace zpracovávané právníkem ČKAIT a zveřejňované formou informační vložky v Z+i ČKAIT. Texty všech zákonů ČR (plný text) jsou k dispozici na internetové adrese: www.mvcr.cz Potřebné texty zákonů, včetně doplňujících předpisů ve formě potřebné pro stavební praxi (včetně možnosti interaktivního vyhledávání) jsou pro členy ČKAIT k dispozici na webových stránkách profesis.ckait.cz, zajišťovaných Střediskem vzdělávání a informací ČKAIT.

c) Dokumentace došlá do firmy, která nesouvisí s obchodními případy (firemní katalogy, prospekty, literatura, elektronické nosiče) se posoudí a buďto se uloží v rámci technické dokumentace, předá dalším pracovníkům nebo se vyřadí.

d) Materiály technické dokumentace se neoznačují skartačními znaky, neukládají se do spisovny, ale slouží přímo pro potřebu AO a dalších pracovníků. Do spisovny se ukládají pouze v případě, tvoří-li nedílnou součást obchodních případů (např. projektové podklady, prohlášení o shodě, atesty materiálů apod.). Vyřazení dokumentace se děje na základě prověření její aktuálnosti – doporučuje se 1x ročně.

2.5 ARCHIVÁLIE

V obecné rovině lze podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů, říci, že archiválie je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. O tom, že dokument má trvalou hodnotu, rozhodne ve skartačním řízení příslušný archiv, který dohlíží na vyřazování (skartaci) dokumentů.

Seznam dokumentů, které budou podle svého obsahu vždy vybrány za archiválie je obsažen v příloze č. 2 archivního zákona. Ve vztahu k podnikatelským subjektům, vykonávajícím vybrané činnosti ve výstavbě, se jedná mj. o následující dokumenty:

1. Dokumenty podle druhu:

d) dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí;

e) dokumentace významných staveb;

h) roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy;

m) podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové listy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby;

n) privatizační projekty.

2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní informace o:

l) územním plánování;

m) zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí;

n) geologických a půdních průzkumech;

o) technickém rozvoji včetně patentů na významné vynálezy;

p) kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně.

Archiválie se při výběru zařazují do I. nebo II. kategorie. Archiválie, které se zařazují do I. kategorie, jsou uvedeny v příloze č. 3 k zákonu o archivnictví a spisové službě.Ostatní archiválie jsou archiváliemi II. kategorie. Archiválie může být prohlášena za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku. Zákon stanoví práva a povinnosti vlastníka a držitele archiválie.

Zákon o archivnictví a spisové službě upravuje rovněž povinnosti při výkonu spisové služby. Povinnost vykonávat spisovou službu mají vybraní veřejnoprávní původci, kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecným úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, městské části nebo městské obvody územně členěných statutárních měst. Zákon je označuje za tzv. určené původce. Na soukromoprávní původce se tedy nevztahuje povinnost vykonávat spisovou službu podle ustanovení tohoto zákona; jejich povinností však je „uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií“. Podnikatelům – právnickým i fyzickým osobám – lze doporučit, aby evidenci, oběh a uchování dokumentů řešili systémově a průkazně, tj. na základě vnitřních směrnic a pravidel, včetně organizace příjmu, evidence, rozdělování, oběhu a ukládání dokumentů.

Postavení, práva a povinnosti archivů

Archivy se člení na veřejné archivy a soukromé archivy. Veřejným i soukromým archivům musí být udělena akreditace (na žádost provozovatele uděluje ministerstvo vnitra). Veřejnými archivy jsou: Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávných celků. Soukromými archivy jsou ostatní archivy zřizované fyzickými nebo právnickými osobami. Příloha č. 4 zákona o archivnictví a spisové službě obsahuje seznam státních oblastních archivů a jejich vnitřních organizačních jednotek. Těmito vnitřními organizačními jednotkami se stávají dosavadní státní okresní archivy. Národní archiv a příslušné státní oblastní archivy poskytnou vlastníkům nebo držitelům archiválií bezplatné informační a poradenské služby.

Správní obvody státních oblastních archivů jsou vymezeny územím krajů, a to pro:

a) Státní oblastní archiv v Praze	územím krajů Středočeského a hlavního města Prahy
b) Státní oblastní archiv v Třeboni	územím kraje Jihočeského
c) Státní oblastní archiv v Plzni	územím krajů Karlovarského a Plzeňského
d) Státní oblastní archiv v Litoměřicích	územím krajů Libereckého a Ústeckého
e) Státní oblastní archiv v Zámrsku	územím krajů Královéhradeckého a Pardubického
f) Moravský zemský archiv v Brně	územím krajů Jihomoravského, Vysočina a Zlínského
g) Zemský archiv v Opavě	územím krajů Moravskoslezského a Olomouckého

Postavení správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mají

• ministerstvo vnitra;
• Národní archiv a státní oblastní archivy;
• příslušná ministerstva a další ústřední správní úřady, Česká národní banka a zpravodajské služby ČR, pokud si zřídily specializovaný nebo bezpečnostní archiv; obdobné postavení mají Kancelář Poslanecké sněmovny, Kancelář Senátu a Kancelář prezidenta republiky.

2.6 POŽADAVKY NA VYBAVENÍ SPISOVNY

Místnost, v níž je umístěna spisovna, musí splňovat tyto podmínky:

a) prostory pro uložení dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,

b) optimální teplota při uchování papíru je 2 – 18 °C,

relativní vlhkost 30 – 50 %,

u magnetického media je doporučená teplota 17 – 20 °C,

relativní vlhkost 20 – 30%,

c) musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro uložení dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,

d) v prostorách pro uložení dokumentů nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí a dešťová a splašková kanalizace,

e) prostory pro uložení dokumentů musí být vybaveny regály pro uložení dokumentů, rozměry a druh manipulačních jednotek a způsob jejích bezpečného zakládání do regálu musí odpovídat požadavkům uvedeným v průvodní dokumentaci regálu. Regály musí být trvale označeny štítky s uvedením největší nosnosti buňky a nejvyššího počtu buněk ve sloupci. Manipulační jednotky, materiál a předměty musí být skladovány tak, aby se i při ukládání, manipulaci nebo odebírání nemohly sesunout,

f) na dobře viditelném místě musí být umístěna tabulka určující maximální přípustnou nosnost podlahy,

g) prostory pro uložení dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby.

3. OSTATNÍ POSTUPY AUTORIZOVANÝCH OSOB

3.1 EVIDENCE OBCHODNÍCH PŘÍPADŮ

Metodická pomůcka MP 1 řeší postup zpracování projektové dokumentace ve všech fázích zpracování. Postup řeší zpracování, kompletaci, rozmnožování a expedici projektové dokumentace v rámci jednotlivých smluvních zakázek. U menších obchodních firem zajišťuje i tyto činnosti AO sama, ve spolupráci s některou z reprografických firem. U větších organizací na tento proces dohlíží a kontroluje konečný výstup dokumentace. Z hlediska případných budoucích problémů se zpracovaným obchodním případem je nezbytná přesná evidence průběhu zakázky. Tento průběh zakázky doporučujeme sledovat prostřednictvím tzv. Zakázkové knihy, která eviduje všechny důležité činnosti, uzlové body z průběhu zakázky a k nim připojuje evidencí kopií příslušné dokumenty (vyjádření, zápisy z jednání, rozhodnutí, projektové podklady apod.). Tato přesná evidence (i když se zdá, že zdržuje a AO ji velmi podceňují ) umožňuje po skončení obchodního případu uložit kompletní svazek do spisovny s vědomím, že kdykoliv v budoucnosti je možno průběh akce rekonstruovat. To je například nezbytné z hlediska možného řešení škodních případů v rámci pojištění autorizovaných osob.

Zakázková kniha představuje pouze jeden z možných postupů evidence, osvědčila se však u firem, které z důvodů zavedení systému managementu kvality musí vést pečlivou evidenci. Doporučuje se zřizovat ji samostatně pro každou zakázku nad 50 000 Kč smluvní ceny. (smlouva a ujednání o ceně je prvním dokumentem zakázkové knihy). Pro menší zakázky se doporučuje vést celý rok souhrnnou zakázkovou knihu, která váže na seznam zakázek. Zakázkové knihy je možno vést elektronicky (soustava formulářů je v programovém systému Excel).

V rámci postupu zpracování projektové dokumentace se provádí

• zpracování a projednání dokumentace (viz MP 1);
• kompletace dokumentace podle jednotlivých, staveb a profesí;
• kontrola úplnosti z hlediska technické a obsahové správnosti;
• rozmnožení dokumentace s využitím určené techniky;
• kompletace jednotlivých expedičních pare;
• předání kompletní dokumentace objednateli;
• uložení dokumentace do spisovny A;
• uložení záznamů – Zakázkové knihy včetně příloh do spisovny B.

Kompletovaná dokumentace je předaná na základě expedičního dopisu či předávacího protokolu zákazníkovi. Ten představuje poslední doklad založený do Zakázkové knihy, a po jeho obdržení je vhodné předat dokumentaci okamžitě do spisovny.

Zakázková kniha (viz příloha č. 4.1) se sestává ze tří formulářů:

SJ4 – Souhrnný list zakázek – seznam všech zakázek, ten se zpracovává průběžně a je soupisem všech obchodních případů firmy v průběhu roku. Ten se ukládá do spisovny vždy po skončení aktuálního kalendářního roku a „živé“ případy se přenášejí do roku následujícího.

SJ5 – Chronologický seznam příloh – je pro konkrétní zakázku soupisem všech dokladů, které je nutno uložit ve spisovně – zapisují se v chronologickém pořadí.

SJ6 – Titulní list zakázky – uvádí celý svazek dokladů o konkrétní zakázce a o všech zpracovatelích, kteří se na ní podílejí.

Evidence postupu zpracování dokumentace je průběžná činnost. To je důležité z hlediska eventuálních následných sporů a reklamací. Autorizovaná osoba vede povinně Deník autorizované osoby. Ten ovšem slouží pouze k záznamu úkonu autorizace, tedy oficiálnímu potvrzení, že byla dokumentace autorizována. Je žádoucí v průběhu zpracování zaznamenávat veškeré události, jednání, neshody a problémy se zpracováním dokumentace. Zejména potom písemně zaznamenat všechny požadavky zákazníka, které znamenají odchýlení od zadání nebo běžného řešení stavby i pro eventuální cenová jednání. Zaznamenávají se veškeré události, jednání, kontroly, koordinace při zpracování dokumentace, jednání s veřejnoprávními institucemi, správci sítí, dotčenými osobami a stavebníkem (investorem). Všechny záznamy by měly mít písemnou podobu a být řádně identifikovány jménem zpracovatele, podpisem a datem.

V rámci postupu autorizovaná osoba provádí

• záznamy a vyřizování písemných dokladů vztahujících se k zakázce. Záznamy zařazuje do Zakázkové knihy k jednotlivým obchodním případům nebo hromadně do tzv. „Souhrnné zakázkové knihy“;
• vyřízené, ale pro činnost nadále potřebné dokumenty ukládá postupně. Záznamy o nich se doporučuje vést chronologicky. Všechny dokumenty (např. podklady, zápisy, protokoly, nabídky, smlouvy, kopie zápisů do stavebního deníku, rozpočet apod.), týkající se ukončeného obchodního případu uzavře po jeho skončení a bezpečně uloží. do spisovny AO.

3.2 UKLÁDÁNÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Účetní záznamy a doklady vzniklé v rámci obchodních případů se ukládají do spisovny C.

a) Účetní část spisovny spravuje účetní firmy AO. V souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, se ukládají účetní záznamy a záznamy na technických nosičích odděleně od ostatních dokumentů.

b) Účetní záznamy a záznamy na technických nosičích dat se uchovávají:

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají;
• mzdové listy nebo účetní záznamy je nahrazující alespoň po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají. Údaje z nich potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu třiceti let následujících po roce, kterého se týkají;
• účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy (s výjimkou mzdových listů), odpisový plán, seznamy účetních knih, inventurní soupisy po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají;
• projektově programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky po dobu pěti let po roce, ve kterém byla naposledy použita;
• doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku po provedení daňové revize;
• inventární karty hmotného majetku kromě zásob nebo účetní záznamy je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení;
• seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, použitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní záznamy, v nichž jich bylo použito;
• účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají autorských práv, se uschovávají po dobu, po kterou trvají tato práva a povinnost účetní jednotky vést účetnictví;
• účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají daňového řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízení nebo jiného řízení, které nebylo skončeno, do konce roku následujícího po roce, ve kterém byla uvedená řízení skončena;
• účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají. Účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění.

c) Po uplynutí výše uvedených skartačních lhůt se dokumenty vyřazují v souladu s ustanoveními zákona o účetnictví.

3.3 ELEKTRONICKÁ DOKUMENTACE

3.3.1 AO a elektronická data

Zvláštní ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o dokumentech v digitální podobě

Přestože se tato část týká určených původců. lze ji úměrně využít ve firmách autorizovaných osob:

a) Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Je-li potřeba zachování věrohodnosti původu dokumentu kratší než skartační lhůta dokumentu, uvede to určený původce ve svém spisovém a skartačním plánu.

b) Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě se provádí postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu.

c) Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle odstavce a) nebo při převedení či změně formátu dokumentu podle odstavce b) a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za porušení obsahu dokumentu.

d) Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě se ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu.

e) Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří určený původce uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem.

f) Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.

Elektronické zpracování dat

Stále se zvětšující podíl počítačového zpracování v oblasti kreslení, textů a výpočtů samozřejmě mění i pohled na otázku ukládání informací. V praxi autorizované osoby je jejich užití v době reálného použití pro práci, tedy v pojmu uložení do spisovny po dobu záruky za práci, event. promlčení odpovědnosti za dílo (10 let) je požadováno ukládat data v digitální podobě.

Na stránkách systému PROFESIS je zařazen dokument podnikatelského servisu PS 1.1, který obsahuje popis nejběžnějších softwarových produktů pro práci autorizovaných osob; tyto softwarové produkty umožňují kompletní systémy navrhování a projektování ve výstavbě, modelování a vizualizaci, oceňování, kalkulace, rozpočty řízení a ekonomiku, správu projektové dokumentace, technické výpočty a ostatní. Spolu se základními programovými produkty pro zpracování textů – Word a běžné tabulkové výpočty Excel, umožňují prakticky obsáhnout celou produkci firmy. Přesto se nevyhneme řadě písemných materiálů (dopisů, podkladů, reklamní a firemní literatury), která je v písemné podobě a jejíž převádění do elektronické formy (skenování) je náročné.

Běžný postup AO

Z hlediska běžného postupu autorizovaných osob i při úplném elektronickém zpracování dokumentace je její výstup uskutečněn v písemné či výkresové formě. Je to nezbytné z hlediska faktu, že 2 pare dokumentace musí být označeny autorizačním razítkem – autorizovány, a stávají se veřejnými listinami. Přestože tyto 2 pare nezůstávají ve správě autorizované osoby, doporučuje se vytvořit minimálně 3 pare, které je jí identickou kopií, která po dobu reálné odpovědnosti AO zůstane uložena ve spisovně A. Do této kopie se doporučuje v žádném případě nevstupovat a pro všechna další použití si vytvořit kopie pracovní. Pokud všechny ostatní změny se nedotýkají otázek územního rozhodnutí a stavebního povolení, nejsou dále již autorizovány mohou být uchovávány již pouze v elektronické podobě. I zde se však doporučuje vytvořit 1 kopii všech změn, která zůstane uložena ve spisovně A, a představuje tak také zachycení všech změn, které byly z různých důvodů provedeny. Digitální forma totiž lehce tyto změny překryje a historie úprav, mnohdy důležitá z hlediska prokázání odpovědnosti, se ztratí!

Rovněž dokumenty týkající se vlastní zakázky je nutno uchovávat v listinné podobě (zápisy, vyjádření, smlouvy) uložené v zakázkové knize a po dobu odpovědnosti ve spisovně B.

Z výše uvedeného vyplývá, že digitální uložení dat slouží především pro možnost rychlých úprav, předávání informací mezi spolupracovníky, stavebníkem (investorem) a zhotovitelem a operativní řešení problémů, není však vhodné jako jediný způsob uložení informací o činnosti autorizované osoby.

3.3.2 Zálohovací hardware – principy zálohování

Existuje několik technických řešení jak uchovat digitální data. Výběr řešení je závislý na množství zálohovaných dat, na úrovni zabezpečení dat, na nárocích na životnost datových médií, na požadavku přístupu k datům, na finanční náročnosti technického a personálního zajištění a jiné. V další části bude popsáno několik hardwarových řešení od nejjednodušších až po technicky i finančně náročnější.

• Přenosný harddisk (tzv. Zip média): tento typ zařízení se vyznačuje podobnými vlastnostmi jako disketa s několika násobně větší kapacitou zálohovacího média. Je zde snadná obsluha, větší bezpečnost uchovávaných dat, zařízení umožňuje snadnou přenosnost. Nevýhodou tohoto řešení je nutnost vybavit počítač jednotkou, umožňující práci s tímto médiem. Toto zařízení není běžně rozšířeno.
• Harddisk: toto zařízení je pevná součást počítače, umožňuje snadné ukládání dat a umožní ukládat velké množství dat s rychlým přístupem k nim. Bezpečnost uložených dat je dostatečná. V případě velké náročnosti na bezpečnost dat lze toto řešit tzv. zrcadlením disků. Zrcadlení spočívá v metodě kopírování dat na další disk stejných vlastností, a to v reálném čase. V případě poruchy prvního disku jsou data automaticky obnovena ze záložní kopie (druhého disku). Tato metoda má částečnou nevýhodu ve snadné přístupnosti dat, a to tím, že může snadno dojít k nechtěnému vymazání dat uživatelem. Tuto ztrátu neřeší ani zrcadlení disků. Další nevýhoda spočívá v nutnosti ochrany dat proti vnějšímu zásahu – ochranu proti virům.
• CD a DVD nosiče: CD a DVD nosiče jsou vhodné pro uchování velkého množství dat s jejich snadnou přenosností a velkou bezpečností dat na nich uložených. Existují dva základní typy těchto nosičů, a to typ CD a DVD-R, umožňující pouze jeden zápis na disk, a to do naplnění kapacity média a následně pouze čtení uložených dat. Výhodou tohoto typu je nemožnost vymazání uložených dat. Druhý typ CD a DVD-RW umožňuje několikanásobné ukládání, přepisování a mazání dat. Z toho vyplývá i nevýhoda tohoto typu, a to, že je možno relativně snadno data z disku nechtěně vymazat. Pro čtení a zápis dat na CD a DVD nosiče je nutné osadit do počítačů odpovídající mechaniky. Počítače jsou dnes běžně těmito mechanikami vybaveny. Tato metoda, umožňující archivaci dat, vyžaduje kvalifikovanější obsluhu a je náročná na zachování přehlednosti a komplexnosti celého systému zálohy. Je vhodná pro menší a střední firmy, pracující se systémem jednotlivých zakázek, u kterých je možno digitální data tímto způsobem přehledně a bezpečně uchovávat.
• Magnetopáskové systémy: mezi pokročilejší způsob zálohování dat patří metody, využívající magnetických pásků. Metoda spočívá v kopírování dat z jednotlivých disků pracovních stanic na magnetické pásky a tím k jejich zálohování. Přenos dat je zpravidla centralizován a automatizován a probíhá v předem nastavených časových intervalech. Tato metoda se vyznačuje velkou bezpečností uložených dat a umožňuje archivaci velkých objemů dat. Je velmi náročná na technické řešení a systém jakým se mají vlastní data na magnetické nosiče ukládat tak, aby bylo možno tato data zpětně použít. Proto je vhodná zejména pro velké firny, které mají dostatečné technické a personální vybavení.
• USB flash disk: jsou malé a tím snadno přenosné, přepisovatelné. V roce 2014 bylo možné koupit USB flash disk s kapacitou až 1 TB. Kvůli omezenému počtu cyklů zápisu/smazání je používána mezivrstva FTL (wear leveling), která rozkládá opotřebení po celém médiu. USB flash disky jsou nástupce dříve používaných disket a optických disků. Jejich výhodou je menší velikost a nízká váha – většina váží méně než 30 gramů a jsou odolnější a spolehlivější, protože nemají žádné pohyblivé části. Jsou imunní vůči magnetickému poli (na rozdíl od disket) a nevadí jim povrchové poškrábání (na rozdíl od CD).

V praxi se obvykle využívá kombinace několika metod, a to v závislosti na množství a typu a struktuře zálohovaných dat. Pro krátkodobé uchování a přenos dat je možno použít diskety (alt. digitální datových nosičů např. tzv. USB paměti). Pro aktivní práci s daty slouží pevné disky počítačů. Pro uchování a přenos většího množství dat slouží USB flash disky. A pro velkokapacitní sběr dat je nutno použít sofistikovanější metodu např. magnetopáskový systém.

Práce s daty – sdílení dat

Existují dva přístupy jak s daty pracovat vzhledem k jejich fyzickému umístění. První způsob spočívá v práci s daty na jednotlivých pracovních stanicích odděleně. Data jsou umístěna nesourodě na různých místech a v různých počítačích. Vzhledem k neuspořádanosti je přístup k datům komplikovaný, a to i v případě, že jsou počítače propojeny do počítačové sítě. Tento přístup je vhodný pro uživatele pracující samostatně, kteří nemají potřebu sdílet data s jinými uživateli.

Druhý přístup je založen na sdílení dat na centralizovaném datovém prostoru obvykle serveru, ke kterému přistupují jednotliví uživatelé podle stanovených pravidel. Systém je technicky složitější než systém nesdílení, a to z důvodu nutnosti propojení jednotlivých stanic v počítačové síti s napojením na centrální počítač. Centrální počítač (server) je zpravidla finančně náročný na pořízení a vyžaduje kvalifikovanou obsluhu. Centralizace dat zajistí přehlednost, umožní použití kvalitnějších prostředků na ochranu dat proti vnějším vlivům (antivirová ochrana) a umožní snadnější správu sdílených dat.

Převod papírové podoby dokumentace do digitální

Pro účely uložení projektové dokumentace v digitální podobě a zajištění její komplexnosti je zpravidla nutné převést část dokumentů z papírové formy do formy digitální. Tento převod vyžaduje jisté technické vybavení (skener), a to buď vlastní, nebo jeho zajištění externě. Obvyklá velikost skenerů, používaných v projektových kancelářích, je do velikosti papírového formátu A3. Pro větší formáty dokumentů A2 – A0 je možno využít různá copy centra, která jsou velkoformátovými skenery většinou vybavena.

Digitální data, která jsou scannerem vygenerována, jsou v rastrovém formátu.(např. jpg, bmp, ttif, gif). Z toho vyplývá několik omezení. V rastrových datech se špatně provádějí úpravy, je nutné vytvářet složité adresářové struktury pro zachování jejich přehlednosti a jedná se o velké objemy dat. Proto je někdy nutné data převést do vektorové podoby, což vyžaduje složité softwarové vybavení a pro účely uložení není ani nezbytné. Rastrová data jsou ovšem čitelná na většině počítačových stanic s běžným softwarovým vybavením a proto jsou snadno přenositelná.

Databáze zálohovaných dat

Výkresová dokumentace, vytvářená jako studie, nebo projektová dokumentace pro územní i pro stavební řízení, realizační dokumentace a jiné, obsahuje velké množství dat – výkresů, textů, fotodokumentace atd.. Z toho vyplývá nutnost data, obsažená v projektové dokumentaci, nějakým způsobem třídit a popsat, kde jsou tato data uložena. Zvláště u procesu uložení dat je zapotřebí mít zaveden určitý systém třídění. Tento systém nám zpětně umožní vyhledávání požadovaných informací ve dříve realizovaných projektových dokumentacích. Strukturu uspořádání je nutno stanovit jak pro data v jednotlivých zakázkách, tak i pro zakázky jako celky s popisem jejich umístění.

Strukturu uspořádání dat u jednotlivých projektových dokumentací je možno specifikovat pomocí předem daného modelu (makety) adresářové struktury, která je při založení nové zakázky načtena. Data vznikající během práce na projektové dokumentaci jsou ukládána do předem zadaných adresářů, a tím dochází k přirozenému třídění dat. Pro potřeby projektové firmy může tato maketa struktury adresářů vypadat takto:

MAKETA	/TEXT	(textové dokumenty)
	/GRAFIKA	(výkresová část)
	/FOT	(fotodokumentace)
	/PODKLADY	(podpůrné soubory zakázky: vstupní data, e-maily, katalogové listy atd.)
	/PROFESE	(dokumentace subdodavatelů)
	/TISK	(data sloužící k tisku dokumentace: plt, pdf )
	/PLOT STYLES	(data sloužící jako technická pomoc: nastavení čar, nastavení tiskáren apod.)

Takto předem připravené adresáře je možno doplňovat dalšími vnořenými složkami tak, aby vzniklá struktura odpovídala potřebám konkrétního návrhu.

Po ukončení práce na zakázce je nutno data zálohovat – uložit pro pozdější použití. Vlastní zálohování spočívá v přenesení (překopírování) dat zakázky na záložní médium (CD, DVD, harddisk apod.). Pro zajištění přehlednosti mezi médii je zapotřebí vytvářet jejich seznam s informacemi co který nosič obsahuje, kde je uložen a jaký má název. K tomu nám mohou posloužit jednoduché databázové systémy (Access, FoxPro, … ), tabulkové procesory (Excel, Lotus, … ), nebo textové editory (Word), eventuelně psaná forma seznamu. Takto vzniklé seznamy nám umožní snadnou orientaci v sytému dat, vzniklých při realizaci jednotlivých návrhů (zakázek).

3.3.3 Tiskový výstup

Přes možnost přímého přenosu elektronických dat – např. internetem, je mnohdy nutné ze zálohovaných (přepracovaných dat) vytvořit opět tiskové kopie, které jsou použitelné při vlastním řízení výstavby. Způsoby tisku výkresů jsou u jednotlivých CAD systémů odlišné. Každý systém používá jiné rozhraní – nastavení formátů papíru, nastavení tloušťek čar, nastavení barevnosti a určení měřítka. U každého systému je nutné toto nastavení provést. Provádí se pro jednotlivé výkresy samostatně. Systém si toto nastavení zpravidla nepamatuje, a proto je obtížné provádět opakovaný tisk výkresů, a to zejména s časovým odstupem. Tento nedostatek se dá řešit pomocí metody využívající digitální podoby výkresu. Digitální podoba se může generovat souběžně s vlastním tiskem výkresu, a to tak, že se tiskne tzv. do souboru. Datové typy těchto souborů se mohou lišit a jsou závislé na typu CAD systému. Obvykle se používají datové typy plt. Takto vygenerované soubory se mohou opakovaně kopírovat na tiskové zařízení bez nutnosti provádět jakékoliv nastavení.. V případě, že dojde k úpravě výkresu v CAD systému, je nutno tento plt soubor vygenerovat znovu. Je možno používat i jiné datové typy jako například pdf, ty však potřebují určité softwarové vybavení. Optimální využití této metody spočívá v převedení všech částí tištěné projektové dokumentace do této datové struktury s možností opět vytvořit tištěnou podobu bez nutnosti použití CAD systémů a jejich složitého nastavení. Z důvodu archivace a zpětného používání archivovaných dat je tento přístup výhodný.

Čištění dat

Před vlastním zálohováním dat je vhodné prozkoumat adresářovou strukturu zakázky a vymazat duplicitní a přebytečná data. Tím se zajistí snížení objemu zálohovaných dat a zlepší se jejich přehlednost při jejich zpětném použití. Údržba dat uložených na serveru by se měla provádět pravidelně, aby nedocházelo k jeho zahlcování nepotřebnými daty a tím zpomalováním celého systému.

Správa digitálních dat zakázek

Způsobů jak mohou projektové firmy s digitálními daty pracovat je několik. Zde je popsán jeden z možných přístupů.

Základem systému je sdílený přístup k datům, a to na společném datovém prostoru – serveru. Jednotliví uživatelé pracují na vlastních pracovních stanicích a jsou pomocí počítačové sítě připojeni k centrálnímu serveru. Na serveru je ke každé zakázce vytvořena samostatná adresářová struktura, řazená podle čísla zakázky a roku realizace, ve které jsou uložena veškerá data zakázky. Způsob práce probíhá takto: každý uživatel pracuje na svém počítači například v CAD systému s tím, že soubory vytvořené systémem jsou fyzicky ukládány (umístěny) na serveru a lokální stanice slouží jen pro vlastí chod softwaru. K zakázce (datům zakázky) tak má přístup více uživatelů najednou a mohou pracovat souběžně. Není možno ukládat data jedním uživatelem do souboru, na kterém právě jiný uživatel pracuje, ale může si ho otevřít tzv. pro čtení a tím využívat data v něm obsažená. Výhoda tohoto systému spočívá v tom, že jsou veškerá data umístěna na jednom místě bez nutnosti jejich hledání a hlídání jestli jsou tato data aktuální, jestli nejsou upravena jiným uživatelem a umístěna v jiném počítači.

Z důvodu zabezpečení funkčnosti systému je nutno po určité době provádět zálohu dat umístěných na serveru. Záloha dat se provádí kopírováním na záložní médium. Záložní zařízení může být například jiný počítač, CD a DVD nosiče, nebo USB flash disky. Toto opatření umožní v případě výpadku serveru nebo poškození dat na něm k obnově a zajištění funkčnosti systému.

Jako další bezpečnostní prvek systému je možno zvolit zrcadlení disků. V případě, že dojde k mechanickému poškození disku, na kterém jsou uložena data, je možno tyto obnovit z disku druhého, na kterém je vytvořena jejich identická kopie. Kopie dat je vytvářena průběžně, a to při jakémkoliv zápisu na disk první. Tento princip je podrobněji popsán v předešlé části dokumentu.

Postup realizace zakázky z pohledu datové struktury

4 PŘÍLOHY

Poznámka:
Přílohy jsou samostatně uloženy ve formátu *.doc (MS Word) a je možná jejich editace.

4.1 Evidence obchodních případů AO

4.2 Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů

4.3 Seznam dokumentů předaných do spisovny

4.4 Kniha zápůjček ze spisovny